将数据导入 Business Contact Manager

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

通过 Business Contact Manager for Outlook 可以轻松地导入存储在其他程序(例如 Excel)或 Outlook 联系人文件夹中的业务记录。

可以使用“导入业务数据”向导将有关客户和业务联系人的业务记录以及自定义项导入 Business Contact Manager for Outlook 中。

本文内容

导入时的注意事项

选择要导入的文件类型

什么是自定义项?

导入 Business Contact Manager 文件 (.bcm)

导入 Business Contact Manager 自定义项 (.bcmx)

使用 .csv 文件类型从另一个应用程序导入;也可以从 Microsoft Excel 或 Microsoft Access 导入

导入 Microsoft Outlook 联系人文件夹

导入 ACT! 或 QuickBooks 文件

对于某些文件类型,向导会提示你输入要导入的文件,然后导入文件。 对于其他文件类型,需要输入要导入的文件的名称,并指示希望向导如何处理特定记录和自定义项。 如果导入 Excel 文件,或使用称为逗号分隔值文件 (.csv) 的文件类型导入产品和服务项列表,则向导还会引导你完成将所导入列表中的列标题与其在 Business Contact Manager 中的对应字段(例如“单价”、“公司地址”)匹配的过程。 此过程称为映射。

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导入时的注意事项

将业务数据导入 Business Contact Manager for Outlook 之前,请考虑以下事项:

  • 始终在导入文件之前备份数据库,因为此过程无法逆转。

  • 导入文件之前,我们建议将其字段与帐户或业务联系人记录中的字段进行比较,然后更改文件中的字段以匹配 Business Contact Manager for Outlook 记录中的字段。 例如,可以分隔所导入文件中的地址信息以匹配 Business Contact Manager for Outlook 中的“商务地址 街道”、“商务地址 市/县”和“商务地址 省/市/自治区”字段。

  • Business Contact Manager for Outlook 导入大量数据时,状态窗口可能不会准确显示导入过程的进度。 即使状态窗口为空白或显示“没有响应”消息,Business Contact Manager for Outlook 仍在导入数据。

  • Business Contact Manager for Outlook 仅支持 Unicode 文件格式。 不支持其他文件格式(如 ANSI)。

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选择要导入的文件类型

可以将多种不同文件类型导入 Business Contact Manager for Outlook。 有关如何导入某种类型的文件的说明,请单击该文件类型。

文件类型

说明

Business Contact Manager for Outlook 数据 (.bcm)

Business Contact Manager for Outlook 中的所有数据,包括所有客户、业务联系人、商机、业务项目、项目任务及其通信历史记录。 它还包括自定义项、市场营销活动以及产品和服务项列表。

Business Contact Manager 自定义项 (.bcmx)

包括自定义窗体布局、页面和视图;自定义报表;以及项目模板。

注意: 只有数据库所有者才能导入自定义项。

逗号分隔值 (CSV)

产品和服务项列表通常为 .csv 文件格式。

包括逗号分隔值 (.csv) 文件格式的数据。 可以使用 .csv 文件格式保存来自几乎任何程序的数据,因此即使应用程序的文件格式未列出,也可以将来自该应用程序的数据保存为 .csv 文件格式,然后将数据导入 Business Contact Manager for Outlook 中。

Excel 工作簿(.xls、.xlsx)

包括 Microsoft Excel 工作簿格式的数据文件。

Access 数据库(.mdb、.accdb)

包括 Microsoft Access 文件格式的数据。

Outlook 联系人文件夹 (.pst)

包括 Microsoft Outlook 文件格式 (.pst ) 的联系人。 如果共享了 Business Contact Manager 数据库,则每个用户都可能希望导入其 Outlook 联系人。

ACT! (.dbf、.pad)

指的是保存为 ACT! 文件格式的数据。 Business Contact Manager for Outlook 包含一个数据转换工具,可用于在导入 ACT! 数据之前将它转换为 .bcm 格式。

