对工作表中的数据进行分级显示(分组)

如果您有一个要进行组合和汇总的数据列表,则可以创建分级显示(分级最多为八个级别,每组一级)。每个内部级别在outline symbols中由较大的数字表示,它们分别显示其前一外部级别的detail data,这些外部级别在分级显示符号中均由较小的数字表示。使用分级显示可以对数据分组并快速显示汇总行或汇总列,或者显示每组的明细数据。可创建行的分级显示(如下面示例所示)、列的分级显示或者行和列的分级显示。

分级显示列表
已按地理区域和月份进行组合的销售数据的分级显示行,其中显示了若干个汇总行和明细数据行。

1. 若要显示某一级别的行,请单击相应的 1 2 3 分级显示符号。

2.  第 1 级包含所有明细数据行的总销售额。

3.  第 2 级包含每个区域中每个月的总销售额。

4.  第 3 级包含明细数据行 — 在此情况下,显示第 11 行到第 13 行。

5.  若要展开或折叠分级显示中的数据,请单击 加号减号 分级显示符号。

您要做什么?

创建行的分级显示

创建列的分级显示

显示或隐藏分级显示的数据

使用样式自定义分级显示

复制分级显示的数据

隐藏或删除分级显示

创建含有图表的汇总报表

创建行的分级显示

  1. 确保要分级显示的每列数据在第一行都具有标签,在每列中都含有相似的内容,并且该区域不包含空白行或空白列。

  2. 请确保您的明细数据行也具备汇总行,即分类汇总。请执行下列操作之一:

    使用“分类汇总”命令插入汇总行   

    • 使用“分类汇总”命令,可在每组明细行的紧下方或上方插入 SUBTOTAL 函数,并自动为您创建分级显示。有关使用 Subtotal 函数的详细信息,请参阅 SUBTOTAL 函数

      插入自己的汇总行   

    • 在每组明细行的紧下方或紧上方插入您的含有公式的汇总行。例如,在三月和四月销售数据行的下方(或上方),使用 SUM 函数对这两个月的销售额进行分类汇总。本主题稍后将显示此示例表格。

  3. 指定汇总行是位于明细数据行的下方还是上方。在“数据”选项卡的“分级显示”组中,单击“分级显示”对话框启动器。
    在“分级显示”组中,单击对话框启动器

  4. 要指定汇总行位于明细数据行上方,请清除“明细数据的下方”复选框。否则,保留选中复选框。

  5. 分级显示数据。请执行下列操作之一:

    自动分级显示数据

    1. 如有必要,请选择您要分级显示的单元格区域中的某个单元格。

    2. 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分组”下的箭头,然后单击“自动建立分级显示”。

      单击“分组”下方的箭头,然后单击“自动建立分级显示”

    手动分级显示数据

    重要: 在手动组合分级显示级别时,最好显示出所有数据以避免执行错误的行组合。

    1. 分级显示外部组。

      如何分级显示外部组

      1. 选择所有的次级汇总行及其相关的明细数据行。

        例如,在下面的数据中,第 6 行包含第 2 到第 5 行的分类汇总,第 10 行包含第 7 到第 9 行的分类汇总,第 11 行包含总计。要将第 11 行的所有明细数据分在一组,请选择第 2 到第 10 行。

         

        A

        B

        C

        1

        地区

        月份

        销售额

        2

        东部

        三月

        ¥9,647

        3

        东部

        三月

        ¥4,101

        4

        东部

        三月

        ¥7,115

        5

        东部

        三月

        ¥2,957

        6

        东部

        三月总计

        ¥23,820

        7

        东部

        四月

        ¥4,257

        8

        东部

        四月

        ¥1,829

        9

        东部

        四月

        ¥6,550

        10

        东部

        四月总计

        ¥12,636

        11

        东部总计

        ¥36,456

        重要: 选定区域中不要包括汇总行(第 11 行)。

      2. 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,依次单击“分组”、“”和“确定”。

        单击“行”,然后单击“确定”

