将库设置为要求签出文件

将库设置为要求签出文件

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一种方法来控制文档协作是需要签出的文件,尤其是在多个用户可以访问的库。如果需要库签出,其他人无法覆盖它。但是,您可以运行阻止其他人看到最新更改或进行更改自己的风险。如果其他人需要处理非常重要文件快速签回到该文档。

注意:  如果用户打算在库中共同创作文档,请不要将库配置为需要签出。在打开需要签出的情况下,用户无法同时处理文档。

要求签出的文件进行编辑

注意: 只有具有“完全控制”或“设计”权限的用户才可以将库设置为要求签出文件。

  1. 转到您打算在中工作的库。

  2. 单击设置 设置:更新配置文件,安装软件和将其连接到云库设置

    如果看不到功能区上,单击,然后单击这些菜单项

    设置组中的库设置

  3. 在“设置”页上的“常规设置”下,单击“版本控制设置”。

  4. 需要签出部分中,在下要求签出,然后才能编辑文档?,单击

  5. 单击“确定”保存您的设置,并返回到“库设置”页面。

如果您执行此操作...

将出现以下结果…

创建文件或将文件添加到库中

开始时将为您签出文件。您必须先将该文件签入库中,然后其他用户才可以查看和处理它。

打开文件进行编辑

在您单击“编辑”时,将自动为您签出文件。一个消息框将通知您即将签出文件并让您有机会在本地草稿文件夹中编辑该文件。

后签出的文件图标享受绿色、 向下箭头,指示该文件现在签出。没有其他人可以更改文件,并没有其他人可以看到所做的更改,在您签出。

对文件相关信息(属性)进行更改

如果尚未为您签出文件,您必须先将文件签出,然后才可以更改其属性,例如文件标题、作者姓名、到期日期、字数等。将文件再次签入后您的更改才会生效。

尝试打开为其他人签出的文件

签出”和“签入”选项不可用。您无法签出其他人已签出的文件。如果您尝试这么做,一条消息将通知您该文件已由其他人签出。

不过,您可以通过将鼠标悬停在文件图标上来了解是谁拥有该文件。将文件签出的用户的姓名将显示在工具提示中。然后,如果您急需该文件,您可以与此人联系,请求他/她将该文件签入。

将文件签入

系统将提示您输入有关您所做更改的注释。如果您的库跟踪版本,您的注释将成为版本历史记录的一部分。如果同时跟踪主要版本和次要版本,系统将提示您选择签入何种类型的版本。请在本文的另请参阅部分中查找,以便找到有关版本控制的详细信息。

使文件长期签出

在您将文件签出期间,任何其他人都无法看到您所做的更改,也无法编辑该文件。尽管在您更改的过程中这很有用,但这可能也会阻止其他人执行分配给他们的任务。将文件签出后尽快重新将其签入既是一种良好的业务惯例,也是一种普遍的礼节。在某些情况下,管理员可能必须强行将文件签入。

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