对通过“我的网站”和配置文件共享的信息进行管理

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

本文介绍通过“我的网站”和配置文件共享信息的方法,并且提供了一些操作步骤来帮助您管理所共享信息的量。

注意: 如果您看到的内容与此信息不相符,您可能在服务升级后使用 Office 365。请尝试查看和设置您的配置文件以查找适用于您的信息。

您要做什么?

概述

共享和管理对“我的网站”中内容的访问

了解如何添加同事和跟踪活动

使用标签、等级、注释和状态消息

了解同事和关键字建议

管理对配置文件中某些信息的访问

概述

共享您的个人信息有助于您与其他人进行联系以及构建专业的网络。不过,了解共享信息的类型和共享范围也非常重要。例如,您可能希望仅与您的工作组或经理(而非组织中的所有人)共享移动电话号码等您的个人信息。

此外,您还应该检查您的组织是否制定了有关共享信息的政策。例如,您的组织可能制定了相关政策,规定可以在线存储以及不可以在线存储的信息类型,或某些类型的内容可能需要审批流程。

下面是通过“我的网站”共享信息的一些重要方法:

  • “我的网站”中的内容,包括文档、列表和博客

  • 应用于网页和文档的标签和注释

  • 您批准的建议关键字和同事,可用于快速更新“我的网站”,从而与其他人接洽

  • 个人信息,如配置文件中的联系信息、兴趣、职责、同事和电子邮件列表成员资格,以及您对配置文件详细信息所做的任何更新

请注意,您的组织可能会对“我的网站”进行自定义(例如通过控制您可以添加或自定义的信息类型),还可能会从其他数据源(如人力资源数据库)向“我的网站”中添加信息。

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共享和管理对“我的网站”中内容的访问

“我的网站”提供了三个可用于共享文档的选项:

  • 共享文档,使用此库可存储您要与多人共享的文档。根据“我的网站”的设置情况,您可对库的权限以及特定文件夹和项目的权限进行编辑。

  • 私有文档,对您不想与其他用户共享的文档使用此库。例如,如果您经常需要从不同的计算机访问文档,但不想与同事共享该文档,则将文档存储在此库中将非常有用。

根据“我的网站”的设置情况,您还可以添加其他内容(如其他库、列表和博客网站)来分享您的想法。

管理这些项目权限的方式与人们管理其他网站上的内容权限的方式相似。可在网站级别自定义权限,还可以为列表、库、文件夹、特定文档和列表项自定义权限。

如果用户具有相应的权限,则他们还可以在您的配置文件的“内容”选项卡中查看您以成员身份在其他 SharePoint 网站上创作的公共文档。

您的组织可能还制定了有关“我的网站”可以存储的文档类型的其他政策。

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了解如何添加同事和跟踪活动

您可以跟踪同事的活动,这样便可以看到什么时候他们标记了有趣的文章、向其他用户的记事板中发表了注释或更改了职务。他们的活动将按照倒序时间顺序显示在您的新闻源中。相反,您的组织中的用户可能会将您添加为同事并在其新闻源中跟踪您的活动。

用户可以将您添加为同事并跟踪您的活动,而无论您是否将他们添加为同事,反之亦然。如果您对某个用户的活动感兴趣,则可能会希望将其添加为同事,以便也可以跟踪其活动。某些活动(如应用其他用户已列为兴趣的关键字)可能会显示在有权查看“我的网站”的任何人的新闻源中。

根据管理员设置“我的网站”的情况,通过编辑配置文件的“首选项”部分,您可以更改您可在新闻源中看到的活动。例如,您可以选择当同事更改工作组或向某用户的配置文件页撰写注释时是否在新闻源中接收通知。这些设置不会更改用户在其新闻源中可看到的您的活动。

根据“我的网站”的设置情况,当用户将您添加为同事时,您可能会收到电子邮件通知。该邮件通知您有用户已将您添加为同事并跟踪您的活动,但不为您提供是否可拒绝该用户将您添加为同事的选项。

如果您不想在用户将您添加为同事时收到通知,请使用以下过程:

  1. 请执行下列操作之一:

    • 如果您已在查看某人的配置文件或页面在我的网站上,单击我的配置文件My Profile

    • 如果您在 SharePoint 网站上查看不同类型的页面上,单击右上角 Profile Name 中,在您的姓名,然后单击我的配置文件

  2. 单击“编辑我的配置文件”

  3. “首选项”部分中,清除“电子邮件通知”旁边的“当某人添加我为同事时,请通知我”复选框。

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使用标签、等级、注释和状态消息

使用标签、注释和状态消息可发现信息以及与组织中的其他用户进行联系。

标签

如果管理员启用了社会性标签,那么您可以对内容进行标记,这样您就可以轻松地记住、分类或与其他用户共享该内容。您可以标记 SharePoint 网站上的网页和文档以及其他 Intranet 和 Internet 网页。应用标签时,可以指定是公共标签还是私有标签。