        分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。

    2. 或者,分级显示一个内部嵌套组,即给定数据部分的明细数据行。

      如何分级显示内部嵌套组(明细数据行组)

      1. 对于每个内部嵌套组,请选择与包含汇总行的行相邻的明细数据行。

        在下面的示例中,要将第 2 到第 5 行(汇总行为第 6 行)分在一组,请选择第 2 到第 5 行。在下面的示例中,要将第 7 到第 9 行(汇总行为第 10 行)分在一组,请选择第 7 到第 9 行。

         

        A

        B

        C

        1

        地区

        月份

        销售额

        2

        东部

        三月

        ¥9,647

        3

        东部

        三月

        ¥4,101

        4

        东部

        三月

        ¥7,115

        5

        东部

        三月

        ¥2,957

        6

        东部

        三月总计

        ¥23,820

        7

        东部

        四月

        ¥4,257

        8

        东部

        四月

        ¥1,829

        9

        东部

        四月

        ¥6,550

        10

        东部

        四月总计

        ¥12,636

        11

        东部总计

        ¥36,456

        重要: 选定区域中不要包括汇总行(第 11 行)。

      2. 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分组”。

        单击“数据”选项卡上的“分组”

        分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。

      3. 继续选择并组合内部行,直到创建了分级显示中需要的所有级别。

      4. 如果要对行取消组合,请选中这些行,然后在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“取消组合”。

        也可以对分级显示的各个部分取消组合,而不需要删除整个分级显示。在单击该组的 加号框减号框 时按住 Shift 键,然后在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“取消组合”。

        重要: 如果在明细数据处于隐藏状态时对分级显示取消组合,则明细数据行可能仍然隐藏。要显示数据,请拖动与隐藏的行相邻的可见行号。在“开始”选项卡上的“单元格”组中,单击“格式”,指向“隐藏和取消隐藏”,然后单击“取消隐藏行”。

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创建列的分级显示

  1. 确保要分级显示的每行数据在第一列中都有一个标签,在每行中都含有相似的内容,并且该区域不包含空白行或空白列。

  2. 在每组明细列的紧右侧或紧左侧插入自己的带公式的汇总列。下面的步骤 4 所列的表格为所示的示例。

    注意: 要按列分级显示数据,必须插入汇总列,并使其包含的公式引用该组中每个明细列中的单元格。

  3. 指定汇总列的位置位于明细数据列的右侧还是左侧。在“数据”选项卡的“分级显示”组中,单击“分级显示”对话框启动器。

    如何指定汇总列的位置

    1. 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分级显示”对话框启动器。

      在“分级显示”组中,单击对话框启动器

    2. 要指定汇总列位于明细数据列的左侧,请清除“明细数据的右侧”复选框。要指定汇总列位于明细数据列的右侧,请清除“明细数据的右侧”复选框。

    3. 单击“确定”。

  4. 若要分级显示数据,请执行下列操作之一:

    自动分级显示数据

    1. 如有必要,在区域中选择一个单元格。

    2. 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分组”下的箭头,然后单击“自动建立分级显示”。

    手动分级显示数据

    重要: 在手动组合分级显示级别时,最好显示出所有数据以避免执行错误的列组合。

    1. 分级显示外部组。

      如何分级显示外部组(总计以外的所有列)

      1. 选择所有的次级汇总列及其相关的明细数据。

        在下面的示例中,第 E 列包含第 B 到第 D 列的分类汇总,第 I 列包含第 F 到第 H 列的分类汇总,第 J 列包含总计。若要将第 J 列的所有明细数据分在一组,请选择第 B 到第 I 列。

         

