对 Excel 使用 Access 的10大理由

使用 Office 系列产品时,应使用 Excel 还是应使用 Access 管理表格数据? 一篇配套文章,使用 Access 或 Excel 管理你的数据,讨论每种产品的优点以及它们为表带来的好处。 但为什么要选择一个或另一个? 如果您将数据存储在 Access 中并通过 Excel 连接到该数据,则可以获得这两个优点。 下面是使用 Excel 和 Access 共同功能的十大理由。

尽管 Excel 不是数据库,但它广泛用于存储数据,并且通常用于解决简单数据库问题。 但是,Excel 是平面文件数据库,而不是关系数据库。 当简单的表需要演化为多个相关数据表时,信息工作者首先选择快速创建数据库应用程序。 Access 始终是一种非常好的 "数据登陆板",用于在整个企业内收集和合并不同的数据,其中大部分内容位于 Excel 工作簿内。 一旦数据位于 Access 中,你可以添加更多表并加入它们、创建查询(或数据的视图)、构建数据和定义数据类型以帮助确保数据完整性、在多个用户之间共享和更新数据,以及创建功能强大的报表和表单。

与 Excel 简单的电子表格布局不同,Access 的组织方式与几个相互关联的对象的组织方式不同,这些对象首先可能会令人 但您不必是专家才能使用 Access。 Access 专为所有类型的用户而设计,你可以根据需要随时获取它。

Peel 返回一次访问图层的权限。

访问层

1. 以三种方式使用 Access:作为偶尔的用户、power user 或开发人员。

2. 表、查询、窗体和报表彼此建立在一起,并构成数据库应用程序的核心。

3. 偶尔使用的用户具有向导、属性生成器、Office 熟知用户界面和 Excel 等功能来快速完成作业。

4. Power users 有宏、属性窗格、表达式和数据库设计工具,可深入了解更深入、更多。

5. 开发人员可以使用模块和开发 VBA 代码创建自定义数据库解决方案和部署运行时应用程序。

将 excel 数据复制到 access

开始操作的一种好方法是将数据从 Excel 复制到 Access。 你可以创建一个 Access 表并在数据表视图中显示它,这与 Excel 工作表非常相似。 你可以在数据表视图中执行常见的表创建任务,例如定义数据类型、字段名称或新字段。 例如,如果在空白字段中输入日期,Access 会为该字段设置 "日期/时间" 数据类型。 如果输入名称之类的文本,Access 会将 "文本" 数据类型应用于该字段。 如果要移动字段,只需单击并拖动它。

从 Excel 复制数据并将其粘贴到 Access 中时,您甚至不需要先创建表,或者在数据表视图中打开表。 Access 会自动询问您的数据是否具有标题,并使用正确的数据类型进行猜测,并创建一个 Access 表。 这种方法不太简单。

有关详细信息,请参阅打开空白数据表

将 excel 数据链接到 access

将 Excel 工作表链接到 Access 表,最简单的方法之一是让 Excel 和 Access 的优点得到帮助。 当您计划在 Excel 中保留数据,但还会定期利用许多 Access 功能(如报告和查询)时,请使用 Access 链接。 您从 Access 而不是从 Excel 链接数据。

Access 支持两种创建数据库表的基本不同方法。 用户可以创建新的本机表来存储 Access 数据库中的数据,也可以创建指向 Access 数据库外部的现有数据的链接。 与本机表一样,链接表中的数据会以多种方式显示和运行。 "链接表管理器" 向导可帮助你跟踪、查找和更新 Excel 工作表或其他数据源(如果它移动和链接中断)。

当链接到 Excel 工作表或命名区域时,Access 将创建一个链接到 Excel 数据的新表。 如果要添加、编辑或删除数据,请在 Excel 中进行更改,然后刷新(或重新查询) Access 表中的数据。 但是,不能在 Access 中编辑表的内容。 将数据链接到 Excel 后,您可以在 Access 中创建报表、查询和只读窗体。

