将时间从 office 添加到同事的 Outlook 日历

你可以在 Outlook 日历中轻松地将时间标记为 "忙碌" 或 "外出"。 但是,如果您不使用 Office 365 ,并且没有启用日历共享,但确实需要将您的时间从 office 的 "突出" 的可见性提供给同事吗? 本文介绍如何向同事的日历添加自定义的全天会议请求,而不影响其日历上的可用空闲时间。

使用会议请求安排休假时间的过程分为两步。 首先,让您的同事知道,您将在其日历中添加假期时间。 然后,在您自己的日历上封堵假期。

步骤1:将休假时间添加到同事的日历

当你在日历上将时间标记为 "外出" 时,同事在尝试安排会议时看到该时间。 但是,如果您可以提前提醒每个人一次,而不影响他们的闲/忙状态或打乱他们的日历,则不是很好? 你可以通过将你的信息设置为以全天事件形式显示在其日历上,但与通常设置为 "忙碌" 的常规全天事件不同,此全天事件将显示为空闲时间。 您的同事的忙/闲可用性不受影响。

注意: 会议请求设计为在 Outlook 用户之间发送。 在 Outlook 中撰写会议请求时,查看其他人的日程安排的功能要求您的组织使用 Microsoft Exchange Server。

  1. 在 "日历" 中的 "开始" 选项卡上,单击 "新建会议"。

    键盘快捷方式  若要创建新的会议请求,请按 CTRL + SHIFT + Q。

  2. 在 "主题" 框中键入说明,如果需要,请在 "位置" 框中输入一个位置。

  3. 在 "开始时间" 和 "结束时间" 列表中,选择离开 office 的时间的开始时间和结束时间。 对于假期,这通常涉及整天。 如果是这种情况,请选中 "全天事件" 复选框。

    注意: 默认情况下,Outlook 使用您的计算机上的当前时区设置进行安排。 如果要根据其他时区安排时间,请在 "选项" 组中单击 "时区"。

  4. 在 "与会者" 组中,对于 "答复" 选项,在下拉按钮中清除 "请求响应"。

  5. 在 "选项" 组的 "显示为" 下拉列表中,单击 "自由"。 如果您已指定这是全天事件,则 "显示为" 将自动设置为 "免费"。

    重要: 

    • 确保 "显示为" 设置已设置为 "免费"。 这允许会议请求收件人接受会议请求并将休假时间添加到其日历,但不会在日历上随时阻止。 在休假期间,收件人的日历仍将显示日程安排的免费可用性。

    • 选择全天事件时,事件的开始时间为午夜。 若要避免同事在奇数时间接收通知,请将 "提醒" 设置设置为 ""。

  6. 键入要与收件人共享的任何信息。

  7. 将预期收件人添加到 "收件人" 行。

  8. 如果你向其他人发出一系列将离开 office 的定期时间,请在 "选项" 组中单击 "重复周期",选择定期模式,然后单击"确定"

  9. 单击“发送”。

当您使用 "放映" 设置为 "免费" 发送此会议请求时,该事件将显示在同事的 Outlook 日历中每天的顶部,即不会阻止任何工作时间的视觉提醒。

注意: 如果未选择 "全天事件",则事件将显示在时间网格内;它不会显示在一天的顶部。 但是,它仍标记为空闲时间。

步骤2:在日历上堵塞休假时间

如果你按照上一节中的步骤操作,则你发送的会议请求将标记为 "免费",以避免在其他人的日历上阻止外出时间。 但是,该时间也会在您自己的日历上标记为 "免费"。 您现在需要为自己创建一个额外的约会,以便其他人可以看到您在指定的时间内不可用。

常见错误是在你发送原始请求后,在你的日历上打开会议请求项目并将 "显示为" 设置从 "免费" 更改为 "外出"。 但是,当你执行此操作时,会将更新发送给你向其发送了会议请求的每个用户,将 defeating 更改为 "外出" 和 "" ,以避免执行该操作。 您必须在日历上创建一个具有设置为外出的"显示为" 设置的重复约会。

当用户使用 Outlook 日历安排会议和其他事件时,他们可以看到您的可行性,除非您更改了日历的权限才能阻止此操作。 正常情况下,约会、会议和事件的 "显示为" 设置为 "忙碌"。 您还可以使用 "显示为外出" 设置创建项目。 设置为外出项目被视为类似于设置为 "忙碌" 的项目,而其他人则不会期望您在该时间可用。 在视觉上,这两种类型不同:设置为 "外出" 的项目以紫色颜色显示,而设置为 "忙碌" 的项目将由蓝色颜色主题标识。 这种外观差异有助于强调不可用的原因。 例如,您可能能够移动有冲突的繁忙项目,但可能无法或不愿意更改外出项目,如假期。