注释: 如果选择 ACT! (.dbf、 .pad)或 QuickBooks (.IIF) 文件格式,请单击“转换数据”以将数据转换为 Business Contact Manager 文件格式 (.bcm)。 此工具可帮助导入这些类型的文件。 按照工具中的说明操作。

  • 必须先在计算机上安装 ACT! 应用程序,然后才能导入 ACT! 文件格式的数据。

QuickBooks (.IIF)

可以导入 .IIF 格式的 QuickBooks 文件的任何版本。 Business Contact Manager for Outlook 包含一个数据转换工具,可用于在导入 QuickBooks 数据之前将它转换为 .bcm 格式。

提示: 如果用于保存数据的文件格式未在“业务数据导入”向导中列出,请将数据保存为逗号分隔值文件,然后将它导入 Business Contact Manager 数据库。

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什么是自定义项?

自定义项是对 Business Contact Manager for Outlook 进行的修改。 自定义项可以采取许多形式。 在工作区中创建新选项卡时,这便是自定义项。 创建新窗体,或是对现有窗体添加或删除字段和部分时,这些都是自定义项。 自定义项还包括用户定义的字段、自定义报表和业务项目模板。 如果需要采用超出其默认窗体和字段范围的 Business Contact Manager for Outlook,则可能是自定义项。

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有关导入自定义项的详细信息

可以通过两种方式将自定义项导入 Business Contact Manager for Outlook。 一种方式是通过 .bcm 文件类型。 此文件类型不仅包含业务数据记录,而且包含对记录、窗体和报表进行的自定义。 导入自定义项的第二种方式是通过 .bcmx 文件类型。 此文件类型不包含业务数据,仅包含对 Business Contact Manager for Outlook 进行的自定义。 若要将自定义项应用于已有的数据,而不覆盖或添加到数据时,这非常有用。

从 .bcm 或 .bcmx 文件导入自定义项时,会使用存储在文件中的自定义项覆盖目标数据库中的设置。 不过存在一些例外:

  • 如果目标数据库包含 .bcmx 文件中不存在的自定义项(如基于客户的新记录类型),则这些自定义项会保留。

  • 如果 .bcmx 文件包含自定义字段类型的关系,但是它引用的对应数据类型在目标数据库中不存在,则字段不会添加到数据库。

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导入 Business Contact Manager 文件 (.bcm)

此文件类型包含业务数据记录,以及对记录、窗体和报表进行的自定义。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“Business Contact Manager”选项卡,然后单击“导入和导出”按钮。

  3. 单击“从文件导入”。

    导入业务数据”向导随即打开。

  4. 输入 .bcm 文件的位置和名称,或单击“浏览”以找到文件。

  5. 单击“下一步”

    “选择导入选项”窗口

  6. 选择要如何处理重复记录。 选项有:

    • 不导入重复记录。 不导入所导入文件中的重复记录,从而保持现有记录不变。

    • 将重复记录作为新记录导入。 导入所导入文件中的重复记录并提供另一个相关名称,从而保持现有记录不变。

    • 更新现有记录。 如果存在重复记录,并且所导入的记录包含不同或额外的信息,则更新匹配的记录。

      导入窗口,重复部分

      导入的记录的名称与现有记录的名称相同时,会发生重复。

  7. 选择要如何处理自定义项。 选项有:

    • 导入自定义布局(窗体、页面和视图)。 现有窗体、页面和视图的布局会替换为导入的文件中的窗体、页面和视图。

    • 不从现有窗体布局中删除任何字段。 导入的文件中的窗体、页面和视图不会删除现有数据库中当前正在使用的任何字段。 导入的文件中的任何新字段都会追加到窗体、页面或视图。

      “导入”窗口的“导入自定义项”部分

  8. 选择要包含在导入中的任何其他项目。 选项有:

    • 通信历史记录

    • 产品(和服务)

    • 自定义报表

    • 项目模板

  9. 单击“导入”。

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导入 Business Contact Manager 自定义项 (.bcmx)

