导入或链接到 SharePoint 列表中的数据

导入或链接到 SharePoint 列表中的数据

您可以将 SharePoint 中的数据引入 Access,方法有两种  — 导入或链接。

导入过程将在 Access 数据库中创建 SharePoint 列表的副本。在执行导入操作的过程中,您可以指定要复制的列表,对于每个选定列表可以指定是要导入整个列表还是只导入特定视图。

链接过程连接至其他程序中的数据,以便查看和编辑 SharePoint 和 Access 中的最新数据,而无需在 Access 中创建和维护数据副本。如果不想将 SharePoint 列表复制到 Access 数据库,而是想基于该列表的内容运行查询和生成报表,则应链接到数据。

本文介绍了导入 SharePoint 列表和链接到 SharePoint 列表的步骤。

注意: 本文不适用于 Access Web 应用 - 使用 Access 设计并联机发布的数据库。

你要做什么?

导入 SharePoint 列表

有关导入的其他需知内容

导入的相关任务

链接到 SharePoint 列表

使用的是 Access 2007,并且想使用“迁移到 SharePoint 网站”向导?如果是这样,请参阅下文中的在 Access 2007 中使用“迁移到 SharePoint 网站”向导

导入 SharePoint 列表

导入数据时,Access 将创建一个表,并将源列表(或视图)中的列和项目作为字段和记录复制到该表中。导入操作结束时,可以选择将该次导入操作的详细信息另存为规格。导入规格可帮助您日后重复该导入操作,而不必每次都逐步完成“导入向导”。

下面列出了将 SharePoint 列表导入 Access 数据库的常见原因:

  • 要将数据(例如联系人列表)永久地移至 Access 数据库,因为 SharePoint 网站上您不再需要该信息。您可以将列表导入 Access中,然后从 SharePoint 网站删除它。

  • 您的部门或工作组使用 Access,但偶尔会要求您从 SharePoint 列表获取必须合并到某一数据库的其他数据。

请在导入列表之前完成这些步骤

  1. 查找包含要复制的列表的 SharePoint 网站,并记下该网站的地址。

    有效的网站地址以 http://https:// 开头,后跟服务器名称,并以服务器上特定网站的路径结尾。

  2. 识别要复制到数据库的列表,然后决定要复制整个列表还是只复制特定视图。可以在一个导入操作中导入多个列表,但是只能导入每个列表的一个视图。如有必要,请创建只包含您感兴趣的列和项目的视图。

  3. 请检查源列表或源视图中的列。

    下表介绍了在导入不同元素时要牢记的一些注意事项:

    元素

    注意事项

    Access 只导入前 256 列,因为其在一个表中只支持 256 个字段。为避免出现该问题,请创建一个视图,并且只给它添加您需要的列,从而确保列的总数不超过 256。

    文件夹

    SharePoint 列表中的每个文件夹将变成 Access 表中的一个记录。文件夹内的项目也显示为记录,紧邻对应于该文件夹的记录之下。

    查阅列

    如果源列查阅其他列表中的值,则您具有以下两个选择:

    • 将显示值作为字段本身的一部分导入。在这种情况下,您不需要导入相关的列表。

    • 强制目标字段查阅其他表。在这种情况下,如果数据库不包含可以提供查阅值的表,则您还必须导入相关的列表。

    注意: 类型为“用户”或“组”的源列是特殊类型的查阅列。它查阅“用户信息”列表中的值,所以您必须决定是否要随其他列表一起导入“用户信息”列表。

    计算列

    计算列中的结果会被复制到其数据类型取决于计算结果的数据类型的字段。执行该计算的表达式不会被复制。

    附件

    列表的附件列被复制到名为“附件”的字段。

    多值列

    类型为“选择”或“查阅”的列可以包含多个值。当您导入支持多个值的列时,Access 将创建一个支持多个值的列。

    RTF 格式

    包含 RTF 格式的列作为“备忘录”字段导入到 Access 中。“备忘录”字段的“文本格式”属性设置为”RTF”,并保留格式。请注意,从 Access 2013 开始,“备忘录”数据字段已重命名为“长文本”字段。

