导出内容搜索报告

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而不是从Office 365 安全和合规性中心中的内容搜索 (和使用电子数据展示事例相关联的内容) 导出完整的搜索结果集,您可以只导出导出搜索结果时生成的相同报表。

导出报表时,则将它下载到文件夹中具有相同名称内容的搜索,但与_ReportsOnly追加。例如,如果ContosoCase0815名为内容搜索,然后报表将下载到名为ContosoCase0815_ReportsOnly的文件夹。报表中包含的文档的列表,请参阅在报表中包含的内容

准备工作

  • 要导出的内容搜索报告,您必须在Office 365 安全与合规中心导出管理角色分配。此角色分配给内置电子数据展示管理器角色组。它不是默认情况下分配给组织管理角色组。有关详细信息,请参阅在 Office 365 安全和合规性中心中的电子数据展示权限分配

  • 导出报表时,数据暂时存储在云中的 Microsoft Windows Azure存储区唯一之前下载到本地计算机。请确保您的组织可以连接到的终结点Azure,这是在*。 blob.core.windows.net (通配符代表您导出的唯一标识符)。两周创建后将从Azure存储区已删除的搜索结果的数据。

  • 用于导出搜索结果的计算机必须满足以下系统要求:

    • 32 位或 64 位版本的 Windows 7 和更高版本

    • Microsoft.NET Framework 4.7

    • 支持的浏览器:

      • Internet Explorer 10 和更高版本

      • Google Chrome,与 ClickOnce 安装加载项

        注意: Mozilla Firefox 不能用于下载的搜索结果。这是因为对于 Firefox FxClickOnce 加载项不再支持Office 365电子数据展示导出工具。

生成和下载内容搜索报告

生成和下载的内容搜索报表的步骤在非常类似于实际导出搜索结果。

步骤 1: 生成用于导出报告

第一步是准备将下载到您的计算机导出报表。当您在报表中,文档上载到 microsoft Azure存储区报表云。

  1. 转到 https://protection.office.com

  2. 使用工作或学校帐户登录到 Office 365。

  3. 在安全与合规中心的左侧窗格中,单击“搜索和调查”>“内容搜索”。

  4. 内容搜索页面上,选择搜索。

  5. 详细信息窗格中,在导出到计算机的报表,下单击生成报表

    注意: 如果在搜索结果超过 7 天,会提示您要更新的搜索结果。如果发生这种情况,取消导出单击更新搜索结果中所选搜索的详细信息窗格,然后在结果更新后重新启动报表导出。

  6. 将报表导出页面上的包括搜索中的这些项目,请在下,选择下列选项之一:

    • 仅导出索引项

    • 导出索引和未编制索引项

    • 仅导出未编制索引项

    有关未索引项的详细信息,请参阅在内容搜索未索引的项

  7. 选择要包括的所有版本的SharePoint文档搜索统计信息。仅当搜索的内容源包括SharePoint或OneDrive for Business网站,则会显示此选项。

  8. 单击生成报告

    搜索结果报告准备下载,这意味着会将报表文档上载到 Microsoft 云Azure存储区域。准备好供下载报表时,下载报告链接的详细信息窗格中显示在导出到计算机的报表下。

注意: 您也可以与电子数据展示事例相关联的内容搜索导出报表。要执行此操作,请转至搜索和调查>电子数据展示,选择大小写,然后单击编辑 “编辑”图标 。在搜索页面中,选择搜索,然后再单击导出 导出搜索结果图标 >将报表导出

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步骤 2: 下载报告

下一步是Azure存储区域中的报表下载到本地计算机。

  1. 在您生成的报表,在导出到计算机的报表下的搜索的详细信息窗格中,单击下载报告

    下载报告页面显示,其中包含以下有关截止时间报告的信息将下载到您的计算机。

    • 将下载的项的数目。

    • 将下载的项的预计总大小。

    • 索引还是未编制索引将被导出。索引状态的项目是识别的格式、 已加密,或其他原因未索引项。

    • SharePoint 文档版本是否将被下载。

    • 报表导出过程的状态。您可以开始下载报告,即使未完成的报表的准备。

  2. 导出密钥,请单击复制到剪贴板。您将在步骤 5 中使用此键以下载报表。

    重要: 因为任何人都可以安装和启动电子数据展示导出工具,然后使用此键下载搜索报告,请务必采取措施来保护此键,就像将保护密码或其他与安全相关信息。

  3. 单击下载报告

  4. 如果系统提示你安装 MicrosoftOffice 365 电子数据展示导出工具,请单击“安装”。

  5. 在“电子数据展示导出工具”中,将你在步骤 2 中复制的导出密钥粘贴在相应的框中。

  6. 单击浏览以指定所需下载报表的位置。

  7. 单击“启动”将搜索结果下载到计算机。

    电子数据展示导出工具显示有关导出流程,包括估计值个数 (和大小) 的剩余项目要下载的状态信息。导出过程完成时,您可以访问已下载的位置中的文件。

注意: 您可以与电子数据展示事例相关联的内容搜索下载报表。要执行此操作,请转至搜索和调查>电子数据展示,选择大小写,然后单击编辑 “编辑”图标 。在导出页面中,选择一个报表导出,,然后单击详细信息窗格中的下载报告

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在报表中包含的内容

在生成和导出关于内容搜索结果的报表时,会下载以下文档:

  • 导出摘要  Excel 文档包含导出的摘要。这其中包括信息,如搜索的内容源的个数,从每个内容的位置估计的项目数,将导出的项目的实际数的搜索结果数以及项目的估计和实际大小将导出的。

    注意: 如果报表中包含非索引的项,(如果导出的搜索结果) 是和已下载的搜索结果的总行数的总数估计的搜索结果中包括的索引状态的项目数导出摘要中列出报表。换言之,将下载的项的数目等于

  • 清单   清单文件(XML 格式)包含搜索结果中的每个项的信息。

  • 结果  Excel 文档包含行与将导出搜索结果与每个索引项的信息。结果日志中包含有关每封邮件的信息的电子邮件,包括:

    • 邮件在源邮箱中的位置(包括邮件位于主邮箱还是存档邮箱)。

    • 发送或接收邮件的日期。

    • 邮件的主题行。

    • 邮件的发件人和收件人。

    对于SharePoint和OneDrive for Business网站、 结果日志从文档中包含有关每个文档的信息,包括:

    • 文档的 URL。

    • 文档所在的网站集的 URL 。

    • 上次修改文档的日期。

    • 文档的名称(位于结果日志中的主题列)。

    注意: 结果文档中的行数应等于会列出未索引项文档中的项目的总行数减去下载的搜索结果的总数。

  • 未索引的项  Excel 文档中包含有关在搜索结果中将包含任何未索引项的信息。如果生成搜索结果报表时,不包含未索引的项,此报表仍将下载,但将为空。

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