将任务添加到项目中

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管理项目的其中一个首要步骤是添加为了完成项目需要做的任务。任务列表可以像需要完成的内容清单一样简单,也可以涉及更多详细信息(例如,开始和完成日期、与其他任务的关系以及其他相关的任务信息)。简单的任务清单和任务的计划列表在网站上使用相同列表,因此您可以从简单的清单开始,然后向任务添加详细信息以使其成为任务的计划列表。

添加简单的任务清单

如果您刚开始处理项目计划,或者预计此项目不会太过复杂,则简单的任务清单可能已足够管理您的项目。您的清单可能包括项目任务的截止日期以及项目工作组成员的工作分配。

要添加简单的任务清单,请执行以下操作:

  1. 在网站的“快速启动”上,单击“任务”。

  2. 在“任务”页面上,单击“编辑”。

  3. 在“任务名称”列中,键入项目中需要完成的每项任务的名称。添加任务后,按 Enter 移至下一行。

提示:  是否希望在已列出的两个任务之间添加新任务? 单击现有任务的复选框左侧的空白处,然后按 Insert。将在您选定的现有任务上方添加了新行。您也可以在“任务”选项卡上的“层次结构”组中单击“插入”。

  1. 在“截止日期”列中,键入或选择列表中的每个任务应完成的日期。如果不确定需要完成任务的时间,请将该任务的此列留空。

  2. 在“分配对象”列中,键入或选择处理列表中每项任务的每个人员的姓名。

    提示:  最佳做法是仅对每个任务分配一个人员。如果您需要分配多个人员,这可能导致将任务标记为完成时出现问题。如果安媛媛完成处理任务,则她应在“我的任务”页面上将任务登记为完成。但是,这样做会为分配的每个人(而不仅仅是安媛媛)将任务标记为完成。处理任务的其他人可能仍需要执行一些工作。如果您认为您仍需要向任务分配多个人,则可以使用分号 (;) 分隔名称。

  3. 当完成添加简单的任务清单时,单击“停止”。

添加简单的任务清单的另一种快速方法是粘贴来自 Excel 工作表的列表。只要您在工作表中使用的列与“任务”页面上显示的列对齐,您就可以单击任务列表并粘贴工作表数据。如有可能,姓名将与“分配对象”列中的帐户配对。

当处理项目时,项目完成后,您可以选中每个任务名称旁边的复选框。

如果发现您需要对简单清单中的任务进行更多控制,您可以使用下一部分中的步骤向任务添加详细信息,以创建更可靠的计划列表。

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添加任务计划列表

如果项目有些复杂,您可能会发现任务的计划列表有助于您以更易于管理的方式跟踪工作。

要添加任务计划列表,请执行以下操作:

  1. 在网站的“快速启动”上,单击“任务”。

  2. 在“任务”页面上,单击“新建任务”。或者,在功能区的“任务”选项卡上,单击“新建项目”。

    注意:  如果您最初创建了简单的任务清单,但是该项目逐步涉及更多信息,您可以轻松地向现有任务添加更多详细信息。要选择任务,请单击该任务的复选框左侧的空白处,然后在功能区的“任务”选项卡上单击“编辑项目”。这将打开任务,以便您可以添加更大量的日程安排详细信息。

  3. 在“任务名称”框中键入任务的名称。

  4. 在“开始日期”和“截止日期”框中键入或选择任务的开始日期和完成日期。如果不确定任一日期,请暂时忽略此信息。您始终可以稍后返回,并通过编辑任务来添加信息。

  5. 在“分配对象”框中键入您希望处理任务的人员姓名或电子邮件地址。

    提示:  最佳做法是仅对每个任务分配一个人员。如果您需要分配多个人员,这可能导致将任务标记为完成时出现问题。如果安媛媛完成处理任务,则她应在“我的任务”页面上将任务登记为完成。但是,这样做会为分配的每个人(而不仅仅是安媛媛)将任务标记为完成。处理任务的其他人可能仍需要执行一些工作。如果您认为您仍需要向任务分配多个人,则可以使用分号 (;) 分隔名称。

  6. 如果任务的工作已开始,请在“完成百分比”框中输入百分比,以指明大约已完成工作的百分比以及剩余的百分比。

    提示:  这是一个功能强大的域,可供项目的工作组成员定期更新。它可以帮助您了解项目工作的进度以及项目是否步入正轨,以便按时完成。

  7. 如果希望提供有关涉及工作的更多详细信息,请在“说明”框中键入任务的简要说明。这对于试图了解您的项目的管理人员和其他利益干系人可能很有帮助。

  8. 使用“前置任务”旁边的框和按钮指明在当前任务可以开始之前您的项目中有哪些任务需要完成。

    例如,假设您创建了称为“发布新闻稿”的任务,它在“撰写新闻稿”任务完成后才能开始。从左侧的框中选择“撰写新闻稿”任务,然后单击“添加”以将其移至右侧框中。这表明“撰写新闻稿”任务是“发布新闻稿”任务的前置任务,即,先于“发布新闻稿”任务。

  9. 从“优先级”列表中选择合适的优先级级别。

  10. 从“任务状态”列表中选择合适的状态级别。

    提示:  这是另一个域,项目工作组成员定期更新将很有帮助。它可有助于您掌握工作障碍、计划延迟和其他关键的日程安排问题。

  11. 单击“保存”

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使用您的任务列表

在使用您的任务列表时,截止日期以红色列出的那些任务已延迟。通过选中任务旁边的复选框,将延迟任务标记为“已完成”之后,截止日期将不再显示为红色文本。

此外,您可以通过单击列表上方的视图链接可在任务列表的不同视图之间切换。您可以从“所有任务”、“日历”、“已完成”、“甘特图”、“延迟的任务”、“我的任务”和“即将开始”中进行选择,也可以修改现有视图或创建自己的任务列表视图。如果任务列表上方没有列出要使用的视图,请单击视图链接旁边的“单击以了解其他选项”(…) 并选择要使用的视图。有关创建自己的视图的详细信息,请参阅创建、更改或删除列表或库的视图

向项目添加详细任务后,您可能需要:

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