    关系

    Access 不会在导入操作结束时自动在相关表之间创建关系。必须通过使用“关系”选项卡上的选项,在各个新表和现有表之间手动创建关系。要显示“关系”选项卡,请在“数据库工具”选项卡的“关系”组中,单击“关系”。

  4. 确定要向其导入列表的数据库。

    确保你具有将数据添加到该数据库的必要权限。如果不想将数据存储在任何现有数据库中,请创建一个空白数据库。

  5. 检查数据库中的表。

    导入操作会创建一个与 SharePoint 列表同名的表。如果该名称已经使用,则 Access 会将“1”追加到新表的名称, 例如,“联系人 1”。(如果“联系人 1”也已经被占用,则 Access 将创建“联系人 2”,依此类推。)

注意: Access在导入操作过程中不会覆盖数据库中的表,您不能将列表或视图的内容追加到现有表。

导入列表

  1. 打开将存储导入数据的 Access 数据库。如果不想将数据存储在任何现有的数据库中,请创建一个空白数据库。

  2. Access 版本不同,导入/链接文本向导的位置会略有不同。选择与你的 Access 版本相匹配的步骤:

    • 如果使用的 Access 是最新版本的 Office 365 订阅,请在“外部数据”选项卡上的“导入并链接”组中,单击“新数据源”>“自 Online Services​​”>“SharePoint 列表​​”。

    • 如果使用的是 Access 2016、Access 2013 或 Access 2010,在“外部数据”选项卡上的“导入并链接​​”组中,单击“其他”按钮以显示选项的下拉列表,然后单击“SharePoint 列表​​”。

    • 如果使用的是 Access 2007,请在“外部数据”选项卡上的“导入”组中,单击“SharePoint 列表​​”。

  3. Access 将打开“获取外部数据 - SharePoint 网站”对话框。

    在“获取外部数据 - SharePoint 网站”对话框中选择导入或链接到 SharePoint 网站。

  4. 在向导中,指定源网站的地址。

  5. 选择“将源数据导入当前数据库的新表中”,然后单击“下一步”

  6. 从向导显示的列表中选择要导入的列表。

  7. “要导入的项目”列中,为每个选定列表选择所需的视图。

  8. 标有“对于查找另一列表中所存储的值的字段,导入其显示值而非 ID”的复选框控制为选定列表中的查阅列导入哪些数据。请执行下列操作之一:

    • 要将显示值作为字段本身的一部分导入,请选中该复选框。在这种情况下,该字段将不查找其他表中的值。

    • 如需目标字段查找其他表中的值,请清除该复选框。这样做会将显示值行的 ID 复制到目标字段。ID 是在 Access 中定义查阅字段所必需的。

    导入 ID 时,您必须导入当前为查阅列提供值的列表(除非目标数据库已经包含可以充当查阅表的表)。

    导入操作在对应字段中放置 ID,但是它不设置使字段像查阅字段那样工作所需的所有属性。设置这样字段的查阅属性的步骤在本文设置查阅字段下的描述。

  9. 单击“确定”。

Access 导入列表,然后在向导的最后一页上显示操作的状态。如果打算以后重复导入操作,则将详细信息保存为导入规格。

有关导入的其他需知内容

导入的相关任务

完成导入操作后,应考虑执行一些其他任务:

验证数据类型    Access 会为源列对应的每个字段选择适当的数据类型。验证每个字段及其设置,确保对所有字段的设置方式满意。

调查其他字段    根据表所基于的列表类型,你还可能注意到表中存在一些额外的字段,如“编辑”、“修改日期”和“类型”。有关这些字段的详细信息以及它们所包含的信息,请参阅 SharePoint 帮助。如果在 Access 数据库中不需要这些字段,则可以安全地删除它们。

设置查阅字段    如果导入了查阅列的 ID,则必须手动设置对应字段的查阅属性。

  1. 在“表设计”视图中,在字段的“数据类型”列表中单击“查阅向导”

  2. 在该向导中,接受默认选择(“使用查阅列查阅表或查询中的值”),然后单击“下一步”

  3. 选择将提供字段查阅值的表或查询,单击“下一步”

    注意: 该表可以是新导入的表或现有表。

  4. “字段列表”窗格中,选择“ID”字段和包含显示值的字段,然后单击“下一步”