        A

        B

        C

        D

        E

        F

        G

        H

        I

        J

        1

        区域

        一月

        二月

        三月

        第一季度

        四月

        五月

        六月

        第二季度

        上半年

        2

        东部

        371

        504

        880

        1,755

        186

        653

        229

        1,068

        2,823

        3

        西部

        192

        185

        143

        520

        773

        419

        365

        1,557

        2,077

        4

        北部

        447

        469

        429

        1,345

        579

        180

        367

        1,126

        2,471

        5

        南部

        281

        511

        410

        1,202

        124

        750

        200

        1,074

        2,276

        重要: 不要在选定区域中包括汇总列 J(总计)。

      2. 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分组”。

        单击“数据”选项卡上的“分组”

        分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。

    2. 或者,分级显示一个内部嵌套组(明细数据列的各个组)。

      如何分级显示内部嵌套组(明细数据列组)

      1. 对于每个内部嵌套组,请选择与包含汇总列的列相邻的明细数据列。

        在下面的示例中,要将第 B 到第 D 列(汇总列为第 E 列)分在一组,请选择第 B 到第 D 列。要将第 F 到第 H 列(汇总列为第 I 列)分在一组,请选择第 F 到第 H 列。

         

        A

        B

        C

        D

        E

        F

        G

        H

        I

        J

        1

        区域

        一月

        二月

        三月

        第一季度

        四月

        五月

        六月

        第二季度

        上半年

        2

        东部

        371

        504

        880

        1,755

        186

        653

        229

        1,068

        2,823

        3

        西部

        192

        185

        143

        520

        773

        419

        365

        1,557

        2,077

        4

        北部

        447

        469

        429

        1,345

        579

        180

        367

        1,126

        2,471

        5

        南部

        281

        511

        410

        1,202

        124

        750

        200

        1,074

        2,276

        重要: 不要在选定区域中包括该组的汇总列。

      2. 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分组”。

        单击“数据”选项卡上的“分组”

        分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。

  5. 继续选择并组合内部列,直到创建了分级显示中需要的所有级别。

  6. 如果要对列取消组合,请选中这些列,然后在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“取消组合”。

在“数据”选项卡上,单击“取消组合”

也可以对分级显示的各个部分取消组合,而不需要删除整个分级显示。按住 Shift,单击该组的 加号框减号框 ,然后在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“取消组合”。

如果在明细数据处于隐藏状态时对分级显示取消组合,则明细数据列可能仍然隐藏。要显示数据,请拖动与隐藏的列相邻的可见列标。在“开始”选项卡上的“单元格”组中,单击“格式”,指向“隐藏和取消隐藏”,然后单击“取消隐藏列

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显示或隐藏分级显示的数据

  1. 如果没有看到分级显示符号 1 2 3加号减号 ,请依次单击“Microsoft Office”按钮 Office 按钮图像 、“Excel 选项”(Excel 2007)(或单击“文件”选项卡(其他版本))、“选项”、“高级”类别,然后在“此工作表的显示选项”部分下,选择工作表,然后再选中“如果应用了分级显示,则显示分级显示符号”复选框。

  2. 单击“确定”。

  3. 执行下列一项或多项操作:

    显示或隐藏组的明细数据   

    • 若要显示组中的明细数据,请单击该组的 加号

    • 若要隐藏组中的明细数据,请单击该组的 减号

      展开或折叠特定级别的整个分级显示   

    • 1 2 3 分级显示符号中,单击所需的级别编号。处于较低级别的明细数据将变为隐藏状态。

      例如,如果一个分级显示包含四个级别,则单击 3 可隐藏第四个级别,同时显示其他级别。

      显示或隐藏所有分级显示的明细数据   

    • 若要显示所有明细数据,请单击 1 2 3 分级显示符号中的最低级别。例如,如果存在三个级别,请单击 3

    • 若要隐藏所有明细数据,请单击 1

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使用样式自定义分级显示

对于分级显示行,Microsoft Excel 使用 RowLevel_1 和 RowLevel_2 之类的样式。对于分级显示列,Excel 则使用 ColLevel_1 和 ColLevel_2 之类的样式。这些样式使用加粗、倾斜及其他文本格式来区分数据中的汇总行或汇总列。通过更改每个样式的定义方式,可以应用不同的文本和单元格格式,进而自定义分级显示的外观。无论在分级显示的创建过程中,还是在创建完毕之后,都可以向分级显示应用样式。

