将导入或导出操作的详细信息保存为规格

如果在 Access 中运行导入向导或导出向导,可保存用作规范的设置,以便可随时重复该操作。规范包含 Access 重复该操作所需的所有信息,无需输入任何内容。例如,从 Excel 工作簿中导入数据的规范存储了源 Excel 文件的名称、目标数据库名称以及其他详细信息,例如是将数据追加到了现有表还是将数据导入了新表、主键信息以及字段名。

可以保存涉及 Access 中支持的任何文件格式的导入或导出操作。无法保存链接操作或其中仅导出部分数据表的操作的详细信息。

虽然规范的主要目标是保存所有主要详细信息,以便无需用户输入即可重复导入或导出,但实际上规范很具灵活性。例如,再次运行规范前,可更改源文件或目标文件的名称。如此,可将单个规范与多个不同的源文件或目标文件一起使用。

用于将格式化的数据导出到 Excel 或 Word 的规范将遵循当前筛选器和 Access 中源对象的列设置。如果源对象在运行规范时为打开状态,Access 将仅导出当前在视图中显示的数据。如果源对象不是打开状态,则该对象最近保存的设置将决定要导出的数据。

创建导入或导出规范

  1. 开始从 Access 中执行导入或导出操作。

    导入和导出向导位于“外部数据”选项卡上。导入向导位于“导入和链接”组,而导出向导位于“导出”组。

  2. 按照向导中的说明操作。单击“确定”或“完成”后,并且如果 Access 成功完成此操作,向导中将显示“保存导入步骤”或“保存导出步骤”页。

  3. 在向导页上,单击“保存导入步骤”或“保存导出步骤”即可将操作的详细信息另存为规范。

    Access 会显示一组额外的控件。下图显示了带有这些可用控件的对话框。

    “保存导入步骤”对话框

  4. 在“另存为”文本框中,键入规范名称。

  5. 在“说明”框中,键入说明以帮助自己或其他用户稍后标识操作。

  6. 若要创建提醒何时重复此操作的 Outlook 任务,请单击“创建 Outlook 任务”。

  7. 单击“保存导入”或“保存导出”以保存规范。Access 会在当前数据库中创建并存储规范。

  8. 如果已在向导的“保存导入步骤”或“保存导出步骤”页单击“创建 Outlook​​ 任务​​”,将显示一个“Outlook​​ 任务​​”窗口。填写任务的详细信息,然后单击“保存并关闭”。

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