将排序顺序与表、查询、窗体或报表一起保存

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对 Access 表、查询、窗体或报表中的数据进行排序时, 可以将排序顺序与对象一起保存。 如果对其中一个对象中的数据进行排序, 然后保存该对象, 则在保存对象时生效的排序顺序将自动与该对象一起保存。 你可以指定在下次打开对象时, 保存的排序顺序是否有效。

对于查询和报表, 还可以定义默认排序顺序。 如果未指定任何其他排序顺序, 则将默认排序顺序应用于查询或报表中的数据。

想进行什么操作?

了解已保存的排序顺序

定义查询的默认排序顺序

定义报表的默认排序顺序

了解已保存的排序顺序

已保存的排序顺序有两种:

  • 上次应用时间    上次应用的排序顺序是在对象上一次保存时生效的排序顺序。 表、查询、窗体和报表都可以具有最后应用的排序顺序。

  • 默认    默认排序顺序内置于查询或报表的设计中。 如果未指定任何其他排序顺序, 则应用默认排序顺序。

上次应用的排序顺序

当对数据进行排序时, 保存表、查询、窗体或报表时, 将在保存对象时自动保存排序顺序。 这称为上次应用的排序顺序。 创建排序顺序时, 实际上是在更改对象的设计。

如果希望在下次打开对象时自动应用上次应用的排序顺序, 请将对象的Load属性设置为"是"。 若要设置此属性, 请在 "设计" 视图中打开对象时执行以下步骤。

  1. 按 F4 显示属性表。

    如果已显示属性表, 则不需要执行此步骤。

  2. 执行下列操作之一:

    • 如果对象是表或查询, 请在属性表的 "常规" 选项卡上, 将 "加载时的排序方式" 属性设置为"是"

    • 如果对象是窗体或报表, 请在属性表的 "数据" 选项卡上, 将 "加载时的排序方式" 属性设置为"是"

注意: 通过将 "加载时的顺序" 属性设置为 "", 可以防止应用上次应用的排序顺序。

默认排序顺序

由于当有人对对象进行排序并保存时, 最后应用的排序顺序可能会更改, 因此你可能需要定义默认排序顺序。 默认排序顺序是对象设计的一部分, 并且在应用不同的排序顺序时不会更改。

只能为查询或报表指定默认排序顺序。 虽然默认的排序顺序未被当前或上次应用的排序顺序所覆盖, 但它仅在删除当前或上次应用的排序顺序时才有效。

定义查询的默认排序顺序

  1. 在“设计”视图中打开查询。

  2. 双击要用于排序的字段。

    该字段将显示在设计网格中。

  3. 在设计网格中, 清除添加的字段的 "显示" 行中的框。

  4. 在 "排序" 行中, 指定是否要按升序对字段进行排序 (首先为最小值)。A 到 Z) 或按降序排序 (最大值优先;Z 到 A)。

  5. 如果要按多个字段进行排序, 请重复步骤2到步骤4来添加其他排序字段。

    注意: 当按多个字段进行排序时, 结果最初按你指定的第一个字段排序, 然后按指定的下一个字段排序, 依此类推。 例如, 如果按姓氏和出生日期进行排序, 则 "姓氏" 为 "道琼斯" 的所有记录将显示为 "姓氏" 为 "Stevens" 的记录, 而与 "生日" 值无关。 然后, 按 "出生日期" 字段中的值对每个 "姓氏" 字段中的记录进行排序。

  6. 按 Ctrl+S 保存该查询。

注意: 若要从查询中删除默认排序顺序, 请从查询设计网格中删除排序字段。

定义报表的默认排序顺序

  1. 在 "报表" 视图或 "布局" 视图中打开报表。

  2. 在 "开始" 选项卡上的 "排序 & 筛选" 组中, 单击 "高级", 然后单击快捷菜单上的 "高级筛选/排序"。

    将显示 "新文档" 选项卡, 其中包含设计网格和一个窗口, 您可以在其中选择要排序的字段。

  3. 在窗口中, 双击要用于排序的字段。

    该字段将显示在设计网格中。

  4. 在设计网格中的 "排序" 行中, 指定是否要按升序对字段进行排序 (首先为最小值)。A 到 Z) 或按降序排序 (最大值优先;Z 到 A)。

  5. 如果要按多个字段进行排序, 请重复步骤2到步骤4来添加其他排序字段。

    注意: 当按多个字段进行排序时, 结果最初按你指定的第一个字段排序, 然后按指定的下一个字段排序, 依此类推。 例如, 如果按姓氏和出生日期进行排序, 则 "姓氏" 为 "道琼斯" 的所有记录将显示为 "姓氏" 为 "Stevens" 的记录, 而与 "生日" 值无关。 然后, 按 "出生日期" 字段中的值对每个 "姓氏" 字段中的记录进行排序。

  6. 在 "开始" 选项卡上的 "排序 & 筛选" 组中, 单击 "切换筛选"。

注意: 若要从报表中删除默认排序顺序, 请从设计网格中删除排序字段。

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