  1. 在 "日历" 中的 "开始" 选项卡上,单击 "新建约会"。

  2. 在 "主题" 框中,键入您的休假时间名称。

  3. 在 "开始时间" 和 "结束时间" 中,单击离开开始和结束时间的日期。

  4. 选中 "全天事件" 复选框。

  5. 将 "显示为" 设置更改为"外出"。

  6. 单击“保存并关闭”。

注意: 您可能会考虑仅从日历中删除您发送给其他人的初始会议请求。 或者,你可以将其保留在你的日历中,以便你可以使用它在你的计划更改时轻松发送更新或取消通知。

步骤1:将休假时间添加到同事的日历

当你在日历上将时间标记为 "外出" 时,同事在尝试安排会议时看到该时间。 但是,如果您可以提前提醒每个人一次,而不影响他们的闲/忙状态或打乱他们的日历,则不是很好? 你可以通过将你的信息设置为以全天事件形式显示在其日历上,但与通常设置为 "忙碌" 的常规全天事件不同,此全天事件将显示为空闲时间。 您的同事的忙/闲可用性不受影响。

注意: 会议请求设计为在 Outlook 用户之间发送。 在 Outlook 中撰写会议请求时,查看其他人的日程安排的功能要求您的组织使用 Microsoft Exchange Server。

  1. 在 "文件" 菜单上,指向 "新建",然后单击 "会议请求"。

    键盘快捷方式  若要创建新的会议请求,请按 CTRL + SHIFT + Q。

  2. 在 "主题" 框中键入说明,如果需要,请在 "位置" 框中输入一个位置。

  3. 在 "开始时间" 和 "结束时间" 列表中,选择离开 office 的时间的开始时间和结束时间。 对于假期,这通常涉及整天。 如果是这种情况,请选中 "全天事件" 复选框。

    注意: 默认情况下,Outlook 使用您的计算机上的当前时区设置进行安排。 如果要根据其他时区安排时间,请在 "会议" 选项卡上的 "选项" 组中,单击 "时区"。

  4. 在 "选项" 组中的 "显示为" 下,单击下拉列表框中的 "自由"。 如果您已指定这是全天事件,则 "显示为" 将自动设置为 "免费"。

    重要: 

    • 确保 "显示为" 设置已设置为 "免费"。 这允许会议请求收件人接受会议请求并将休假时间添加到其日历,但不会在日历上随时阻止。 在休假期间,收件人的日历仍将显示日程安排的免费可用性。

    • 选择全天事件时,事件的开始时间为午夜。 若要避免同事在奇数时间接收通知,请将 "提醒" 设置设置为 ""。

  5. 键入要与收件人共享的任何信息。

  6. 将预期收件人添加到 "收件人" 行。

  7. 如果你向其他人发出一系列即将离开 office 的定期时间,请在 "会议" 选项卡上的 "选项" 组中,单击 "重复周期",选择定期模式,然后单击"确定"

    为会议请求添加定期模式时,“会议”选项卡将更改为“定期会议”。

  8. 在 "会议" 选项卡上的 "显示" 组中,单击 "约会"。

  9. 单击“发送”。

当您使用 "放映" 设置为 "免费" 发送此会议请求时,该事件将显示在同事的 Outlook 日历中每天的顶部,即不会阻止任何工作时间的视觉提醒。

注意: 如果未选择 "全天事件",则事件将显示在时间网格内;它不会显示在一天的顶部。 但是,它仍标记为空闲时间。

步骤2:在日历上堵塞休假时间

如果你按照上一节中的步骤操作,则你发送的会议请求将标记为 "免费",以避免在其他人的日历上阻止外出时间。 但是,该时间也会在您自己的日历上标记为 "免费"。 您现在需要为自己创建一个额外的约会,以便其他人可以看到您在指定的时间内不可用。

常见错误是在你发送原始请求后,在你的日历上打开会议请求项目并将 "显示为" 设置从 "免费" 更改为 "外出"。 但是,当你执行此操作时,会将更新发送给你向其发送了会议请求的每个用户,将 defeating 更改为 "外出" 和 "" ,以避免执行该操作。 您必须在日历上创建一个具有设置为外出的"显示为" 设置的重复约会。

当用户使用 Outlook 日历安排会议和其他事件时,他们可以看到您的可行性,除非您更改了日历的权限才能阻止此操作。 正常情况下,约会、会议和事件的 "显示为" 设置为 "忙碌"。 您还可以使用 "显示为外出" 设置创建项目。 设置为外出项目被视为类似于设置为 "忙碌" 的项目,而其他人则不会期望您在该时间可用。 在视觉上,这两种类型不同:设置为 "外出" 的项目以紫色颜色显示,而设置为 "忙碌" 的项目将由蓝色颜色主题标识。 这种外观差异有助于强调不可用的原因。 例如,您可能能够移动有冲突的繁忙项目,但可能无法或不愿意更改外出项目,如假期。

  1. 在 "日历" 中的 "文件" 菜单上,指向 "新建",然后单击 "约会"。

  2. 在 "主题" 框中,键入您的休假时间名称。

  3. 在 "开始时间" 和 "结束时间" 中,单击离开开始和结束时间的日期。

  4. 选中 "全天事件" 复选框。

  5. 将 "显示为" 设置更改为"外出"。

  6. 单击“保存并关闭”。

注意: 您可能会考虑仅从日历中删除您发送给其他人的初始会议请求。 或者,你可以将其保留在你的日历中,以便你可以使用它在你的计划更改时轻松发送更新或取消通知。

另请参阅

Outlook 日历入门

安排和他人的会议

扩展你的 Office 技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×