  5. 指定排序顺序,然后单击“下一步”

  6. 单击“完成”,然后保存设计更改。

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链接到 SharePoint 列表

链接到 SharePoint 列表时,Access 将创建一个反映源列表的结构和内容的新表,该表通常称为链接表。与导入不同,链接操作创建的链接只指向该列表,而不是指向该列表的任何特定视图。

在以下两方面链接比导入的功能更强大:

  • 添加和更新数据    通过浏览找到 SharePoint 网站,或者通过在 Access 内使用数据表视图或窗体视图,可以对数据进行更改。在一个位置中进行的更改会在另一位置中反映出来。如果要进行结构性更改(如删除或更改列),则必须通过在 SharePoint 网站上打开该列表来完成。使用 Access 时,不能添加、删除或修改链接表中的字段。

  • 查阅表格    链接至 SharePoint 列表时,Access 会自动为所有查阅列表创建链接表(除非查阅列表已经链接到数据库)。如果查阅列表包含查阅其他列表的列,则在链接操作中也包括那些列表,以便每个链接表的查阅列表在数据库中都具有对应的链接表。Access 还在这些链接表之间创建关系。

链接到 SharePoint 列表的常见情况

从 Access 数据库链接到 SharePoint 列表的原因通常有以下几种:

  • 您的部门或工作组使用 Access 进行丰富的报告和查询,并将 Windows SharePoint Services 用于工作组协作和交流。单个工作组创建跟踪各种内容(如联系人和问题)的列表,但是通常必须将该列表数据导入到数据库中以进行聚合和报告。链接是合适的选择,因为它同时允许 SharePoint 网站用户和数据库用户添加和更新数据以及始终查看和使用最新数据。

  • 您是最近才开始使用 Windows SharePoint Services 的 Access 用户。您已将几个数据库迁移到工作组 SharePoint 网站,而且这些数据库中的大多数表是链接表。从现在开始,您将创建 SharePoint 列表(而不是创建本地表),然后将其链接到数据库中的这些列表。

  • 您希望继续在 SharePoint 网站上存储这些列表,而且希望使用 Access 内的最新数据运行查询和打印报表。

准备链接到 SharePoint 列表

  1. 查找具有您要链接到的列表的 SharePoint 网站,并记住该网站的地址。

    有效的网站地址以 http://https:// 开头,后跟服务器名称,并以服务器上特定网站的路径结尾。

  2. 确定要链接到哪些列表。您可以在单个链接操作中链接到多个列表,但是不能链接到任何列表的特定视图。

    注意: 此外,不能链接到调查或讨论。

  3. 检查源列表中的列。下表介绍了在链接到不同元素时要牢记的一些注意事项。

    元素

    注意事项

    Access 在一个表中无法支持 256 个以上的字段,所以链接表只包含前 256 列。

    文件夹

    SharePoint 列表中的每个文件夹在 Access 表中都显示为记录。文件夹内的项目也显示为记录,紧邻对应于该文件夹的记录之下。

    查阅列

    如果源列查阅其他列表中的值,而且相关列表尚未存在于数据库中,则 Access 将自动为相关列表创建链接表。

    注意: 类型为“用户”或“组”的源列是特殊类型的查阅列,它查阅“用户信息”列表中的值。如果链接到一个包含“用户”或“组”列的列表,则 Access 会自动为“用户信息”列表创建一个链接表。

    计算列

    计算列中的结果在对应字段中显示,但是在 Access 中您无法查看或修改公式。

    附件

    列表的附件列显示为“附件”字段。

    只读列

    SharePoint 列表中的只读列在 Access 中仍是只读的。此外,在 Access 中您可能无法添加、删除或修改列。

    多值列

    类型为“选择”或“查阅”的列可以包含多个值。对于这样的列,链接操作将创建支持多个值的字段。如果源列的类型为“查阅”,则在链接表中创建多值查阅列。

  4. 确定您要在其中创建链接表的数据库。确保您具有将数据添加到该数据库的必要权限。如果您不想在任何现有的数据库中存储数据,请创建一个新的空白数据库。

  5. 检查数据库中的表。链接到 SharePoint 列表时,将创建与源列表同名的表。如果该名称已在使用中,Access 会在新表名后附加 “1”,例如“联系人1”。(如果“联系人1”也已经被占用,Access 将创建“联系人2”,以此类推。)该规则也适用于相关列表。

