将外部列表导出到 Excel

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您可以同步外部列表与 Microsoft Excel 之间的数据,并保留两个数据集的最新。如您可能想要保持产品库存列表中的,这样就可以轻松地共享和更新,但还通过使用 Microsoft Excel 中执行定期库存分析。

注意:  无法与 Excel 2013之前的版本同步外部列表。如果您尝试这么做,将显示如下消息:“无法连接到列表”。

有关详细信息,请参阅查找有关外部数据的内容

处理外部数据需要先执行多项必要的任务,以允许安全访问数据。下列信息可以帮助您计划后续步骤。另外,如果您在尝试处理外部数据时遇到问题,此信息可以帮助您确定问题。要访问外部数据,您或管理员必须执行以下操作:

准备外部数据源    管理员可能需要创建帐户并提供数据源权限,以确保合适的人员具有访问数据的权限且数据不会泄露给不适合的人员。在外部数据库中,管理员可能还需要创建特定的表格、视图、查询等,将结果限制为所需内容,以帮助提高性能。

配置 SharePoint 服务和帐户    管理员必须激活 Business Data Connectivity Services 和 Secure Store Service。有关使用这些服务的信息,请参阅SharePoint 2013 配置 Business Connectivity Services 解决方案创建外部列表从 SQL Azure 表使用 Business Connectivity Services 和安全存储

配置 Secure Store Services    管理员必须执行下列操作: 确定外部数据源、 创建目标应用程序,并设置目标应用程序的凭据的最佳访问模式。创建或编辑安全存储目标应用程序

配置 Business Data Connectivity Services    管理员必须确保创建外部内容类型有对业务数据连接元数据存储的权限和合适的用户有权访问外部列表基于的外部内容类型的用户。详细信息,请参阅SharePoint 2013 配置 Business Connectivity Services 解决方案

创建外部内容类型    用户必须定义外部内容类型,包含连接、访问权限、操作方法、列、筛选器和其他元数据相关的信息,以从外部数据源检索数据。

创建外部列表    用户必须创建外部列表基于的外部内容类型和外部列表的一个或多个视图,根据需要。

确保 Office 产品可立即使用    若要使用 Office 产品中同步外部数据,您必须至少具有 Windows 7 中的以下免费软件产品、 SQL Server Compact 4.0、.NET Framework 4 和 WCF Data Services 5.0 for OData V3 (如有必要,您将自动每个客户端计算机上系统提示您下载软件)。此外,确保 Office 安装选项、 已启用Business Connectivity Services (这是默认值)。此选项将安装种 Business Connectivity Services Client Runtime,后者执行下列操作: 缓存和同步与外部数据、 将业务数据映射到外部内容类型、 显示在 Office 产品中外部项选取器并运行自定义在 Office 产品的解决方案。

若要下载的必备软件产品,请参阅:使用 Office 2013 中的外部数据所需的必备软件

有关使用外部数据的详细信息,请参阅:查找有关外部数据的内容

将外部列表导出到 Excel

  1. 导航至包含列表的 SharePoint 网站。

  2. 单击快速启动上或 Office 365“设置”按钮 设置菜单上的 SharePoint 列表的名称,单击网站内容查看所有网站内容,然后在相应的列表部分中,单击列表的名称。

  3. 单击列表,然后单击导出到 Excel

    默认情况下对外部列表启用了此功能,但是系统管理员可以将其禁用。

  4. 如果系统提示您确认该操作,请单击“确定”

  5. “文件下载”对话框中,单击“打开”

  6. 当系统提示您是否在计算机上启用数据连接时,如果您认为到 SharePoint 网站上数据的连接可以安全启用,则单击“启用”

使用基于 web 查询文件的数据连接创建 Excel 表格。由当前的外部列表视图确定导出表中的列。在外部内容类型和外部列表视图和 SharePoint 网站的语言设置中定义的筛选器取决于导出的外部数据。忽略的任何页面限制。

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