为了帮助用户发现感兴趣的内容,可通过以下几种方法来了解什么时候有用户对内容应用了公共标签,假设这些用户有权查看该内容:

  • 当您的同事对您有权查看的内容应用标签时,您可以在您的新闻源中收到更新。您的同事也可以看到什么时候您对他们有权查看的内容应用了标签。

  • 如果您向您的配置文件的“兴趣”部分中添加了关键字,那么您可以看到什么时候用户将这些关键字用作了标签,但前提是您有权查看他们标记的内容。例如,如果您跟踪兴趣关键字“图片”,并且有用户在公共标签中使用“图片”一词,那么您将在新闻源中收到更新。

  • 反之,其他用户也可以看到什么时候您使用了他们添加的兴趣关键字。当用户跟踪兴趣关键字时,他们无需成为同事,即可在有用户使用该关键字标记内容或共享共同的兴趣时收到更新。

  • 您的配置文件上的“近期活动”部分显示您近期标记内容的时间(假设查看者有权查看该内容)。如果用户有权查看您的配置文件,则他们将可以查看您的“近期活动”部分,而无论他们是否将您作为同事进行跟踪。

您的标签还会显示在标签集合(有时称为标签云)中,用户可以在您的配置文件中查看该标签集合。用户还可以查看有关标签的详细信息,以及与标签相关的近期活动,如什么时候有用户应用了该标签。您应用的标签还可以与您的组织集中管理的企业关键字交互。有关详细信息,请询问您的组织中管理术语集和企业关键字的人员。

您可以将标签标记为公共标签或私有标签。如果您创建了一个公共标签,但随后又将其标记为私有标签或将其删除,则不会影响在第一次创建该标签时用户在其新闻源中收到的更新。有关该标签的初始更新将保留在用户的新闻源中。如果将标签标记为私有标签,则用户将不能再访问该标签指向的 URL 或文档。不过,用户仍能看到您标记为私有的标签的文本。

等级

如果在库中启用了等级功能,则用户可以使用星级系统对其有权访问的内容进行评级。根据该库的设置情况,有权查看内容的作者和用户将看到文档的总等级数,但不会看到有关应用了相应等级的用户的详细信息(例如,等级旁边不会显示用户名)。不过,Microsoft SharePoint Server 确实会存储用户名,并且可通过 SharePoint 兼容的程序和解决方案来获取用户名。

如果用户已将您添加为同事,则当您对内容进行评级时,他们会在其新闻源中收到更新(假设他们有权查看该内容)。他们可以看到一个指向您所评级的内容的链接,以及您对其应用的等级。相应的更新也会显示在您的配置文件的“近期活动”部分中,有权查看“我的网站”和您所评级的内容的任何用户都可以查看该部分。

注释

您可以撰写有关文档和网页的注释,当用户访问应用了这些注释的文档和网页时,他们可以看到这些注释。您还可以在其他人以及您自己的配置文件上撰写注释。

作为同事跟踪您的活动的用户将在其新闻源中收到有关您撰写的注释的更新。您的配置文件的“近期活动”部分显示您近期在不同内容段上撰写的注释(假设查看者有权访问相应的内容)。

所有用户都可以看到您发表的注释。您可以在创建注释之后编辑或删除注释,但不会影响在第一次创建该注释时用户在其新闻源中收到的更新或您的“近期活动”中显示的更新。

状态消息

您可以通过简短的状态消息分享您的想法,当用户访问您的配置文件时,该状态消息会显示在您的姓名和图片的旁边。

当您更改您的状态消息时,作为同事跟踪您的活动的用户将在其新闻源中收到更新。对您的状态消息的更新还会显示在您的配置文件的“近期活动”部分中。您可以编辑或删除状态消息,但不会影响用户在其新闻源中收到的原始更新或您的“近期活动”中显示的原始更新。

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了解同事和关键字建议

根据“我的网站”的设置情况和安装的程序,您可能会收到有关同事和关键字的建议,以帮助您更快地将用户与信息联系起来。

可以基于这些建议您如何使用 SharePoint 兼容的程序 (如Microsoft Outlook 2010)。

Outlook 2010中的 SharePoint Server Colleague 加载项功能,如扫描您发送的电子邮件文件夹以查找特定的名称和关键字与这些名称和关键字的频率。此列表并定期更新,而且存储在您的计算机硬盘上。