    注意: 在进行操作时请记住,Access 在链接操作过程中从不覆盖数据库中的表。此外,也不能将 SharePoint 列表的内容追加到现有表。

链接到数据

  1. 打开目标数据库。

  2. Access 版本不同,导入/链接文本向导的位置会略有不同。选择与你的 Access 版本相匹配的步骤:

    • 如果使用的 Access 是最新版本的 Office 365 订阅,请在“外部数据”选项卡上的“导入并链接”组中,单击“新数据源”>“自 Online Services​​”>“SharePoint 列表​​”。

    • 如果使用的是 Access 2016、Access 2013 或 Access 2010,在“外部数据”选项卡上的“导入并链接​​”组中,单击“其他”按钮以显示选项的下拉列表,然后单击“SharePoint 列表​​”。

    • 如果使用的是 Access 2007,请在“外部数据”选项卡上的“导入”组中,单击“SharePoint 列表​​”。

  3. Access 将打开“获取外部数据 - SharePoint 网站”对话框。

    在“获取外部数据 - SharePoint 网站”对话框中选择导入或链接到 SharePoint 网站。

  4. 在向导中,指定源网站的地址。

  5. 选择“通过创建链接表来链接到数据源”,然后单击“下一步”

    向导将显示可用于链接的列表。

  6. 选择要链接到的列表,然后单击“确定”

    注意:  如果一些列表已链接到当前数据库,则将选中对应于那些列表的复选框。如果要删除任何链接,清除要删除链接的复选框。

    Access 将尝试为在该操作过程中选择的列表和每个相关列表创建链接表。此外,Access 将尝试刷新与在向导中选中的列表相对应的链接表。 Access 还会在表之间创建关系。与导入操作不同,链接操作维护查阅字段和相关表之间的查阅属性设置。您不必在表的设计视图中手动设置查阅字段的属性。

  7. 在数据表视图中检查新的链接表。确保正确显示了所有字段和记录。

    Access 为对应于源列的每个字段选择正确的数据类型。值得注意的是,每次打开链接表或源列表时,你都会看到其中显示了最新数据。但是,对列表进行的结构性更改不会自动反映在链接表中。要通过应用最新的列表结构来更新链接表,请右键单击导航窗格中的表,指向“更多选项”,然后单击“刷新列表”。

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注意,本部分内容仅适用于 Access 2007。

概述

将数据库从 Access 迁移到 SharePoint 网站时,在 SharePoint 网站上创建列表,该网站仍链接到数据库中的表。“迁移到 SharePoint 网站向导”有助于同时迁移所有表格中的数据并保留其关系。

创建 SharePoint 列表后,用户可在 SharePoint 网站或 Access 的链接表中使用该列表,同时使用 SharePoint 网站的功能管理数据和通过更改保持最新状态。

指向 SharePoint 列表的链接存储在 Access 数据库中,窗体、查询和报表也存储在 Access 中。使用 Access 中的表格或窗体或者在 SharePoint 网站上编辑列表,即可输入数据。

如何迁移数据

“迁移到 SharePoint 网站向导”尽可能将数据迁移到基于 SharePoint 网站上列表模板的列表中,例如“联系人”列表。如果无法将表格与列表模板匹配,则该表格会作为 SharePoint 网站上数据表视图中的自定义列表。

操作可能需要一些时间,具体取决于数据库大小、对象数量和系统性能。如果在过程中改变了主意,可以单击“停止”将其取消。

向导在计算机上创建一个数据库的备份副本。并在 Access 中创建从表格指向列表的链接,以便在使用 Access 时可轻松找到 SharePoint 网站上的数据。尽可能将表格之间的关系表示为 SharePoint 列表之间的链接。

如果出现任何问题,“迁移到 SharePoint 网站向导”会报告该问题,并将其另存为 Access 数据库中的日志表,可以使用该表来帮助进行故障排除。

使用“迁移到 SharePoint 网站向导”

