将数据库发布到 SharePoint 网站

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将 Microsoft Office Access 2007 数据库发布到 Windows SharePoint Services 3.0 网站之后,组织中的其他成员就可以使用该数据库。

本文内容

概述

将数据库发布到 SharePoint 网站

重新发布到 SharePoint 网站的数据库

概述

在将数据库发布到 SharePoint 网站之后,您可以继续将 Access 作为前端以使用数据库中的窗体、报表和查询,同时与使用 SharePoint 网站的其他用户共享数据。

有两种方法可使用发布的数据库。如果您是数据库设计者,则可以生成使用 SharePoint 网站中的数据的查询、窗体和报表。如果您是数据库用户,则可以使用 Access 输入、查看和分析 SharePoint 网站中的数据。

可以发布已经创建的数据库,也可以从一个或多个链接到 SharePoint 列表或库的表生成数据库。当 SharePoint 列表或库中的数据链接到 Access 表时,可以为这些列表或库创建基于 Access 中的窗体、查询和报表的视图。这使您能够生成跟踪 SharePoint 网站上的数据的 Access 应用程序。

例如,如果您的 SharePoint 网站包含跟踪客户服务问题和存储员工信息的列表,您可以创建数据库在 Access 中为这些列表的前端。您可以构建 Access 查询来分析这些问题和 Access 报表设置格式和发布书面的报告团队状态会议。如果用户有权在其计算机上,在 Access 查询和报表成为 SharePoint 列表的视图菜单 视图菜单 上可用。当用户查看 SharePoint 网站上的列表时,他们可以找到并通过单击视图菜单中打开查询、 报表和其他 Access 对象。

在首次将数据库发布到 SharePoint 网站时,Access 将提供一个 Web 服务器列表,该列表使得导航到要发布到的位置(例如,文档库)更加容易。发布数据库之后,Access 将记住该位置,这样当您发布任何更改时,就无需再次查找服务器。

只有在数据库文件是以 Office Access 2007 格式保存的情况下,才能将数据库发布到 SharePoint 网站。

使用 SharePoint 网站上的数据

如果您想要创建基于 SharePoint 列表的数据库,您可以从 SharePoint 列表。您可以单击Microsoft Access 中打开SharePoint 列表的操作菜单 菜单图像 ,,然后选择要链接到 SharePoint 网站上的数据。然后,您可以创建窗体、 报表和查询的数据,以及向数据库添加的任何其他列表。

在将数据库发布到 SharePoint 网站上的库之后,在 Access 中创建的对象将在 SharePoint 列表的“视图”菜单上可供其他用户使用。当用户打开这些视图时,Access 对象将以只读方式可用。若要更新视图,可通过编辑发布的数据库更新对应的对象。

当用户使用发布的数据库时,将提示他们保存本地副本。更改将存储在本地,直到用户发布其更改。这通常可加速性能,并在发生网络错误时更容易地恢复数据。在对数据或对象进行了任何更改之后,必须重新发布数据库,在此之后,更改才能对其他用户可用。

Access 提供了多个按钮,它们使您能轻松地使用 SharePoint 列表中的数据执行创建警告和修改列表栏等操作。当您使用 Access 编辑已发布的数据库中链接到 SharePoint 列表的表时,这些按钮将出现在“数据表”选项卡上的“SharePoint 列表”组中。

在将数据库发布到 SharePoint 网站之后,有权使用该网站的用户都可以使用该数据库。如果用户有权在发布了数据库的位置(如文档库)上更改列表,则他们可以更新数据库。如果用户有权对 SharePoint 网站上的列表添加内容,则他们可以向数据库添加数据。如果用户有权查看列表,则他们可以查看数据库中的数据。

重新发布数据库

在将数据库发布到 SharePoint 网站然后又更改了其中的数据之后,应该重新发布数据库以保存最新的更改。重新发布之后,该数据库将在下次打开 Access 时作为可用数据库列出。

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将数据库发布到 SharePoint 网站

发布数据库时,可以从现有数据库开始,或者使用 SharePoint 网站上的列表生成数据库。

  1. 单击Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像发布,指向,然后单击文档管理服务器

  2. 键入要将数据库发布到的 SharePoint 网站的 URL。

    如果使用上次打开 Access 时的相同位置,则该数据库将显示在“发布到 Web 服务器”对话框中。

    注意: 只有在以 Office Access 2007 格式保存数据库的情况下,此选项才可用。

  3. 选择数据库要发布到的库(例如,文档库),然后单击“打开”

  4. “名称”框中,键入数据库的文件名。

  5. 单击“发布”

注意: 在从 SharePoint 网站打开数据库时,将提示您保存本地副本。

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将数据库重新发布到 SharePoint 网站

在对数据库的数据或设计进行了更改之后,应该将其重新发布到 SharePoint 网站。在重新发布数据库时,Access 已经记住了位置,因此您无需再次定位到该位置。

当打开已发布到 SharePoint 库的数据库进行编辑时,在数据库的顶部将出现一个带有“发布到 SharePoint 网站”按钮的消息栏。如果消息栏由于某种原因而不可用(例如,在以前工作时关闭了该消息栏),则可以使用“Microsoft Office 按钮”上的发布命令。  

  1. 在消息栏上,单击“发布到 SharePoint 网站”按钮。

    注意: 如果看不到与发布到 SharePoint 网站按钮消息栏,,您可以单击Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像 ,指向发布,,,然后单击文档管理服务器

  2. “发布到 Web 服务器”对话框中,确认显示的库就是您要重新发布到的位置。

  3. 单击“发布”

  4. 在提示是否替换网站上的数据库副本时,单击“是”

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