有关详细信息,请参阅导入或链接 Excel 工作簿中的数据

将 Excel 中的数据导入到 Access

如果您决定要剪切数据线,则可以通过将数据导入 Access 来将数据移动到 Excel。 请注意,word导入在 Excel 和 Access 之间具有两个不同的含义。 在 Excel 中,当您导入(或连接)时,将永久连接可刷新的数据。 在 Access 中,当你导入时,你将数据导入一次,但没有永久的数据连接。 导入数据时,Access 会将数据存储在新表或现有表中,而不会更改 Excel 中的数据。 在 Access 中,您可以在一个操作中导入 Excel 工作簿中的任何或所有工作表。

导入向导将指导你完成导入步骤,并帮助你做出有关是否更改数据类型和添加标题的重要决策。 如果您在导入数据时遇到错误,Access 会提醒你并将错误保存在表中,以便你可以快速查找和更正它们。 例如,在你认为是全数字的列中,可能会有一个字母数字邮政编码,或者为某个主键字段检测到一个重复 ID。 你可以在 Excel 工作簿中进行更改,然后重新导入数据,或者在新的 Access 表中进行更改。 完成操作后,你可以保存所使用的步骤,甚至可以创建 Outlook 任务以提醒你定期执行导入操作。

导入数据后,它现在可供访问,并且您可以使用数据表和窗体来添加、编辑和删除数据。 导入数据后,您可以决定是否要从 Excel 中删除数据。 通常最好仅有一个位置来更新数据。

注意: 将 Excel 中的数据导入 Access 不会导入公式,而只导入公式的结果。

有关详细信息,请参阅:

连接以访问 excel 数据

您还可以将 Access 数据重新连接到 Excel。 若要执行此操作,请在 Excel 中创建连接,通常存储在 Office 数据连接文件(.odc)中,指向 Access 数据库并检索来自表或查询的所有数据。 连接到数据后,您还可以在使用新信息更新数据库时,从原始 Access 数据库中自动刷新(或更新) Excel 工作簿。

有关详细信息,请参阅:

采用表格式布局的员工报表

数据进入 Access 后,您可以利用报表创建和自定义工具的 marvelous 数组。 希望只需单击几下即可创建报表? 使用 "报表向导"。 希望在实时数据中实时设计和修改报表布局、移动数据块并调整其大小、添加和删除字段以及在构建时立即查看更改? 使用 "布局" 视图。 希望与报表交互以搜索、筛选和排序实时数据? 使用 "报表" 视图。 希望添加命令按钮、页码、图片、超链接和具有专业外观的样式吗? 在功能区的 "设计" 选项卡上的 "控件" 和 "布局" 组中使用许多控件向导和库。 通过使用 Access,您可以轻松地创建简单报表、组和摘要报表、邮件标签、图形报表和子报表。

创建报表后,使用 Access 以电子方式分发报表。 例如,你可以使用电子邮件发送报表,或将报表保存为不同的格式(如 Access 快照或 PDF 文件)以将其添加到网页或 SharePoint 网站。

有关详细信息,请参阅:

示例表单

数据进入 Access 后,您可以利用许多表单创建和自定义工具。 想要创建只需单击几次的窗体? 使用 "窗体向导"。 希望实时设计和修改窗体布局和实时数据,移动数据块并调整其大小,添加和删除字段,并在构建时立即查看更改? 使用 "布局" 视图。 希望添加命令按钮、列表框、组合框、选项组、图片、输入掩码、图表、超链接和具有专业外观的样式吗? 在功能区的 "设计" 选项卡上的 "控件" 和 "布局" 组中使用许多控件向导和库。 通过使用 Access,您可以轻松地创建简单窗体、选项卡式窗体、连续窗体、弹出窗体、模式对话框和子窗体。

在 Access 中,您可以轻松创建拆分窗体,用于显示同步的数据表和窗体视图,以便您可以获得最佳效果。 创建精美的窗体后,通过使用窗体底部的标准导航按钮和搜索框,可以轻松滚动、筛选甚至搜索表单后面的数据。

分割窗体

有关详细信息,请参阅:

自动筛选

无论使用哪种产品,您都可以通过筛选数据来处理数据子集,并对数据进行排序,以便按照所需的方式对数据进行排序。 在 Access 中,Excel 用户可以在数据表视图中对数据进行筛选和排序,而无需重新了解全新的用户界面。 图标、命令菜单、命令、条件和对话框非常相似,无论您使用的是文本、数字、日期还是空白。 您甚至可以保存筛选器并按数据表视图进行排序。

