将数据从 Excel 移到 Access

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本文介绍如何从 Excel 中将数据移动到 Access,并将您的数据转换为关系的表,以便您可以一起使用 Microsoft Excel 和 Access。总之,访问最适合捕获、 存储查询,和共享数据,并且 Excel 是最适合计算、 分析和可视化数据。

使用 Access 或 Excel 管理数据使用与 Excel 的访问权限的前 10 个原因,两篇文章讨论哪种程序是最适合于特定任务以及如何使用 Excel 和 Access 同时创建可行的解决方案。

将数据从 Excel 移动到 Access 时,有三个基本步骤的过程。

三个基本步骤

注意: 数据建模和 Access 中的关系的信息,请参阅数据库设计基础

步骤 1: 将数据从 Excel 导入 Access

导入数据是操作可能会更加顺畅,如果您需要一些时间才能准备和清理您的数据。将数据导入就像将移动到新的位置。如果清理和组织您财产,然后再移动到新的位置结算是变得更为轻松。

清理数据导入之前

将数据导入到 Access 之前,请在 Excel 中最好为:

  • 转换到多个列的单元格包含非原子数据 (即,一个单元格中的多个值)。例如,包含多个技能值,如"C# 编程,"的"技能"列中的单元格"VBA 编程,"和"Web 设计"应被细分分隔每个包含只有一个技能值的列。

  • 使用 TRIM 命令删除前导空格、 尾随空格和多个空格。

  • 删除非打印字符。

  • 查找并修复拼写和标点符号错误。

  • 删除重复行或重复字段。

  • 确保数据的列不包含混合的格式,尤其是文本格式的数字或日期设置为数字格式。

有关详细信息,请参阅以下的 Excel 帮助主题:

注意: 如果数据清理需求比较复杂,或者您没有时间或自动执行此过程的资源,您可能会考虑使用第三方供应商。有关详细信息,搜索简称数据清理软件"或"数据质量"通过 Web 浏览器中您最喜欢的搜索引擎。

导入时选择最佳的数据类型

在 Access 中导入操作时,您希望将很好的选择,以便接收需要手工的一些 (如果有) 转换错误。下表总结了 Excel 数字格式和访问数据类型转换时将数据从 Excel 导入 Access,并提供了有关最佳的数据类型,选择导入电子表格向导中的一些提示。

Excel 数字格式

Access 数据类型

批注​​

最佳做法

文本

文本、 备注

访问文本数据类型存储最多 255 个字符的字母数字数据。访问备注数据类型存储向上 65535 个字符的字母数字数据。

选择备注以避免截断任何数据。

科学记数的数字,百分比,分数

Number

访问都有一个不同的数字数据类型基于字段大小属性 (字节、 整数、 长整型,单个、 双、 小数)。

选择双击以避免任何数据转换错误。

日期

日期

Access 和 Excel 都使用相同的序列日期数存储的日期。在 Access 中,日期范围较大: 657434 (1 月 1,100 A.D.) 到 2958465 (年 12 月 31 日 9999年)。

Access 无法识别 1904年日期系统 (用于在 Excel 中适用于 Macintosh),因为您需要转换日期 Excel 或 Access 为了避免混淆。

有关详细信息,请参阅更改日期系统、 格式或两位数年份解释导入或链接到 Excel 工作簿中的数据

选择日期

时间

时间

Access 和 Excel 都使用相同的数据类型中存储时间值。

选择时间,通常是默认值。

货币、 会计专用

Currency

在 Access 中,货币数据类型为 8 字节数字为四位小数,精确地存储数据,而用于存储财务数据和避免的值进行四舍五入。

选择货币这通常是默认值。

布尔值

Yes/No

访问使用-1 表示是的所有值和所有没有值,0,而 Excel 用于所有 FALSE 值的所有 TRUE 值为 1 和 0。

选择是/否,它会自动将转换基础值。

超链接

超链接

Excel 和 Access 中的超链接中包含 URL 或 Web 地址,您可以单击并跟踪。

选择超链接,否则为 Access 可能默认情况下使用文本数据类型。

在 Access 中的数据后,您可以删除 Excel 数据。不要忘记备份首先之前删除原来的 Excel 工作簿。

有关详细信息,请参阅导入或链接到 Excel 工作簿中的数据访问帮助主题。

自动将数据追加简便方式

常见的问题 Excel 用户具有已将具有相同的列的数据添加到一个大型工作表。例如,您可能必须资产跟踪开始在 Excel 中,但现在已发展壮大包括从许多工作组和部门的文件的解决方案。此数据可能会在不同工作表和工作簿,或从其他系统的数据源的文本文件。没有用户界面命令或轻松追加在 Excel 中的类似数据。

