将纸质表单转换为 InfoPath 表单的简介

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本文讨论了使用电子表单代替纸质表单来收集数据的好处,并且还包含将纸质表单转换为 Microsoft Office InfoPath 表单模板的一些最佳做法。

注意: 如果纸质表单是在 Microsoft Office Word 或 Microsoft Office Excel 中设计的,则可以使用 InfoPath 导入向导将文档或工作簿快速转换为 InfoPath 表单模板。如果此表单是在其他程序中创建的,或者无法访问表单的初始源文件,则将需要在 InfoPath 中从头开始创建纸质表单。

本文内容

使用电子表单的好处

转换纸质表单的最佳做法

使用电子表单的好处

使用电子表单代替纸质表单有许多好处。这些好处包括:

精确、 一致的数据   纸质表单,通常在错误位置写入信息的人员或曲解填写表单的说明。员工手动为数据库或其他程序 reenters 表单数据时,也会发生错误。查找并修复这些类型的数据输入错误可以昂贵、 更加耗时。InfoPath 包括自动的方式来帮助避免数据输入错误的用户的数目。例如,公式可用于自动计算为用户的数值。您也可以使用条件格式用户的注意力吸引到数据,或启用拼写检查器,以便用户可以在提交表单之前检查拼写错误。还有可能会自动填写用户的字段,使用数据库或其他数据存储系统中的现有数据。例如,您可以设计销售的窗体填充员工信息字段自动后,用户在员工 ID 框中输入其标识号。

轻松更新    如果需要更新现有表单模板,则可以对其进行更改、重新发布以及将其重新分配给用户。当用户下一次打开基于您的表单模板的表单时,将自动进行此更新。当您发布更新的表单模板时,如果用户正在脱机工作,则当他们下一次连接到网络时,将会进行更新。 虽然您可以设计让表单模板通知用户,但用户通常不会注意到正在进行更新。

工作流选项    通过利用 InfoPath 中的工作流功能,您可以提高用于在人员之间传递数据的通用业务流程的整体效率。通过管理和跟踪与通用业务流程(例如项目批准或文档审阅)相关的人员任务,工作流可以节省协调这些流程所需的成本和时间。例如,设想采用纸质表单费用报表流程,在此流程中员工将填写印刷好的费用报告表单,将纸质传送名单贴到表单上,然后通过局间邮递将表单送给他的经理。 批准报表之后,经理在传送名单上她的名字旁边的框中打勾,然后通过局间邮递将报表送到财务部。如果财务经理批准了该报表,则签发报销支票。从员工提交最初的报表到收到报销支票可能需要好几个星期。如果将 InfoPath 与 Microsoft Office SharePoint Server 2007 配合使用,则会使这类工作流自动化,这样可以节省大量的时间和费用。

与其他系统集成    您可以将 InfoPath 中的表单数据与其他产品或技术集成。例如,可以将表单数据存储在 Microsoft SQL Server 数据库中,或者决定根据 Web 服务来设计表单模板,以便能够将数据提交到 InfoPath 不直接支持的数据库。InfoPath 与 Microsoft Office System 中的许多其他程序和服务器兼容,其中包括 Microsoft Office Outlook、Microsoft Office Excel 和 Microsoft Office Access。尤其是,您可以在 Outlook 电子邮件中设计和填写 InfoPath 表单,将 InfoPath 数据导出到 Excel 工作簿、将 InfoPath 数据提交到 Access 数据库,或者查询 SharePoint 列表中的数据。此外,开发人员可以将 InfoPath 控件嵌入到在公司内使用的自定义业务应用程序中。

添加安全   纸质表单是不一定安全。他们可以获取错误路由或丢失,其中介绍了潜在敏感信息泄露。InfoPath 的安全模型与相关的安全区域和 Windows Internet Explorer 中的级别设置。这些安全功能,旨在帮助防止不安全的操作,如访问或将数据发送到不受信任的来源的用户的窗体和计算机。InfoPath 提供了其他安全措施,包括保护的表单模板设计、 使用数字签名、 管理合并和提交,如某些表单操作和信任在用户计算机安装的表单。

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转换纸质表单的最佳做法

以下列表描述了在将纸质表单转换为 InfoPath 表单模板时要记住的一些注意事项。

  • 使用布局表来组织表单的组成部分    与纸质表单一样,您也应该对电子表单进行组织,以便填写表单的人员可以用合理的方式在表单中移动。在 InfoPath 中,可以使用布局表来组织控件、将一个部分与另一个部分分开以及包含徽标和其他图形。此外,使用布局表还有其他一些好处,例如能够轻松地将文本框、复选框和其他元素对齐以便使表单模板外观既专业又精美。下面的示例在表单模板上的某个节内使用布局表来组织文本框。

