将文档和文件移至您的 SharePoint Online 网站

将文档和文件移至您的 SharePoint Online 网站

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当您设置 SharePoint Online for Office 365时,您可能具有您想要添加到您的工作组网站的文档和文件。下面是内容的一些方法可以向网站添加不同类型。

注意: 有关如何设置OneDrive for Business和工作组网站,以便可以一起使用的一篇文章,请参阅设置 Office 365 文件存储和共享

本文内容

开始之前

创建文件夹、 库和子网站

上载文档、 图片和文件

考虑创建 SharePoint 列表的联系人、 日历和电子表格

考虑普通业务需求的 SharePoint 解决方案

帮助网站用户查找您的内容

开始之前

若要移动的文件在开始之前,检查您的SharePoint OnlineOffice 365中有多少存储空间。若要查找SharePoint Online有关存储限制的信息,请参阅SharePoint Online 限制

提示: 请切记, Office 365, SharePoint Online (您的工作组网站) 的存储限制有所不同存储限制为 Exchange Online (对于电子邮件帐户)。有关邮箱存储限制的详细信息,请参阅Office 365 Exchange Online 服务说明中的收件人

下一步是分析您当前拥有的内容。这些内容包括文档、图像、表单等。

提示:  在文件管理器中,按大小和日期搜索现有文件。 这可帮助您快速找出最近使用过的文件或非常大的文件。

想象一下多少内容定期使用,以及是否希望将所有存储在Office 365中。就像移到较小的房屋时,目标是决定容纳在新网站。例如,如果您的组织现在使用SharePoint Online比Office 365限制的更多存储空间,您需要做出决策如这些:

  • 要移动哪些文件?

  • 是否要购买更多存储空间?

  • 是否应该为网站增长计划空间? (当然要)

如果您的组织大型或复杂,请考虑邀请专家为您提供帮助。您可以在Microsoft Pinpoint查找声望的协助。Pinpoint 是全球各地的公司一种快速而简单方式查找认证的 Microsoft 专家和专业服务

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创建文件夹、库和子网站

确定要移动的内容后,应考虑要如何组织这些内容。开始时,您可能需要先将文件上载到您工作组网站上的“文档”库中。最好组织一下内容,尤其是当您预计自己最终将有大量文件时。随着内容量的增加,您可以创建其他文档库、表单库和图片库来存储这些内容。您也可以为不同类型的文档或项目创建子网站。

有关如何规划结构来组织您的网站上内容的详细信息,请参阅规划您的工作组网站的内容

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上载文档、图片和文件

上载文件,例如 Word 文档、 PDF 文件或 JPG 照片,请将其上载到库或库中的文件夹。

注意: 单个文件可以上载到SharePoint Online库的最大文件大小当前为 2 GB。此外,您可以仅一次上载 100 个或更少的文件。

执行上载的最佳方式取决于文件的数量。首先浏览到目标库,然后使用此表选择一个方法:

文件数量

上载方法

单个文档

选择“新建文档”>“上载现有文件”,然后浏览您计算机上的文件。

许多个文档和文件夹

选择功能区的“”选项卡上的“使用资源管理器​​打”按钮。然后使用文件资源管理器拖放文件。

有关详细信息,请参阅上载、 创建或删除库中的文件

注意: 有某些无法上载到库的文件类型。下面的列表,请参阅文章,不能添加到列表或库的文件类型

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考虑创建 SharePoint 联系人列表、日历和电子表格

每个企业都有日历、任务和电子表格等许多形式的数据。对于此类数据,您可以将其移动至或转换为您的网站上的列表。例如,可以将商务联系人列表转换为“联系人”列表。此外,通常可以将日历转换为 SharePoint 日历,这是一种特殊的列表。

如果现在可以使用 Microsoft Excel 电子表格来跟踪信息,您可以直接向文档库中SharePoint Online上载这些电子表格。或者,为 SharePoint 列表,您可以导入电子表格。很多人可以同时更新列表,因为 SharePoint 列表帮助鼓励协作。您可以创建不同的视图的列表以显示所需的信息。

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考虑普通业务需求的 SharePoint 解决方案

移动内容的另一种方法是使用 SharePoint 解决方案来更好地管理现有任务。例如,大多数组织希望收集和共享在本组织工作的人员日积月累的知识。这样,在您网站上开设 Wiki 就可能非常适合此类型的共享。

下表描述了可帮助您管理业务流程的 SharePoint 功能。

业务流程

说明

与工作组博客共享重要通知

博客可作为有用的工具,便于您与同事交流信息。如果您要开设论坛来共享信息,请考虑建立博客。

使用 Wiki 来共享工作组知识以及开展协作

Wiki 是特殊的网站,社区用户在此类网站上创建并维护信息。Wiki 可以是一个很好的工具,它用于捕获和共享流程信息或对您工作十分重要的一般参考信息。

将资源日程安排移入 SharePoint 分组日历

在分组日历可以安排常见的资源,如会议室、 视听设备等的好办法。组日历上线SharePoint Online网站上,因为您的工作组中的每个人都可以查看它轻松地在 SharePoint 上或在 Outlook 中。

将数据库程序转换为 Access 应用

您可以使用 Microsoft Access 2013 设计和发布数据库,然后创建 Access 应用来在您的工作组网站上使用该数据库。

利用工作流使业务流程自动化

利用工作流可使业务流程中的关键任务自动化并对其进行可踪。工作流非常适用于审批流程或收集反馈等任务。

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帮助网站用户查找内容

您将文档和文件移至工作组网站后,需告诉其他网站用户相关信息。您可以提供多种不同的方法,其他网站用户可使用这些方法查找网站上的内容。

下表说明了您可以使用的不同方法。

方法

说明

使用搜索功能来查找内容

找到SharePoint Online网站上的内容的最简单方法是使用搜索功能。

配置列表和库的视图,使内容易于查找

您可以选择在视图中显示的元素。例如,在一个视图中,您可以显示标题和作者。在另一个视图中,您可能希望只显示在某个日期之后添加的项目。

自定义网站导航

您可以自定义您的工作组网站导航,使网站用户能够更方便地找到内容。

脱机时搜索联机内容

您可以使用OneDrive for Business或 Outlook 搜索在脱机时SharePoint Online网站上的内容

跟踪内容更新

若要了解更多方法可以帮助网站用户轻松地查找的内容,请参阅规划指南文章规划工作组网站的内容

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更新 2016 2016年 10 月 31日,

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