将合并域插入到合并出版物中

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您可以在执行邮件合并、电子邮件合并或目录合并的步骤 2 的过程中,将合并域插入到邮件合并出版物、电子邮件合并出版物或目录合并出版物中。合并域是文本和图片信息的占位符,它们在已完成出版物的每份副本中都不同。

您可以插入合并域之前,必须到数据源中连接的邮件合并、 电子邮件合并或目录合并出版物。有关创建数据源的信息,请参阅创建邮件合并的数据源

本文内容

邮件合并出版物中插入合并域

电子邮件合并出版物中插入合并域

目录合并出版物中插入合并域

将合并域插入到邮件合并出版物中

  1. 如果邮件合并出版物尚未打开,请将其打开。

  2. “工具”菜单上,指向“邮寄和目录”,然后单击“邮件合并”

  3. “邮件合并”任务窗格中的“创建收件人列表”下,选择要使用的数据源,然后单击“下一步: 创建或连接到收件人列表”

  4. “选取数据源”对话框中,单击所需的数据源,然后单击“打开”

    根据所选的数据源类型,可能会出现其他对话框,要求提供特定信息。

    例如,如果数据源是在多张工作表上都包含信息的 Microsoft Office Excel 工作簿,您需要选择包含所需信息的工作表,然后单击“确定”

  5. 邮件合并收件人对话框中,您可以选择您想要在合并中包括的收件人。选择您想要包括的收件人旁边的复选框,然后清除要排除的收件人旁边的复选框。您可以按特定域或条件筛选列表,并按字母顺序排列列表进行排序。有关优化的收件人列表的详细信息,请参阅有关邮寄列表的提示

  6. 如果出版物中不包含文本框,而您想要添加将在已完成出版物的每份副本中都保持相同的文本,请插入一个或多个文本框。

    如何?

    1. 对象工具栏上单击文本框中 按钮图像

    2. 在出版物中,指向希望出现文本框一角的位置,然后沿对角线方向拖动鼠标直到达到所需的文本框大小。

  7. 要插入希望在已完成出版物的每份副本中都保持相同的文本,请在文本框内单击,然后键入要显示在每份副本中的文本。

  8. 在希望插入合并域的文本框内单击。

  9. 插入下列任意一项:

    图片域

    1. “邮件合并”任务窗格中的“其他项目”下,单击“图片域”

    2. “插入图片域”对话框中,单击包含图片文件名称或路径的数据域,然后单击“确定”

      注意: 如果“目录”栏中未包括含有那些图片的文件夹的路径,则必须指定图片文件的位置。单击“指定文件夹”,选择“[数据源文件夹]”,单击“添加”,导航到图片所在的位置,然后单击“打开”

    包含姓名、地址和其他信息的地址块

    1. “邮件合并”任务窗格中的“其他项目”下,单击“地址块”

    2. “插入地址块”对话框中,单击要包含的地址元素,然后单击“确定”

      注意: 如果您的数据源中的数据字段的名称与 Publisher 用于地址块数据字段的名称不匹配,您可能需要单击匹配域插入地址块对话框。在匹配域对话框中,使用下拉列表以选择从数据源中对应于 Publisher 字段的字段。

    问候语

    1. “邮件合并”任务窗格中的“其他项目”下,单击“问候语”

    2. “问候语”对话框中,选择问候语格式,其中包含称呼、名称格式及其后的标点。

      您还可以在称呼和随后的标点框中键入自己的文本。

    3. 请选择在 Publisher 不能解释收件人姓名的情况下要显示的文本,例如,在数据源不包含收件人的名字或姓氏而仅包含公司名称时。 

      您还可以在框中为无效的收件人姓名键入自己的文本作为问候语。

    4. 单击“确定”

      注意: 如果数据源中的数据域的名称与 Publisher 用于问候语的域名称不匹配,则可能需要单击“问候语”对话框中的“匹配域”。在“匹配域”对话框中,使用下拉列表,从数据源中选择与 Publisher 域对应的域。

    信息的其他字段

    “邮件合并”任务窗格中,“准备出版物”下方的列表包括您的数据源中的所有域。您可以使用此列表向出版物中添加任何其他域。

    1. “邮件合并”任务窗格中“准备出版物”下方的列表框中,将希望包含的域拖动到为它创建的文本框中。

      注意: 从此列表中拖动一个图片项仅会插入指示图片路径的文本,而不会插入图片本身。

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将合并域插入到电子邮件合并出版物中

  1. 如果电子邮件合并出版物尚未打开,请将其打开。

  2. “工具”菜单上,指向“邮寄和目录”,然后单击“电子邮件合并”

  3. “电子邮件合并”任务窗格中的“创建收件人列表”下,选择要使用的数据源,然后单击“下一步: 创建或连接到收件人列表”

  4. “选取数据源”对话框中,单击所需的数据源,然后单击“打开”

    根据所选的数据源类型,可能会出现其他对话框,要求提供特定信息。

    例如,如果数据源是在多张工作表上都包含信息的 Microsoft Office Excel 工作簿,您需要选择包含所需信息的工作表,然后单击“确定”

  5. 邮件合并收件人对话框中,您可以选择您想要在合并中包括的收件人。选择您想要包括的收件人旁边的复选框,然后清除要排除的收件人旁边的复选框。您可以按特定域或条件筛选列表,并按字母顺序排列列表进行排序。有关优化的收件人列表的详细信息,请参阅准备电子邮件邮寄列表的提示

  6. 如果出版物不包含文本框,请插入一个或多个文本框。

    如何?

