创建更易访问的 PowerPoint 演示文稿

将演示文稿保存为其他格式

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为使演示文稿更易于残障人士访问,请使用屏幕阅读器可阅读的替代格式将其保存。这样受众可在个人设备上打开演示文稿或将其移植到盲文阅读器。

创建文档版演示文稿

  1. 打开 PowerPoint 演示文稿。

  2. 选择“文件”>“导出”>“创建讲义”。

  3. 若要创建 Word 版本,请选择“创建讲义”。

    PowerPoint 用户界面的屏幕截图,显示有“文件”>“导出”>“创建讲义”。
  4. 若要首先展示演示文稿幻灯片,然后展示演示文稿备注,请选择“备注在幻灯片下”。

  5. 若要在 Word 文档中包含幻灯片图像,请选择“粘贴”,然后选择“确定”。

提高 Word 文档可访问性

若要增加受众从屏幕阅读器获取的详细信息量,请将幻灯片标题作为文档标题,并向每个图像添加可选文字。

添加幻灯片标题

  1. 在文档中每个幻灯片编号后添加一个冒号,然后从 PowerPoint 演示文稿复制并粘贴相应的标题。

    屏幕截图,显示含幻灯片标题的幻灯片 1 的新 Word 文档。图示中的幻灯片包含幻灯片标题、演示者姓名以及内容为会议桌旁几名商业人士的背景图片。
  2. 选择幻灯片标题,然后选择“开始”>“标题 1”。

添加标题结束后,若要查看演示文稿大纲,请选择“视图”>“导航窗格”。有时,使用屏幕阅读器或盲文的用户会首先查看导航来大致了解文档。

向幻灯片图像添加可选文字

  1. 选择幻灯片图像,然后右键单击。

  2. 选择“图片”,然后选择“可选文字”。

  3. 添加对图像进行说明的文本。

检查文档的可访问性

  • 选择“审阅”>“检查辅助功能”。

    Word 用户界面的屏幕截图,显示“审阅”>带红色边框的“检查辅助功能”。

如果已对每个幻灯片图像添加可选文字,则检查结果不会显示任何错误。

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理解实时演示文稿或广播演示文稿中的所有内容并非易事。残障人士希望阅览演示文稿的替代版本,例如 Word 或 PDF 文档。

任何受众以及使用屏幕阅读器的人皆可阅读 Word 或 PDF 版演示文稿。此外,还可将其在智能手机等个人设备上打开或移植到盲文阅读器。

此处的演示文稿采用 PowerPoint 打开,介绍我们在会议上展示的 Skype for Business 相关内容。

若要开始,请选择“文件”>“导出”>“创建讲义”。

然后选择“创建讲义”创建一个 Word 文档,文档可用后还能将其保存为 PDF。

现在,决定如何在 Word 中排列页面。

我倾向于将备注置于幻灯片下,这样使用键盘或屏幕阅读器导航更加方便。

然后选择“粘贴”,以便将幻灯片添加到 Microsoft Word 文档。

几秒钟后,此 Word 版本随即打开。

在 Word 中确保处于“阅读模式”下,以便可快速浏览文档。

可看到每张幻灯片都具有自己单独的页面,并且幻灯片备注位于幻灯片下方。

每张幻灯片都标有幻灯片编号。标题有助于屏幕阅读器用户进行导航,为用户所喜爱。

下面我准备添加一些标题。

首先,切换到“编辑模式”。

添加幻灯片标题,然后将其选中。

现在我使用“标题 1 样式”对其设置格式。

接下来,向幻灯片图像添加可选文字。

这些是幻灯片本身的嵌入版本。

屏幕阅读器将嵌入版幻灯片视为图像,因此不会阅读图像中的文本。需要添加可选文字,重述幻灯片文本并对幻灯片进行说明。

选择 Word 文档中的第一张幻灯片图片,然后右键单击。

选择“图片”,然后选择“可选文字”。

现在键入可选文字:

标题幻灯片和演示文稿标题、演示者姓名以及对背景图片所示内容的描述。

在每张幻灯片上作出上述更改。

可在“导航”窗格中查看进度。

有时,使用屏幕阅读器或盲文的用户会首先查看导航来大致了解文档。

现在我已完成几个提高文档可访问性的步骤,接下来将让 Word 检查文档辅助功能,看看有没有其他问题。

貌似只存在一些小问题。

空白字符有点麻烦,因为屏幕阅读器会报出“空白”。因此在这里,屏幕阅读器会反复报出“空白”。

若要解决此问题,只需选择第一项(“6 个字符”),然后 Word 将在文档中突出显示其位置。

选择“显示段落标记”,这样可以看到空白字符。

第一张幻灯片中有 6 个。接下来我将删除这些空白字符。

对列表中剩余的重复空白字符重复此操作。

完成后,使用一个有意义的名称保存此文档。我可将其保存为 Word,或者将其另存为 PDF 文件。

现在我拥有另外一个易访问的演示文稿版本,可与任何需要它的人进行分享。

若要了解辅助功能的详细信息,请转到 aka.ms/OfficeAccessibility

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