执行下列一项或多项操作:

自动对汇总行或汇总列应用样式   

  1. 在“数据”选项卡的“分级显示”组中,单击“分级显示”对话框启动器。

    在“分级显示”组中,单击对话框启动器

  2. 选中“自动设置样式”复选框。

对现有的汇总行或汇总列应用样式   

  1. 选择要对其应用分级显示样式的单元格。

  2. 在“数据”选项卡的“分级显示”组中,单击“分级显示”对话框启动器。

    在“分级显示”组中,单击对话框启动器

  3. 选中“自动设置样式”复选框。

  4. 单击“应用样式”。

还可以使用自动套用格式来设置分级显示数据的格式。

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复制分级显示的数据

  1. 如果没有看到分级显示符号 1 2 3加号减号 ,请依次单击“Microsoft Office”按钮 Office 按钮图像 、“Excel 选项”(Excel 2007)(或“文件”选项卡(其他版本))、“选项”、“高级”类别,然后在“此工作表的显示选项”部分下,选择工作表,然后再选中“如果应用了分级显示,则显示分级显示符号”复选框。

  2. 使用分级显示符号 1 2 3减号加号 来隐藏不需要复制的明细数据。

    有关详细信息,请参阅显示或隐藏分级显示的数据部分。

  3. 选择汇总行的区域。

  4. 在“开始”选项卡上的“编辑”组中,单击“查找和选择”,然后单击“定位”。

    单击“查找和选择”,然后单击“定位”

  5. 单击“定位条件”。

  6. 单击“可见单元格”。

  7. 单击“确定”,然后复制数据。

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隐藏或删除分级显示

注意: 隐藏或删除分级显示时,不会删除任何数据。

隐藏分级显示

  • (Excel 2007) 依次单击“Microsoft Office”按钮 Office 按钮图像 、“Excel 选项”(或“文件”选项卡(其他版本))、“选项”、“高级”类别,然后在“此工作表的显示选项”部分下,选择包含要隐藏的分级显示的工作表,然后清除“如果应用了分级显示,则显示分级显示符号”复选框。

删除分级显示

  1. 单击工作表。

  2. 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“取消组合”,然后单击“清除分级显示”。

    单击“取消组合”,然后单击“清除分级显示”

    重要: 如果在明细数据处于隐藏状态时删除了分级显示,则明细数据行或列可能仍然隐藏。要显示数据,请拖动与隐藏的行和列相邻的可见行号或列标。在“开始”选项卡上的“单元格”组中,单击“格式”,指向“隐藏和取消隐藏”,然后单击“取消隐藏行”或“取消隐藏列”。

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创建含有图表的汇总报表

假设您要为数据创建一个汇总报表,并在其中仅显示总计,同时附有这些总计的图表。一般而言,您可以执行下列操作:

  1. 创建一个汇总报表。

    1. 分级显示数据。

      有关详细信息,请参阅创建行的分级显示创建列的分级显示部分。

    2. 通过单击分级显示符号 1 2 3加号减号 隐藏明细以便仅显示汇总,如下面有关行分级显示的示例所示:

      仅显示汇总行的分级显示列表

    3. 有关详细信息,请参阅显示或隐藏分级显示的数据部分。

  2. 为汇总报表绘制图表。

    1. 选择要绘制图表的汇总数据。

      例如,要只将 Buchanan 和 Davolio 的汇总(而不是整个报表的总计)图表化,请选择单元格 A1 到 C11,如上例中所示。

    2. 创建图表。例如,在“插入”选项卡上的“图表”组中,单击“推荐的图表”,或选择其他图表类型。

      例如,如果图表是使用图表向导创建的,它将类似于下面的示例。

      用分类汇总数据创建的图表

      如果显示或隐藏分级显示数据列表中的明细,图表也会随之更新以显示或隐藏这些数据。

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