将查询用作窗体或报表的记录源

可以使用查询向窗体或报表提供数据。可以使用向导执行此操作,也可以通过设置窗体或报表的“记录源”属性手动执行此操作。本文介绍如何将查询用作窗体或报表的记录源。

本文内容

简介

将查询用作窗体的记录源

将查询用作报表的记录源

简介

通常,表本身不能提供生成特定窗体或报表所需的数据。您可能想使用来自多个表的数据。您可能想汇总来自一个表的数据。或者,您可能希望只使用来自一个表的数据,但是想利用该表与另一个表的关系来确定哪些记录位于记录集中。

在这些情况下,可以生成查询,以准确获取想要使用的数据,然后使用该查询作为窗体或报表的记录源。有许多方法可以执行此操作。本文介绍如何将每种方法用于窗体和报表。

本文不介绍创建窗体或报表需要采取的所有步骤。

有关创建窗体和报表的详细信息,请参阅文章创建窗体创建简单报表

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将查询用作窗体的记录源

有三种基本方法可以将查询用作窗体的记录源。

使用窗体向导创建窗体

在向导的第一页上指定要使用的查询。查询必须已经存在。

  1. “创建”选项卡上的“窗体”组中,单击“其他窗体”,然后单击“窗体向导” 按钮图像

    启动窗体向导。

  2. “表/查询”组合框中,单击要用作窗体记录源的查询的名称。

  3. “可用字段”列表框中,双击要使用的每个字段。

    双击某个字段时,该字段即添加到“选定字段”列表框中。

  4. 添加完字段后,单击“下一步”

在窗体设计视图中将“记录源”属性设置为查询

在设计视图中创建窗体,然后设置窗体的“记录源”属性,以指定要使用的现有查询。

  1. “创建”选项卡上的“窗体”组中,单击“窗体设计”

    注意: 如果看到“简单窗体”按钮,而不是“窗体设计”按钮,请单击“简单窗体”旁边的箭头,然后单击“窗体设计”

  2. 如果窗体属性表尚未打开,请按 F4 将其打开。

  3. 在窗体属性表中的“数据”选项卡上,单击“记录源”属性框。

  4. 执行下列操作之一:

    • 开始键入要用作窗体记录源的查询的名称。

      在您键入时,Access 会自动填入该对象的名称。

    • 单击下箭头,然后从出现的下拉列表中选择要使用的查询。

在窗体设计视图中使用“生成”按钮创建新查询

在设计视图中创建窗体,然后使用窗体的“记录源”属性框中的“生成”按钮 ( “生成器”按钮 ),生成要用作窗体记录源的新查询。

  1. “创建”选项卡上的“窗体”组中,单击“窗体设计”

    注意: 如果看到“简单窗体”按钮,而不是“窗体设计”按钮,请单击“简单窗体”旁边的箭头,然后单击“窗体设计”

  2. 如果窗体属性表尚未打开,请按 F4 将其打开。

  3. 在窗体属性表中的“数据”选项卡上,单击“记录源”属性框。

  4. 单击 “生成器”按钮

    在设计视图中会打开一个新查询。

  5. 设计该查询,然后保存并关闭它。

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将查询用作报表的记录源

有三种基本方法可将查询用作报表的数据源。

使用报表向导创建报表

在向导的第一页上指定要使用的查询。查询必须已经存在。

  1. “创建”选项卡上的“报表”组中,单击“报表向导”

    启动报表向导。

  2. “表/查询”组合框中,单击要用作报表记录源的查询的名称。

  3. “可用字段”列表框中,双击要使用的每个字段。

    双击某个字段时,该字段即添加到“选定字段”列表框中。

在报表设计视图中将“记录源”属性设置为查询

在设计视图中创建报表,然后设置报表的“记录源”属性,以指定要使用的现有查询。

  1. “创建”选项卡上的“报表”组中,单击“报表设计”

    注意: 如果看到“简单报表”按钮,而不是“报表设计”按钮,请单击“简单报表”旁边的箭头,然后单击“报表设计”

  2. 如果报表属性表尚未打开,请按 F4 将其打开。

  3. 在报表属性表中的“数据”选项卡上,单击“记录源”属性框。

    注意: 如果未看到“记录源”属性框,请确保您正在查看报表本身的属性,而不是报表上的特定控件的属性。

  4. 执行下列操作之一:

    • 开始键入要用作报表记录源的查询的名称。

      在您键入时,Access 会自动填入该对象的名称。

    • 单击下箭头,然后从出现的下拉列表中选择要使用的查询。

在报表设计视图中使用“生成”按钮创建新查询

在设计视图中创建报表,然后使用报表“记录源”属性框中的“生成”按钮 ( “生成器”按钮 ),生成要用作报表记录源的新查询。

  1. “创建”选项卡上的“报表”组中,单击“报表设计”

    注意: 如果看到“简单报表”按钮,而不是“报表设计”按钮,请单击“简单报表”旁边的箭头,然后单击“报表设计”

  2. 如果报表属性表尚未打开,请按 F4 将其打开。

  3. 在报表属性表中的“数据”选项卡上,单击“记录源”属性框。

  4. 单击 “生成器”按钮 。在设计视图中会打开一个新查询。

  5. 设计该查询,然后保存并关闭它。

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