您可以在您的配置文件的“添加同事”页面看到可能的同事的列表,您可以在该页面批准或拒绝同事。

您可以在编辑您的配置文件时看到建议的关键字的列表,也可以批准或拒绝关键字。批准的关键字会添加到您的配置文件的“询问我”“兴趣”部分中。

管理是否根据同事和关键字建议分析已发送的邮件

您可以选择不让我们分析的管理在某些电子邮件程序设置电子邮件。例如,可以使用以下过程中Outlook 2010关闭电子邮件分析。如果您使用的另一个程序,可以分析已发送电子邮件的同事和关键字建议,请参阅在您的程序中的帮助。

  1. 在Outlook 2010,单击文件菜单,然后单击选项

  2. 单击“高级”,滚动到“其他”部分。

  3. 清除“允许分析已发送的电子邮件,以识别您经常向其发送电子邮件的用户和经常讨论的主题,并将此信息上载到默认 SharePoint Server”复选框。

  4. 单击“确定”

管理 SharePoint Server 是否通过电子邮件发送有关同事和关键字的建议

根据“我的网站”的设置情况,您可能会以电子邮件的形式收到有关要添加的同事和关键字的建议。可通过在 SharePoint Server 中使用以下过程来选择不接收这些电子邮件。

  1. 请执行下列操作之一:

    • 如果您已在查看某人的配置文件或页面在我的网站上,单击我的配置文件My Profile

    • 如果您在 SharePoint 网站上查看不同类型的页面上,单击右上角 Profile Name 中,在您的姓名,然后单击我的配置文件

  2. 单击“编辑我的配置文件”

  3. 滚动到“首选项”部分,清除“电子邮件通知”旁边的“请向我发送有关新同事和关键字的建议”复选框。

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管理对配置文件中某些信息的访问

根据您的配置文件的设置情况,您可以使用隐私类别指定只有某些用户能够查看您的配置文件的部分详细信息、您的网站和通讯组列表成员资格以及您的同事列表。例如,您可能希望可查看您的配置文件的每个用户都能够查看您所属的所有网站。

注意: 您的管理员可自定义或限制您是否可以对您的配置文件的详细信息、成员资格列表和同事列表应用隐私类别。

您的配置文件中的详细信息可能包含管理员的某些信息,但您可能有权编辑可查看您的部分个人详细信息(如个人电话号码)的用户。

您的配置文件的“成员资格”页面包含您所属的网站列表和通讯组列表。根据“我的网站”的设置情况,您可以对每个成员资格应用隐私类别。

您的同事通常包括您的工作组成员以及您要跟踪其活动的其他用户。您可以将同事分组,但只能通过应用以下隐私类别来管理能够查看您的同事的用户:

  • 所有人

  • 我的同事

  • 我的团队

  • 我的经理

  • 只有我

对配置文件详细信息、成员资格和同事列表应用隐私类别

您可以在您的配置文件中更改配置文件详细信息、成员资格和同事列表的隐私类别。

  1. 请执行下列操作之一:

    • 如果您已在查看某人的配置文件或页面在我的网站上,单击我的配置文件My Profile

    • 如果您在 SharePoint 网站上查看不同类型的页面上,单击右上角 Profile Name 中,在您的姓名,然后单击我的配置文件

  2. 若要编辑某些配置文件详细信息,请在图片下单击“编辑我的配置文件”

  3. 若要编辑成员资格,请单击“成员资格”,选中要更改的成员资格旁边的复选框,然后单击“编辑成员资格”

  4. 若要编辑同事列表,请单击“同事”,选中要更改其设置的同事旁边的复选框,然后单击“编辑同事”

  5. 进行所需的更改,再单击“确定”

向工作组添加同事

若要管理有权查看您的部分配置文件详细信息、成员资格或同事列表的用户,则可以对它们应用“我的工作组”隐私设置。例如,可以只与您的工作组(而不是您的所有同事或有权查看您的配置文件的每个用户)共享项目。

您可以将某个用户添加到您的工作组(假设其有权查看“我的网站”),无论其属于您的部门还是属于其他部门但与您在工作上有密切合作。

  1. 请执行下列操作之一:

    • 如果您已在查看某人的配置文件或页面在我的网站上,单击我的配置文件My Profile

    • 如果您在 SharePoint 网站上查看不同类型的页面上,单击右上角 Profile Name 中,在您的姓名,然后单击我的配置文件

  2. 单击“同事”,选择要添加到工作组的同事,然后单击“编辑同事”。可以根据需要选择多个同事。

  3. “添加到组”部分中的“添加到我的工作组”下,单击“是”

  4. 单击“确定”

提示: 当将新用户添加为您的同事时,可以使用“添加到我的工作组”设置将他们添加到您的工作组中。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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