可以在 Access 中创建查询,而不知道 SQL 的含义。 四个查询向导可帮助你创建简单查询、查找重复项、查找不匹配项记录和创建交叉表查询。 您甚至不必创建查询;只需按所需方式对数据进行筛选和排序,并将其与数据表一起保存。

国家/地区条件

有关详细信息,请参阅:

标签向导的第一页

既然您的家庭已发展壮大,您的节日贺卡列表突然变得更大,您需要跟踪更多生日和周年纪念。 不是问题。 可以使用 Access 表或查询作为邮件合并数据源,并使用 Word 邮件合并向导创建邮件合并操作:信函、卡片、电子邮件和信封。 如果只需要创建邮件标签,请使用 Access 中的标签向导从您创建的报表创建和打印标签。 您甚至可以自动添加对应于每个客户地址的条码。

有关详细信息,请参阅:

Access 和 Excel 都提供连接到 SharePoint 列表中的数据的命令。 Excel 提供与链接的 SharePoint 列表的只读(单向)连接;Access 允许你在链接的 SharePoint 列表中读取和写入(双向)数据。 Access 和 SharePoint 列表很好地协同工作。 Access 和 SharePoint 数据类型(如 rtf),仅追加(以支持在备注字段中跟踪修订历史记录)、附件、自动编号、查找和多值字段-进行平稳集成和少量(如果有)数据不一致。

将 SharePoint 列表数据链接到 Access 数据库后,您甚至可以在本地 Access 数据库中脱机使用 SharePoint 列表数据,在本地处理数据,然后重新连接到 SharePoint 网站以上载任何更改。 任何由其他用户所做的冲突数据更改都将由冲突解决向导来处理。 在 Access 中创建的窗体和报表基于相同的数据,但链接到 SharePoint 列表。

Excel 提供了以下与 SharePoint Server 的集成点。

Excel 以数据为核心的集成点

1. 将 Excel 工作表数据一次导入 SharePoint 列表,或者将 Excel 工作表数据导出到 SharePoint 列表,创建一个永久的单向数据连接。

2. 使用该永久的单向数据连接从 SharePoint 列表刷新 Excel 工作表中的数据。

3. 在 Excel Services 中发布 Excel 工作簿,并使用 Web 部件页上的 Excel Web Access Web 部件显示数据并与之交互。

4. 将数据导入(连接) OLAP 服务器、SQL Server 和 Access 数据库以及平面文件中的 Excel 工作簿。

Access 提供了与 SharePoint Server 的以下集成点。

1. 在 Access 视图和 SharePoint 列表之间一次性导入或导出数据。

2. 通过创建永久的双向连接,在 Access 表和 SharePoint 列表之间链接数据。 (可以在 Access 表中看到已更新的列表数据; 可以在列表中看到更新的 Access 表数据。)

3. 使列表数据脱机,在 Access 中更新,使数据再次联机,同步更新并解决冲突。

4. 在 Access 数据表视图、窗体视图和报表视图中显示和编辑列表数据。

有关详细信息,请参阅:

你可以创建非常复杂的桌面数据库应用程序,而无需编写一行 VBA 代码。 每个 Access 对象都有一组广泛的属性和事件,可从属性表轻松地进行自定义,从而帮助您自定义解决方案。 每个对象都具有详细的设计器,可显示所有可用的功能。 Office Online 上提供了其他数据库模板。 字段和表模板可帮助你快速创建和自定义新的表。 可以使用内置的数据库设计工具从头开始设计新数据库。

Access 宏使用不需要编写任何 VBA 代码的声明式环境,因此无需是开发人员。 每个宏操作执行一项任务,例如打开窗体、运行查询、查找记录或显示消息。 可以在报表、窗体或控件的任何事件中嵌入宏。 大多数宏都具有参数,您可以向其添加条件逻辑以使其执行所需的操作。 您甚至可以在不编写 VBA 代码的情况下再次定义变量和执行错误检查。

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