对多个工作表中的数据进行合并

对多个工作表中的数据进行合并

若要从单独的工作表中汇总并报告结果,可以将每个工作表中的数据合并到一个主工作表中。工作表可以与主工作表位于同一工作簿中,也可位于其他工作簿中。在合并计算数据时,你将汇集数据,以便可更轻松地根据需要进行更新和聚合。

例如,如果有一个针对每个地区办事处的支出工作表,可使用合并计算将这些数据整合到主公司支出工作表中。这个主工作表也可能包含总销售额和平均销售额、当前库存水平以及整个企业销量最高的产品。

提示: 如果经常合并计算数据,将使用一致布局的工作表模板作为工作表的基础可能会有所帮助。若要了解有关模板的详细信息,请参阅:创建模板。此时也是利用 Excel 表格设置模板的绝佳时机。

可通过两种方式合并计算数据:按类别或按位置。

按位置进行合并计算:当源区域中的数据以相同的顺序排列并使用相同的标签时。使用此方法可合并计算一系列工作表中的数据,例如通过同一模板创建的部门预算工作表。

按类别进行合并计算:当源区域中的数据不以相同的顺序排列但使用相同的标签时。使用此方法可合并计算具有不同布局但拥有相同数据标签的一系列工作表中的数据。

  • 按类别合并计算数据类似于创建数据透视表。但是,使用数据透视表时,可以轻松地重新排列类别。如果希望更灵活地按类别进行合并计算,请改为考虑创建数据透视表

注意: 本文中的示例使用 Excel 2016 创建,因此视图可能有所不同,具体取决于所使用的版本。但步骤是相同的。

合并计算步骤

  1. 如果尚未设置,则在包含要对其进行合并计算的数据的每个工作表中,通过执行下列操作设置数据:

    • 确保每个数据区域都采用列表格式,以便每列的第一行都有一个标签,列中包含相似的数据,并且列表中没有空白的行或列。

    • 将每个区域分别置于单独的工作表中,但不要在要放置合并计算的主工作表中输入任何内容 - Excel 将代你进行填充。

    • 确保每个区域都具有相同的布局。

  2. 在主工作表中,在要显示合并数据的单元格区域中,单击左上方的单元格。

    注意: 为避免在目标工作表中所合并的数据覆盖现有数据,请确保在此单元格的右侧和下面为合并数据留出足够多的单元格。

  3. 在“数据”选项卡上的“数据工具”组中,单击“合并计算”。

    “数据”选项卡上的“数据工具”组

  4. 在“汇总函数函数”框中,单击 Excel 用来对数据进行合并计算的。默认函数为 SUM

    下面的示例中选定了三个工作表区域。

    数据合并对话框

  5. 选择数据

    • 如果包含要对其进行合并计算的数据的工作表位于另一工作簿中,请先单击“浏览”以定位该工作簿,然后单击“确定”关闭“浏览”对话框。Excel 将在“引用”框中输入文件路径,后跟一个感叹号,然后你可继续选择数据。

    接下来,在“引用”框中,单击“折叠对话框”按钮以选择工作表中的数据。

    数据合并压缩对话框

    单击包含要对其进行合并计算的数据的工作表,选择该数据,然后单击右侧的“展开对话框”按钮返回到“合并计算”对话框。

  6. 在“合并计算”对话框中,单击“添加”,然后重复以添加所需的所有区域。

  7. 自动与手动更新:如果希望 Excel 在源数据发生更改时自动更新合并计算表格,请选中“创建源数据链接”复选框。如果未选中,则可以手动更新合并计算。

    注释: 

    • 如果源和目标区域位于同一工作表,将不能创建链接。

    • 如果添加它们后需要更改区域,可在“合并计算”对话框中逐一单击,并在它们出现在“引用”对话框中时进行更新,然后单击“添加”。这将新建一个区域引用,因此你需要在再次进行合并计算前删除上一个引用。选择旧引用,然后按“删除”即可。

  8. 按“确定”,Excel 将为你生成合并计算。它不带格式,因此需要你进行格式设置,但只需执行该操作一次,除非重新运行合并计算。

    • 与其他源区域中的标签不匹配的任何标签都会导致合并计算中出现单独的行或列。

    • 确保不想进行合并计算的任何类别都有仅出现在一个源区域中的唯一标签。

使用公式对数据进行合并计算

  • 如果要合并计算的数据位于不同工作表上的不同单元格中

    输入一个公式,其中包括对其他工作表的单元格引用,对于每个单独的工作表都有一个引用。例如,要对名为“Sales”(在单元格 B4 中)、“HR”(在单元格 F5 中)和“Marketing”(在单元格 B9)工作表中的数据进行合并计算,应在主工作表的单元格 A2 中输入以下内容:

    Excel 多工作表公式引用

    提示: 若要输入单元格引用,如 Sales!B4,在没有键入内容的公式中,为其键入需要引用的位置,单击工作表标签,然后单击单元格 - Excel 将为你填充工作表名称和单元格地址。需要注意的是,此类公式可能容易出错,因为非常容易意外地选定错误的单元格。输入公式后,可能也难以发现错误。

  • 如果要合并计算的数据位于不同工作表上的相同单元格中

    输入一个包含三维引用的公式,该公式使用指向一系列工作表名称的引用。例如,要对从“Sales”到“Marketing”工作表中单元格 A2 中的数据进行合并计算,应在主工作表的单元格 E5 中输入以下内容:

    Excel 三维工作表引用公式

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