使用的 Access,您可以轻松地导入并将数据追加到一个表,使用导入电子表格向导是最佳解决方案。此外,您可以将大量数据追加到一个表。您可以保存导入操作、 将他们添加为 Microsoft Outlook 任务计划,并甚至使用宏自动执行该过程。

步骤 2: 使用表分析器向导规范化数据

第一次看到逐步执行规范化数据的过程可能看起来非常艰巨的任务。幸运的是,规范化 Access 中的表是一个容易得多,感谢表分析器向导的过程。

表分析器向导

1.将所选的列拖到新表并自动创建关系

2.使用按钮命令来重命名表、 添加为主键、 主键,使现有列和撤消上一操作

此向导可用于执行以下操作:

  • 将表格转换为一组的较小的表,并自动创建表之间的主键和外键关系。

  • 将主键添加到现有字段中包含唯一值,或创建新的 ID 字段,使用自动编号数据类型。

  • 自动创建关系以实施参照完整性级联更新。级联删除不会自动添加以防止意外地删除数据,但以后添加级联删除。

  • 搜索冗余或重复数据 (例如相同客户提供两个不同的电话号码) 的新表,并根据需要更新此。

  • 备份原始表,并将其重命名通过将"_OLD"追加到其名称。然后,您创建的查询的重建原始表中的,使用原始表名称,以便任何现有窗体或报表基于原始表将使用新的表格结构。

有关详细信息,请参阅正常化使用表分析器数据

步骤 3: 从 Excel 连接到 Access 数据

数据已在 Access 中已标准化和查询或表已创建重建原始数据后,即可从 Excel 连接到 Access 数据。您数据现在为外部数据源,在 Access 中,以便可以连接到工作簿的数据连接,这是用于查找的信息的容器,通过登录到,并访问外部数据源。连接信息存储在工作簿,也可以存储中的连接文件,如 Office 数据连接 (ODC) 文件 (.odc 文件扩展名) 或数据源名称的文件 (.dsn 扩展名)。连接到外部数据后,您可以也会自动刷新 (或更新) 从 Access 在 Access 中更新数据时 Excel 工作簿。

有关详细信息,请参阅连接 (导入) 数据概述

获取到 Access 数据

此部分将引导您完成的规范化数据以下几个阶段: 销售人员和地址列中的值拆分为其最原子片段,分隔为自己的表,复制并粘贴到 Excel 中的这些表相关主题访问键之间创建关系新创建的 Access 表,并创建和运行简单查询返回的信息在 Access 中。

非规范化窗体中的示例数据

下面的工作表中包含销售人员列,地址列中的非原子值。两个列应拆分为两个或多个单独的列。此工作表还包含有关销售人员、 产品、 客户和订单的信息。此信息应也分成更进一步,按主题、 单独的表。