  1. 在“外部数据”选项卡上的“SharePoint 列表”组中,单击“迁移到 SharePoint”。

  2. 按照“迁移到 SharePoint 网站向导”中的步骤操作,包括指定 SharePoint 网站的位置。

    若要取消该过程,请单击“停止”。

  3. 在该向导的最后一页上,选中“显示详细信息”复选框以查看有关迁移的更多详细信息。

    此向导页介绍已链接到列表的表并提供有关数据库的备份位置和 URL 的信息。如果遇到迁移问题,此向导页还会提供警告,并提供日志表位置,以便您可以从中查看有关问题的更多详细信息。

  4. 当该向导完成其操作时,单击“完成”

    如果该向导显示警告,应查阅日志表并采取任何必要措施,以确保数据迁移成功。例如,某些字段可能未进行迁移或可能转换为与 SharePoint 列表兼容的其他数据类型。

注意: 若要在 SharePoint 网站上查看列表,请单击“快速启动”工具栏上的“列表”或单击“查看所有网站内容”。您可能需要在 Web 浏览器中刷新该页面。若要使列表显示在 SharePoint 网站的“快速启动”工具栏上或要更改其他设置(例如启用要跟踪的版本),则可以在 SharePoint 网站上更改列表设置。有关详细信息,请参阅 SharePoint 网站上的“帮助”。

迁移限制

“迁移到 SharePoint 网站向导”结束后,如果 Access 在处理数据的过程中遇到任何问题,系统会显示一条消息。Access 会创建一个名为“迁移到 SharePoint 网站时出现的问题”的表,并将该表添加到数据库。“迁移到 SharePoint 网站时出现的问题”表存储在数据库中,但不会发布为 SharePoint 网站上的列表。

下表列举了数据迁移方式的限制,通常是因为 Access 和 SharePoint 具有的功能不一致,有时是因为二者具有的数据类型不一致。例如,Access 表格支持引用完整性,但 SharePoint 网站上的列表中强制执行它。下表中的信息可以帮助决定是否迁移数据,如果正在查看“迁移到 SharePoint 网站时出现的问题”表中报告的任何问题,此信息也很有帮助。

数据类型或问题

问题

结果

COM 对象数据类型

SharePoint 网站不支持 COM 对象数据类型。

不迁移字段。

Binary 数据类型

SharePoint 网站不支持 Binary 数据类型。

不迁移字段。

日期

SharePoint 网站不支持早于 1900 年的日期。

不迁移含有早于 1900 年的日期的数据。

文本字段中存在换行符

SharePoint 网站不支持在单行文本字段中使用换行符。

字段转换为多行文本字段或备注字段。

Decimal 数据类型

SharePoint 网站不支持 Decimal 数据类型。

改为使用数字字段或双整型字段。

复制 ID 数据类型

SharePoint 网站不支持复制 ID 数据类型。

根据数据类型,改为使用单行文本数据类型。

引用完整性

SharePoint 网站不支持引用完整性。

新列表中不强制执行引用完整性。

SharePoint 列表中不支持的默认值

SharePoint 网站接受静态默认值,例如文本、数字和标准日期。不迁移 Access 中动态的默认值。

不迁移某些默认值属性。

对字段或表的数据验证

未将任何数据验证规则迁移到 SharePoint 网站。

不迁移或强制执行对字段或表的数据验证。

唯一索引字段

SharePoint 网站为其在列表中的 ID 列使用一个唯一索引字段。

不迁移其他唯一索引字段或字段集。

含有级联删除或更新的关系

SharePoint 网站不支持对相关记录进行级联删除。

不会对相关记录进行级联删除,也不会对相关字段进行级联更新。

执行引用完整性的关系

SharePoint 网站不支持引用完整性。

列表中的数据之间的关系不会执行引用完整性。

自动进行枚举的字段(ID 字段除外)

SharePoint 网站只支持对列表中 ID 列使用的字段进行自动编号。

除 ID 列以外的列不应用自动编号。

无法在其中创建查找的关系

SharePoint 网站中不支持某些关系,例如当主键与 ID 列不相关或不是整数时。

不迁移该关系。

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