将条码插入到 Office 文档中

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如果您使用的 Microsoft Office Word 2007 文档、Microsoft Office Excel 2007 工作簿或 Microsoft Office PowerPoint 2007 演示文稿保存在 Microsoft Office SharePoint Server 2007 网站上的库中,且网站上要求插入条码的策略是作为信息管理策略的一部分起作用,那么在保存或打印 2007 Microsoft Office system 文件时,可能需要插入条码。

重要: 仅在 Microsoft Office 专业增强版 2007、Microsoft Office 企业版 2007、Microsoft Office Ultimate 2007 以及 Office Word 2007、Office Excel 2007 和 Office PowerPoint 2007 独立版本中提供了插入条码的功能。

本文内容

概述

手动插入条码

当您保存或打印插入条码

概述

将文件上载到具有条码策略的文档库时,条码将添加到项目属性(元数据)中,但不会插入到文件本身。仅当选择编辑文档,然后保存或打印文档时,条码才作为图像插入文件。使用包含这些条码的打印文档时,可以用文档中显示的条码信息在 Office SharePoint Server 2007 网站上查找并定位该文档的原始副本。这意味着您可以轻松查看所有关联的工作流、元数据、审核历史记录以及其他信息。

不能直到网站管理员在文档中插入条码或列表管理器配置为库适当的策略。若要了解有关定义信息管理策略的详细信息,请参阅文章创建信息管理策略的网站集。如果存在这样的策略,条码命令会出现在插入选项卡上,以便您可以插入条码。

将文档签出和签入之前,不会为建立策略时列表或库中已存在的任何文档分配条码(因此无法插入条码)。将为上载到具有条码策略的列表或库中的文档自动分配可立即插入的条码。

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手动插入条码

如果网站管理员或列表所有者为列表或库配置了条码策略,则在上载或编辑项目或文档时,会自动在服务器上为列表或库中的项目或文档生成条码。

根据条码策略配置的方式,您还可能需要将条码图像插入到驻留在 Office SharePoint Server 2007 网站的库中的文档。

  1. 如果库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    如果库的名称没有显示在“快速启动”上,请单击“查看所有网站内容”,然后单击您的库的名称。

  2. 指向所需的文档,单击出现的箭头,然后单击编辑在 Microsoft Office 程序的名称,例如,在 Microsoft Office Word 中编辑

  3. 将光标置于需要将条码插入到文档中的位置。

  4. “插入”选项卡上的“条码”组中,单击“条码”

    功能区上的条码和标签命令

    注意: 只有对服务器文档应用条码策略时,才会在“插入”选项卡上显示“条码”命令。

  5. 单击 Office 按钮图像 Microsoft Office 按钮,然后再单击保存以保存所做的更改。

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保存或打印时插入条码

Office SharePoint Server 2007 网站上的库中可能包含条码策略,要求在保存或打印文档时插入条码。

如果在保存或打印文档时文档中还未包含条码,系统将提示您插入一个条码。如果在得到提示时单击“是”,将在默认位置插入条码。

  • 如果文件为只读文件,将在光标的当前位置插入条码。

  • 如果文件处于“编辑”模式,将在默认位置插入条码。

    • 在 Office Word 2007 中,    将在文档第一页的页眉中插入条码。

    • 在 Office Excel 2007 中,    将在工作簿中的第一个工作表的第一个单元格中插入条码。

    • 在 Office PowerPoint 2007 中,    将在演示文稿中第一张幻灯片的中心位置插入条码。

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