自定义项是为满足你的需求而对 Business Contact Manager for Outlook 进行的修改。 扩展名为 .bcmx 的文件仅包含自定义项;它不包含业务数据(如客户、业务联系人和潜在顾客)。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“Business Contact Manager”选项卡,然后单击“导入和导出”按钮。

  3. 单击“从文件导入”。

    导入业务数据”向导随即打开。

  4. 输入 .bcmx 文件的位置和名称,或单击“浏览”以找到文件。

    所导入的 .bcmx 文件的文件名会出现在“要导入的文件”框中。

  5. 单击“导入”。

    Business Contact Manager for Outlook 会导入数据。 完成时,系统会指示你检查在日志文件中记录的导入消息和可能的错误。 可以通过单击“查看日志”来查看日志文件。

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使用 .csv 文件类型从另一个应用程序导入;也可以从 Microsoft Excel 或 Microsoft Access 导入

.csv 文件格式是一种简单而强大的格式,用于将数据从一个程序传输到另一个程序。 实际上,许多程序都可读取 .csv 文件,包括 Excel。

还可以使用 .csv 文件格式导入产品和服务项的列表。 这类列表必须采用特定方式设置结构才能进行导入。 有关在导入产品和服务项列表之前必须解决的问题的详细信息,请参阅导入产品和服务项列表

如果具有位于 Excel 或 Access 文件中的数据,还可以使用以下过程导入这些数据。

本节内容

步骤 1:选择要导入的 .csv、Excel 或 Access 文件

步骤 2:映射字段

导入产品和服务项列表

导入列表

修复 .csv 导入错误

步骤 1:选择要导入的 .csv、Excel 或 Access 文件

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“Business Contact Manager”选项卡,然后单击“导入和导出”按钮。

  3. 单击“从文件导入”。

    导入业务数据”向导随即打开。

  4. 输入 .csv、Excel 或 Access 文件的位置和名称,或单击“浏览”以找到文件。

    文件会在“要导入的文件”框中列出。

  5. 单击“下一步”

  6. 选择要如何处理重复记录。 选项有:

    • 不导入重复记录。 不导入所导入文件中的重复记录,从而保持现有记录不变。

    • 将重复记录作为新记录导入。 导入所导入文件中的重复记录并提供另一个相关名称,从而保持现有记录不变。 导入的记录的名称与现有记录的名称相同时,会发生重复。

  7. 单击“下一步”

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步骤 2:映射字段

现在要将所导入文件的列标题(字段)与其在 Business Contact Manager 中的对应字段匹配。 此过程称为映射。

  1. 映射 .csv、Excel 或 Access 文件。

    • .csv 文件    

      如有必要,请选中要导入的 .csv 文件对应的复选框。

    • Excel 文件   

      会列出组成 Excel 工作簿的每个 Excel 工作表。 选中要导入的每个工作表对应的复选框。

      如果 Excel 工作簿中的数据仅位于一个工作表上(无论文件中存在多少个工作表),请仅选中该工作表对应的复选框。

    • Access 文件    

      会列出组成 Access 数据库的表。 选中要导入的每个表对应的复选框。

      如果 Access 数据库中的数据仅位于一个工作表或表上(无论文件中存在多少个表),请仅选中该表对应的复选框。

  2. 在“导入为”列中,单击要导入的记录的类型,例如“客户”或“业务联系人”。

  3. 单击“映射”。

    “导入地图字段”窗口

  4. 执行以下任何操作以映射字段:

    • 若要手动映射字段,请在“导入字段”列表 (1) 中,将要映射的字段拖动到“可用字段”列表中的某个字段。

    • 若要让 Business Contact Manager for Outlook 为你映射字段,请单击“自动映射”(2)。 然后滚动浏览“可用字段”列表以检查映射。

