对数据进行排序和筛选以供邮件合并

对数据进行排序和筛选以供邮件合并

可以使用邮件合并创建和发送批量邮件,并创建信封和标签。邮寄列表是邮件合并的数据源。Word 从邮寄列表中拉取信息并将其插入邮件合并文档。

编辑邮寄列表

通过邮件合并,可以对邮寄列表中的数据进行排序和筛选,以仅选择所需记录。

  1. 如有必要,打开邮件合并文档。

  2. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中,选择“编辑收件人列表”。

    作为 Word 邮件合并的一部分,在“邮件”选项卡上的“开始合并”组中,选择“编辑收件人列表”。

    提示: 如果“编辑收件人列表”不可用,请选择“选择收件人”,并将文档连接到要使用的邮寄列表。

  3. 在“邮件合并收件人”对话框中,选择每个收件人(要在合并中添加其记录)旁边的复选框。

    对于每一行,选择相应复选框以包括该收件人。

    提示: 若要对行进行分组或将视图限制为某些行,请对邮寄列表排序或筛选。

更多选项

邮件合并收件人”对话框中包含用于优化收件人列表的选项。两个最常用的选项是排序和筛选列表,它们可以使查找姓名和地址变得更加轻松。有关详细信息,请转到下面的“排序收件人列表”或“筛选收件人列表”。

在 Word 邮件合并文档中,选择“编辑收件人”,然后在“邮件合并收件人”对话框中的“调整收件人列表”下,选择一个选项。

排序收件人列表

可通过多种方法对收件人列表进行排序。下面的步骤仅提供可以做什么来对记录进行排序的示例。

  1. 在“优化收件人列表”下选择“排序”,随即会打开“筛选或排序”对话框。

  2. 在“对记录进行排序”选项卡上,选择“对记录进行排序”框下拉箭头,选择要根据其排序的 Excel 邮寄列表中的列名,然后选择“升序”或“降序”作为排序顺序。

    作为 Word 邮件合并的一部分,选择“编辑收件人列表”,然后在“调整收件人列表”下,选择“排序”。

  3. (可选)选择“排序依据”框下拉箭头,选择要根据其排序的另一列名,然后选择“升序”或“降序”作为排序顺序。

  4. (可选)如果需要添加依据其排序的其他列,请重复步骤 3。

  5. 选择“确定”并查看排序结果。

    作为 Word 邮件合并的一部分,对收件人列表排序的结果。

    注意: 收件人列表现在按字母顺序升序排序。

筛选收件人列表

你可以筛选邮寄列表,查看仅想要在邮件合并中包含的收件人。例如,你的筛选器可能返回针对特定城市中的人或特定价格的库存项目的记录。

在下面的步骤中,你需要定义用于筛选邮寄列表的条件。筛选根据所做选择使用简单条件(表达式)评估所定义的数据的存在情况。

  1. 在“优化收件人列表”下选择“筛选”,随即会打开“筛选和排序”对话框。

  2. 在“筛选记录”选项卡上,选择“字段”框下拉箭头,然后选择想要用作一级筛选器的 Excel 邮寄列表中的列名。

    注意: “筛选记录”选项卡的格式设置为与带四列的表单的格式相似。从左到右,列分别为条件、字段、比较运算符和用户定义的匹配条件。

  3. 选择“比较”框向下拉箭头,然后选择“等于”或其他比较选项。

  4. 在“比较对象”框中,键入希望“字段”框中所选内容匹配的数据。

  5. (可选)若要添加二级筛选器,在最左侧的列中,执行下列操作之一:

    • 选择“And”,以确保这两个筛选条件均满足,然后重复步骤 2 到步骤 4。

    • 选择“Or”,以确保满足任一筛选条件,然后重复步骤 2 到步骤 4。

    作为 Word 邮件合并的一部分,选择“编辑收件人列表”,然后在“调整收件人列表”下,选择“筛选”。

  6. 根据需要重复步骤 5。

  7. 完成后选择“确定”,然后查看筛选记录结果。

    作为 Word 邮件合并的一部分,对收件人列表进行筛选的结果。

查找收件人

可以搜索邮寄列表和查找共享公共属性(例如姓氏、邮政编码或成员身份编号)的特定收件人或一组收件人。

  1. 在“邮件合并收件人”对话框中,在“优化收件人列表”下,选择“查找收件人”。

  2. 在“查找条目”对话框的“查找”框下,键入要在邮寄列表中搜索的属性名称

    在“查找条目”对话框中键入姓名以查找收件人。

  3. 在“查找范围”中,执行下列操作之一:

    • 接受默认的“所有字段”选项。

    • 选择“此字段”,然后在下拉列表中选择所需列名称进行搜索。

  4. 选择“查找下一条”。

    注意: 如果找到搜索条目的匹配项,会突出显示邮寄列表中的条目。再次选择“查找下一条”,并且如果存在另一个匹配项,它也会突出显示。

另请参阅

观看提升邮件合并级别 - 免费视频培训,介绍排序和筛选邮件合并域,使用个性化消息自定义邮件合并并插入自定义合并域。

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