销售人员

订单 ID

订单日期

产品 ID

Qty

价格

客户名称

地址

电话

Li 耶鲁

2349

3/4/09

C-789

3

$ 7.00

Fourth Coffee

7007 康奈尔 St Redmond,WA 98199

425-555-0201

Li 耶鲁

2349

3/4/09

C-795

6

$ 9.75

Fourth Coffee

7007 康奈尔 St Redmond,WA 98199

425-555-0201

雅玲,炫皓

2350

3/4/09

A-2275

2

$ 16.75

嘉元实业

1025 哥伦比亚圆形柯克,WA 98234

425-555-0185

雅玲,炫皓

2350

3/4/09

F-198

6

$ 5.25

嘉元实业

1025 哥伦比亚圆形柯克,WA 98234

425-555-0185

雅玲,炫皓

2350

3/4/09

B-205

1

$ 4.50

嘉元实业

1025 哥伦比亚圆形柯克,WA 98234

425-555-0185

Hance Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$ 9.75

康拓工程有限公司

2302 哈佛平均邯郸,WA 98227

425-555-0222

Hance Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$ 16.75

嘉元实业

1025 哥伦比亚圆形柯克,WA 98234

425-555-0185

Hance Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$ 7.25

嘉元实业

1025 哥伦比亚圆形柯克,WA 98234

425-555-0185

Koch 簧片

2353

3/7/09

A-2275

6

$ 16.75

Fourth Coffee

7007 康奈尔 St Redmond,WA 98199

425-555-0201

Koch 簧片

2353

3/7/09

C-789

5

$ 7.00

Fourth Coffee

7007 康奈尔 St Redmond,WA 98199

425-555-0201

其最小的各部分中的信息: 原子数据

使用此示例中的数据,您可以使用 Excel 中的文本转换成列命令分隔 (如街道地址、 城市、 状态和邮政编码) 的单元格的"原子"部分到离散列。

他们已被拆分使所有值原子后下, 表显示在同一个工作表中的新列。请注意,已将销售人员列中的信息拆分为名字姓氏和名字列和地址列中的信息已分为街道地址、 城市、 状态和邮政编码的列。此数据位于"第一个普通窗体"。

姓氏

名字

 

街道地址

城市

州/省

邮政编码

Li

耶鲁

2302 哈佛平均

Bellevue

WA

98227

Adams

1025 哥伦比亚圆形

柯克

WA

98234

Hance

Jim

2302 哈佛平均

Bellevue

WA

98227

Koch

簧片

7007 康奈尔 St Redmond

Redmond

WA

98199

的数据拆分为在 Excel 中有序主题

按照的示例数据的多个表显示 Excel 工作表中的相同信息后,它已拆分为表的销售人员、 产品、 客户和订单。表设计未最终状态,但它处于开启正轨。

销售人员表包含仅有关销售人员的信息。请注意,每个记录的唯一标识号 (销售人员 ID)。销售人员 ID 值将用于在订单表中连接到销售人员的订单。

销售人员

销售人员 ID

姓氏

名字

101

Li

耶鲁

103

Adams

105

Hance

Jim

107

Koch

簧片

产品表包含仅有关产品的信息。请注意,每个记录的唯一标识号 (产品 ID)。连接到订单明细表的产品信息将用于产品 ID 值。

产品

产品 ID

价格

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5.25

客户表包含仅有关客户的信息。请注意,每个记录的唯一标识号 (客户 ID)。连接到订单表的客户的信息将用于客户 ID 值。

客户

客户 ID

名称

街道地址

城市

州/省

邮政编码

电话

1001

康拓工程有限公司

2302 哈佛平均

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

嘉元实业

1025 哥伦比亚圆形

柯克

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 康奈尔 St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

订单表包含有关订单、 销售人员、 客户和产品信息。请注意,每个记录的唯一标识号 (订单 ID)。此表中的信息的一些需要拆分到其他表中包含订单的详细信息,以使订单表包含仅有四列 — 唯一的订单 ID、 订单日期、 销售人员 ID 和客户 id。此处所示的表已不尚未分为订单明细表。

订单

订单 ID

订单日期

销售人员 ID

客户 ID

产品 ID

Qty

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

订单的详细信息,如产品 ID 和数量是移出订单表和存储在表名为订单详细信息。请记住,有 9 订单,以便它在此表中存在 9 记录有意义。请注意,订单表有唯一标识号 (订单 ID),这将引用了订单明细表。

最终的订单表设计应如下所示:

订单

订单 ID

订单日期

销售人员 ID

客户 ID

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

订单明细表包含不需要唯一值的列 (即没有没有主键),以便可以包含"冗余"数据的任何或所有列。但是,此表中的任何两个记录不应完全相同 (此规则适用于数据库中的任何表)。此表中,应 17 记录-每个对应于各个顺序的产品。例如,为了 2349年,三个 C-789 产品所包含的整个订单的两部分之一。

订单明细表应该因此,如下所示:

订单明细

订单 ID

产品 ID

Qty

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

复制并粘贴到 Access 从 Excel 的数据

现在,有关销售人员、 客户、 产品、 订单和订单详细信息的信息分为在 Excel 中的单独主题,您可以直接在 Access 中,它将表复制该数据。

创建 Access 表之间的关系并运行查询

您已经移动到 Access 数据后,您可以创建表之间的关系,,然后创建查询返回有关各种主题的信息。例如,您可以创建 3/05/09 和 3/08/09 之间返回订单 ID 和订单输入的销售人员姓名的查询。

此外,您可以创建窗体和报表,可简化数据输入和销售分析。

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