将网站列表或库配置为要求进行项目或文件审批

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一些网站列表和库中包含有敏感信息,例如计划的市场营销活动或人力资源计划。因此让用户仅可以查看项目或文件的“正式”版本很重要。为了实现这一点,一些组织设立了审阅人,审阅人在内容可以向多数网站用户显示之前审查和审批项目或文件。审阅人可对列表和库中的内容应用有意义的质量和安全级别。

您要做什么?

指定列表或库中的项目或文件需要审批

删除网站列表或库中的审批要求

指定列表或库中的项目或文件需要审批

如果某人向列表或库中提交了一个需要审批的项目或文件,则在具有必要审批权限的人员批准项目或文件之前它一直处于“待批”状态。在等待批准期间,项目或文件将保持“待批”状态。

通常,当项目或文件处于“待批”状态时,只有项目或文件的创建者以及具有管理列表和库的权限的用户可以看到它。在其状态由“待批”变为“已批准”后,具有查看列表或库的权限的每个人都可以看到它。被拒绝的项目一直留在列表或库中,直到创建者或者具有必要权限的用户删除它们。列表或库中已经存在的项目或文件都被自动授予“已批准”状态。

重要: 如果网站库中的安全性被配置为允许任何用户读取项目,则不管项目是否处于“已批准”状态,具有网站“读取”权限的每个人都可以查看列表或库中的所有项目。

只有具有“完全控制”或者“设计”权限的人员才能够更改列表或库的设置。

To 设置所需 审批 项目或文件

  1. 如果网站列表或库尚未打开,请在快速启动窗格中单击其名称。

  2. 在功能区上,单击“库工具”“列表工具”组中的“库”选项卡。

  3. 如果您使用的库中,单击库设置。如果您正在列表中,单击列表设置。在此示例中,库设置页面随即打开。 显示出“版本控制设置”链接的“库设置”页面

  4. “常规设置”下,选择“版本控制设置”“版本控制设置”页面随即打开。

    显示“批准”选项的“版本控制选项”页面

  5. 对于“内容审批”部分中的问题“提交的项目是否需要内容审批?”的回答,请选择“是”

  6. “草稿项目安全性”部分中,确定哪些用户可以查看文档库中的草稿项目。在本示例中,选择的是“仅限可批准项目的用户(以及该项目的作者)”

  7. 单击“确定”

    下面的示例显示了在“需要内容审批”选项设置为“是”以后库中的“已批准”项目。由于这些文件已经在库中,因此它们已经自动获得批准。

    需要审批之后的 SharePoint 库。 库中已有文件处于“已批准”状态。

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删除网站列表或库中的审批要求

您的组织最终可能发现要求审批具体某个列表或库中的每个项目或文件既不方便,也没有必要。这种要求不仅需要必须授予或拒绝批准的用户花费时间,还会妨碍用户轻松地就文件或项目展开协作。如果您决定您的组织不再需要让每个项目或文件接受审批,您可以删除该要求。

To 删除 列表或库中的项目或文件的审批要求

  1. 如果网站列表或库尚未打开,请在快速启动窗格中单击其名称。

  2. 在功能区中,单击“库工具”组中的“库”选项卡,或者单击“列表工具”组中的“列表”选项卡。

  3. 如果您在使用库,请单击“库设置”。如果您在使用列表,请单击“列表设置”。在本示例中,打开的是“库设置”页面。

    显示出“版本控制设置”链接的“库设置”页面

  4. “常规设置”下,选择“版本控制设置”“版本控制设置”页面随即打开。

  5. 对于“内容审批”部分中的问题“提交的项目是否需要内容审批?”的回答,请选择“否”。随即弹出一条警告消息。

    在“版本控制设置”对话框的“内容审批”部分中选择“否”时显示的警告消息

  6. 单击“确定”以关闭该消息。

  7. 单击“确定”以关闭“版本控制设置”对话框。在您返回到列表或库时,“审批状态”不再显示在该页面上。具有查看列表或库的权限的所有用户都可以查看列表或库中的全部内容。

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