    • 若要如以前的映射一样映射字段,请单击“使用以前的映射”(3)。

    • 若要创建新字段并将所导入文件中的某个字段映射到它,请单击“映射到新字段”(4)。

  5. 重复上述步骤,直到“导入字段”列表为空。

  6. 如果要更改任何映射,请执行以下任一操作:

    • 若要更改单个字段的映射,请将映射的字段从“可用字段”列表拖动回“导入字段”列表。

    • 若要清除所有映射,请单击“清除映射”。 然后尝试再次映射字段。

  7. 完成映射选择后,单击“确定”,然后单击“导入”。

    Business Contact Manager for Outlook 会导入数据。 完成时,系统会指示你检查在日志文件中记录的导入消息和可能的错误。 可以通过单击“查看日志”来查看日志文件。

提示:  导入 Excel 文件之后,某些电话号码可能不会显示。 这是一个已知问题。 尝试在 Excel 2010 中打开文件,然后使用“另存为”命令将它保存为 .csv 文件格式。 然后可以从 Business Contact Manager for Outlook 重新导入 .csv 文件。

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导入产品和服务项列表

若要导入产品和服务项列表,列表必须满足以下条件:

  • 它必须是 .csv 文件格式。 如果可以在 Excel 中打开产品和服务项列表,则可以使用“另存为”命令将它保存为 .csv 文件。

  • 它必须至少包含按规定顺序排列的三列

使用合适的列组织产品和服务项列表

若要正确导入由产品和服务项构成的 .csv 文件,文件必须包含按如下所示排列的至少三列(最多五列):

三列排列方式

项名

说明

单价

四列排列方式

项名

说明

单价

数量

五列排列方式

项名

说明

单价

数量

单位成本

无论选择何种排列,.csv 文件的第一行都应是列表的列标题。

Excel 示例

下面介绍一个包含两个项的列表如何在 Excel 中显示。 它包含一个标题行,后面是每个项各占一行。

项名

说明

单价

自行车链条

钛制 48 英寸

56.50

水瓶

透明水晶蓝

11.75

记事本示例

如果在记事本等文本编辑器(而不是 Microsoft Excel)中编辑文件,请在文件中为导入的每项创建单独的行,并使用逗号分隔每行中的项,逗号前后无空格。

项名,说明,单价
自行车链条,钛制 48 英寸,56.50
水瓶,透明水晶蓝,11.75

提示:  如果收到一条消息,表明输入文件中的列数不正确,则可能向一行或多行添加了过多的逗号。 若要避免这种情况,请确保遵循本文前面提到的列排列方式之一。

请记住,.csv 文件的第一行必须是列标题。

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导入列表

准备好 .csv 文件后,可以导入它,从而将项添加到现有产品和服务项列表,或是将现有列表替换为新导入的项。

  1. 在导航窗格中的“Business Contact Manager”下,单击“销售”。

  2. 在功能区的“开始”选项卡上,在“自定义”组中单击“产品和服务”。

  3. 在“产品和服务”对话框中,单击“导入”。

  4. 输入 .csv 文件的位置和名称,或单击“浏览”以找到文件。

  5. 请单击下列选项之一:

    • 将现有列表替换为此文件中的项。 这会删除产品和服务项的现有列表,并将它替换为所导入的项的列表。

    • 将此文件中的项添加到现有列表

      重要: 无法撤消导入。 建议在继续操作之前备份数据。

  6. 单击“导入”。

  7. 文件导入完成后,单击“关闭”。

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修复 .csv 导入错误

如果处于导入产品和服务项的过程中,并且该过程中断或报告错误,则可能是由于 .csv 文件中的数据格式不正确、包含货币符号或是现有列表中存在重复项。

检查 .csv 文件的格式

以下格式问题可能会在导入 .csv 文件时生成错误消息。

原因

解决方案

列没有标题。

向每种数据类型添加一个列标题。 如果使用当前在 Business Contact Manager 数据库中存在的列标题,则数据导入会更加简单。

列标签或标题不唯一。

检查是否存在重复的标签或标题,并使它们唯一。 例如,如果有两个名为“电话号码”的标签或标题,则将其中一个设为“电话号码 1”,将另一个设为“电话号码 2”。

.csv 文件包含不可打印的字符。

不可打印的字符包括换行符以及分页符或分节符。 请确保先删除所有这些字符,然后尝试再次导入文件。

导入的文件包含的列数不正确。

文件必须至少包含按以下顺序排列的三列:项名、说明、单价。

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标点符号和货币准则

产品价格和数量不能包含货币符号或内部标点符号(如句点或逗号)。 但是,可以将小数点符号用于货币。 例如:

  • 对于作为整数的任何数量(包括货币),输入 10000,而不是包含逗号或小数点的数量。

  • 对于包含更改的价格,如指 10 美元 50 美分的价格时,以 10.50 形式输入小数点。

评估处理重复记录的方式

如果尝试导入 Business Contact Manager for Outlook 中已有的项,但是未指示这些重复项应覆盖现有项,则可能会收到导入产品和服务项错误消息。 错误日志文件中的错误消息表明相关项已存在于 Business Contact Manager for Outlook 中。

若要更正该错误,请重新导入新的产品或服务项。 在“导入产品和服务项”对话框中,单击“将现有列表替换为此文件中的项”。 所导入的文件中的项会覆盖当前产品和服务项列表中的项。

导入选项部分

再次导入列表时,将不会遇到重复项错误。

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导入 Microsoft Outlook 联系人文件夹

只需几次单击,便可通过导入 Outlook 联系人文件夹,使用许多业务联系人填充 Business Contact Manager for Outlook。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“Business Contact Manager”选项卡,然后单击“导入和导出”按钮。

  3. 单击“导入 Outlook 联系人”。

    导入业务数据”向导随即打开。

  4. 该向导会将默认联系人文件夹列为要导入的文件夹。 若要导入其他联系人文件夹,请单击“浏览”。 单击要导入的联系人文件夹,然后单击“确定”。

  5. 选择要如何处理重复记录。

    选项有:

    • 不导入重复记录。 不导入所导入文件中的重复记录,从而保持现有记录不变。

    • 将重复记录作为新记录导入。 导入所导入文件中的重复记录并提供另一个相关名称,从而保持现有记录不变。

      导入的记录的名称与现有记录的名称相同时,会发生重复。

  6. 单击“导入”。

提示: 若要将 Windows Live Mail 数据导入 Business Contact Manager for Outlook,必须首先将 Windows Live Mail 帐户添加到 Outlook。

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导入 ACT! 或 QuickBooks 文件

如果你有包含在 ACT! 或 QuickBooks 中的数据,则可以使用数据转换工具以及“导入业务数据”向导将它导入 Business Contact Manager for Outlook。 数据转换工具会将 ACT! 或 QuickBooks 数据转换为 Business Contact Manager for Outlook 可以解释的形式。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“Business Contact Manager”选项卡,然后单击“导入和导出”按钮。

  3. 单击“从其他应用程序导入”。

  4. 在“导入业务数据”向导中,单击“转换数据”。 数据转换工具随即打开。 单击“下一步”。

  5. 单击某个版本的 ACT! 或 QuickBooks,然后单击“下一步”。

  6. 输入文件的位置和名称,或单击“浏览”以找到文件,然后单击“下一步”。

  7. 选中要转换的数据类别的对应复选框。 在“目标”列表中,选择要将数据转换为的 Business Contact Manager for Outlook 记录类型,然后单击“下一步

  8. 选择要包含在数据转换中的用户定义的字段,然后单击“下一步”。

  9. 单击“浏览”以便为转换后的文件选择位置,为文件输入名称,然后单击“保存”。 单击“下一步”。

  10. 单击“下一步”。 转换完成后,关闭转换数据工具。

  11. 现在可以按照导入 Business Contact Manager 文件 (.bcm) 中所述的过程导入转换后的数据。

    提示: 可以忽略自定义项选择,因为它们不适用于转换后的数据。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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