    1. 对象工具栏上单击文本框中 按钮图像

    2. 在出版物中,指向希望出现文本框一角的位置,然后沿对角线方向拖动鼠标直到达到所需的文本框大小。

  7. 要插入希望在已完成出版物的每份副本中都保持相同的文本,请在文本框内单击,然后键入要显示在每份副本中的文本。

  8. 在电子邮件合并出版物中,单击要插入合并域的文本框的内部。

  9. 插入下列任意一项:

    个性化超链接

    1. “电子邮件合并”任务窗格中的“其他项目”下,单击“插入个性化超链接”

    2. “插入个性化超链接”对话框中,键入要显示的文本以及收件人单击超链接时希望收件人转到的网站或网页的地址。

    3. 如果希望在显示文本或超链接域中使用数据域,请在“显示文本”“超链接”框中单击,然后在“要插入的项目”下方的列表中单击要插入的数据域。

      如果插入数据域,可以为所有空白条目指定与插入的数据域对应的替换显示文本和 Web 地址。根据需要选中“为空白条目使用默认文本”“为空白条目使用默认超链接”复选框,然后键入替换文本和 Web 地址。

      “插入个性化超链接”对话框的图像

    图片域

    1. “电子邮件合并”任务窗格中的“其他项目”下,单击“图片域”

    2. “插入图片域”对话框中,单击要插入的图片数据域,然后单击“确定”

      注意: 如果“目录”栏中未包括含有那些图片的文件夹的路径,则必须指定图片文件的位置。单击“指定文件夹”,选择“[数据源文件夹]”,单击“添加”,导航到图片所在的位置,然后单击“打开”

    问候语

    1. “电子邮件合并”任务窗格中的“其他项目”下,单击“问候语”

    2. “问候语”对话框中,选择问候语格式,其中包含称呼、名称格式及其后的标点。

      您还可以在称呼和随后的标点框中键入自己的文本。

    3. 请选择在 Publisher 不能解释收件人姓名的情况下要显示的文本,例如,在数据源不包含收件人的名字或姓氏而仅包含公司名称时。 

      您还可以在框中为无效的收件人姓名键入自己的文本作为问候语。

    4. 单击“确定”

      注意: 如果数据源中的数据域的名称与 Publisher 用于问候语的域名称不匹配,则可能需要单击“问候语”对话框中的“匹配域”。在“匹配域”对话框中,使用下拉列表,从数据源中选择与 Publisher 域对应的域。

    信息的其他字段

    “电子邮件合并”任务窗格中,“准备出版物”下方的列表包括您的数据源中的所有域。您可以使用此列表向出版物中添加任何其他域。

    1. “电子邮件合并”任务窗格中“准备出版物”下方的列表框中,将希望包含的域拖动到为它创建的文本框中。

      注意: 从此列表中拖动一个图片项仅会插入图片的路径,而不会插入图片本身。

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将合并域插入到目录合并出版物中

  1. 如果目录合并出版物尚未打开,请将其打开。

  2. “工具”菜单上,指向“邮寄和目录”,然后单击“目录合并”

  3. “目录合并”任务窗格中的“选择产品列表”下,选择要使用的数据源,然后单击“下一步: 创建或连接到产品列表”

  4. “选取数据源”对话框中,单击所需的数据源,然后单击“打开”

    根据所选的数据源类型,可能会出现其他对话框,要求提供特定信息。

    例如,如果数据源是在多张工作表上都包含信息的 Microsoft Office Excel 工作簿,您需要选择包含所需信息的工作表,然后单击“确定”

  5. “目录合并产品列表”对话框中,可以选择要包含在合并中的项目。选中要包含的项目旁边的复选框,清除要排除的项目旁边的复选框。您可以按特定域或条件筛选列表,并按字母顺序对列表进行排序。

  6. 如果您的出版物中不包含文本框中,插入目录合并区出版物,将在其中插入数据字段的文本框。

    如何?

    1. 对象工具栏上单击文本框中 按钮图像

    2. 在出版物中,指向希望出现文本框一角的位置,然后沿对角线方向拖动鼠标直到达到所需的文本框大小。

  7. 要在重复的目录合并区中插入随每条记录的不同而不同的数据,请单击要在其中插入数据域的文本框的内部,然后执行下列任一操作:

    1. 要向模板的重复目录合并区中插入文本,请在“目录合并”任务窗格的“准备出版物”下单击要插入的域。

      注意: 单击图片或照片域将插入文本(图片的路径和文件名),而非图片本身。

    2. 要插入图片,请在“其他项目”下单击“产品图片”

      注意: 如果在插入合并域之前没有在目录合并区中的文本框内单击,则 Publisher 将在新的文本框或图片框内插入每个合并域。

  8. 重复步骤 5,直到已从数据源中插入所需的所有域。

  9. 设置目录合并区的格式,并对其进行排列,目录合并区对数据源中的每条记录都是重复的。您可以调整目录合并区的大小,以便多条记录可以严格按照您想要的方式适应页面。有关设置文本格式和排列文本的详细信息,请在请参阅部分中查找相关链接。

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