    表单模板上某部分中的布局表

    1. 该版式表格包含两行。

    2. 第二行有三列。中间一列仅作为间距。

  • 考虑可选信息解决方案    纸质表单通常包含某些保留着供特殊类用户使用的部分。例如,在医院里,病人信息表单可能包含“仅由管理人员填写”部分,这部分内容将由护士或其他医护人员来填写而不是由病人填写。在 InfoPath 中,有许多方法可用于提供此类可选信息。最佳的一种方法是使用可选部分,可选部分是一个包含其他控件的控件,但除非用户选择添加此部分,否则这部分内容将不会出现在表单上。例如,在状态报表表单模板上,您可以添加可选的“注释”部分。想要添加补充注释的用户可以插入和填写此可选部分。任何其他人都可以将这部分隐藏起来。

    用于收集注释的可选部分

    您也可以使用条件格式来隐藏某些字段,以便在表单中只有当满足某个特定条件时才显示这些字段 — 例如,在应用程序表单模板中,您可以隐藏某组字段,直到用户选择“18 岁或更大”复选框时才显示这些字段。

  • 使用重复表代替常规表    您可以使用重复表来节省空间,并使用户在填写您的表单时非常具有灵活性。如果使用重复表,则用户在首次打开表单模板时表单模板无需显示大量的空行。相反,用户通常只会看到一行,并且只有当他们需要时才会添加更多行。

    用于收集费用报表中的行项目的重复表

  • 确定数据需求    在转换纸质表单之前,应该确定最终需要如何处理用户将输入到电子表单中的数据。通过预先彻底考虑数据需求,在转换纸质表单之前,您可以确定是否拥有创建表单模板所需的基础结构。例如,如果用户需要能够快速地来回发送表单数据,并且您不需要重复使用此数据,则可能要将表单模板作为电子邮件来发布。然后您可以将 “InfoPath 表单”文件夹中的用户表单存储在收件箱中。如果其他人需要访问和共享表单数据,则可能要将库中相关的 InfoPath 表单集合存储在运行 Microsoft Windows SharePoint Services 的服务器上。如果用户需要在其他业务应用程序或系统(例如费用报告或核算应用程序)中访问表单数据,则可能要将数据存储在公司数据库中。通常通过将表单模板连接到 Web 服务(作为表单模板和数据库或业务系统之间的媒介)可以完成此操作。

  • 确定需要多少视图    在 InfoPath 中,您可以创建相同表单模板的不同视图。视图是在表单模板中呈现数据的替代方法。例如,如果正在设计一个许可申请表单模板,您可以使用一个视图供电力承包商填写数据,对接收代理商使用另一个视图,对批准或拒绝申请的调查员使用第三个视图。通过使用视图,无需为相同的业务流程设计和维护多个表单。

  • 确定您需要的控件的类型   如果您创建了一个程序如 Word,实际上并不是为了设计窗体,在纸质表单可能使用文本框、 复选框、 按钮和可能的一些其他控件。InfoPath 提供了您可以将其添加到您的表单模板的 30 多个不同的控件。除了标准控件,例如文本框和列表框中,InfoPath 包含新的控件,例如重复表、 选项组以及可选节的数目。这些类型的控件使您可以设计表单模板中适应您的用户。例如,在零用金报销单表单模板中,您可以使用重复表若要允许用户输入尽可能多的零用金项目所需。

  • 考虑使用公共组的控件的模板部件   如果您有大量的纸质表单转换,您可以查找常见的分区和可以转换为 InfoPath 模板部件的字段集。模板部件是可供重复使用多个表单模板中保存的表单模板的一部分。典型的模板部件控件和数据源,组成,也可以包括数据连接、 数据有效性和规则等功能。通过创建和使用模板部件,可以帮助确保您的组织中的表单模板中色调、 结构和行为保持一致。例如,人力资源部门可以使用单个联系人信息模板部件中的所有表单模板。

    出现在多个表单中的模板部件

  • 启用数字签名    在 InfoPath 中,您可以配置表单模板,以便用户可以对表单的某些部件或整个表单进行签名。对表单进行签名有助于验证用户即是填写表单的人员,并且有助于确保表单的内容未被修改。

  • 使用有助于用户填写表单的功能    在 InfoPath 中,您可以为控件分配默认值,以便帮助用户更快地填写您的表单。例如,在费用报表中,您可以指定今天的日期为日期选取器控件的默认值。您可以为“分类汇总”和“合计”字段分配公式,以便当用户输入费用项目时自动计算费用。您也可以启用拼写检查,以便用户可以像在任何其他 Microsoft Office 文档中那样在他们输入的文本中检查拼写问题。如果您想提供特定于表单的命令或帮助内容,则可以创建一个显示在表单旁边的自定义任务窗格。

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