对任务进行自定义以帮助管理待办事项

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为了更好地管理待办事项列表,您可以对 Outlook 任务进行自定义。可以添加提醒、使用状态跟踪、创建定期项目并对任务进行分类。

您要做什么?

使任务定期发生

添加提醒

跟踪任务进度

分配颜色类别

链接任务添加到联系人

标记为私密的任务

跟踪里程、 工时和帐单信息

让任务重复发生

可以将定期任务设置为在特定日期发生,还可以重新生成在两次任务发生间隔之间的指定时间发生的任务。

设置为定期约会和重新生成的任务之间的区别是什么?

如果您的任务在固定时间定期发生(例如在每个周五下午将状态报告发送给经理),请使用定期任务。

如果您不想在前一个提醒标记为“已完成”前就设置任务的下一个提醒,那么重新生成的任务就是您的最佳选择。例如,如果您将一个每月重新生成的任务标记为“在今天完成”,则下一次生成该任务的时间已经创建,而且预期为距今一个月。

  1. 在一个打开的任务中,在“任务”选项卡上的“选项”组中,单击“周期”

    功能区上的“周期”命令

  2. “任务周期”对话框中,单击要使任务重复发生的频率(“按天”“按周”“按月”“按年”),然后执行下列操作之一:

    • 设置时间间隔重复执行该任务    在定期模式部分中,选择所需频率间隔的选项。请不要选择重新生成新任务或任务将不定期重复发生。

    • 让任务根据完成日期重复发生    选择“重新生成新任务”,并在框中键入时间值,经过该时间长度后必须生成一个新任务。

      “任务周期”对话框

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添加提醒

可以自定义提醒出现的时间,也可以自定义提醒中是否包括播放声音。

  1. 请执行下列操作之一:

    • 任务视图中   单击您要向其附加提醒的任务。在开始选项卡,在标记组中,单击后续标志,然后单击添加提醒

      功能区上的“添加提醒”命令

      或者,可以右键单击任务,单击“后续标志”,然后单击“添加提醒”

    • 在打开的任务    选中提醒复选框。

  2. 输入想让提醒出现的日期和时间。

  3. 若要指定自定义提醒时播放声音,请单击 按钮图像 ,单击浏览,选择要播放,单击打开,然后单击确定的声音文件。这会更改的提醒声音仅来执行此任务。

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跟踪任务进度

可以跟踪每个 Outlook 任务距离完成的进度。

  • 在一个打开的任务中,在“状态”“优先级”“完成率”框中键入或单击所需的选项。

    “状态”“完成率”字段之间具有相互依赖关系。通过更改一个字段中的值,另一字段中的值也会相应地改变。

状态

完成率

未开始

0

进行中

1-99

已完成

100

正在等待其他人   

0-100

已推迟

0-100

提示: 您可以发送电子邮件报告的状态显示在这些框。在任务选项卡上的管理任务组中,单击发送状态报告。打开一封新邮件,您可以添加的任务的进度有关任何支持的详细信息。

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指定颜色类别

指定颜色类别后,跟踪类似或相关任务或者将任务与其他分类 Outlook 项目(如联系人或电子邮件)联系起来将更加简单。请执行下列操作之一:

  • 在任务视图    在开始选项卡,在标记组中,单击分类,,然后单击所需的颜色。有关更多颜色类别,单击所有类别

  • 在打开的任务    在任务选项卡上的标记组中,单击分类,,然后单击所需的颜色。有关更多颜色类别,单击所有类别

    功能区上的“所有类别”命令

在首次使用某个颜色类别时,系统将提示您为其提供一个对您有意义的名称。

提示: 若要删除所有颜色类别分配给项目,在打开的任务中,右键单击该颜色或者名称的颜色类别,,然后单击清除"类别名称"清除所有类别

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将任务链接到联系人

如果任务涉及到您的“联系人”中的人员或组织,您可以创建一个指向该联系人的链接。

注意: 必须启用联系人的链接。

如何打开联系人的链接?

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“选项”

  3. 单击“联系人”

  4. “链接”下,选中“显示链接到当前项目的联系人”复选框。

  • 在打开的任务,底部的窗口中,单击联系人,单击一个联系人,然后单击确定

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将任务标记为“私密”

  • 在一个打开的任务中,在“任务”选项卡上的“标记”组中,单击“私密”

    功能区上的“私密”命令

跟踪里程、小时数和记帐信息

  • 在一个打开的任务中,在“任务”选项卡上的“显示”组中,单击“详细信息”。在文本框中键入所需的信息。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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