客户案例研究: 从 Excel 移至 Access

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有时由 Access 为更合适时使用 Excel 创建商业解决方案。或者,可能是 Excel 最初是个好主意,但数据容量 Excel 解决方案,就可以使用数据库程序。幸运的是,您可以将您的业务数据 Excel 移动到 Access。

最初,癌症生命线,非营利组织在西雅图,通过使用 Excel 设计其授予跟踪系统。运行之后与数据冗余时遇到问题,他们可以决定是时候尝试一下访问。

医生 Kerry Fowler 提供癌症生命线志愿 IT 支持。他同意我们探讨癌症生命线面试 IT 需求、 其角色和技术的背景,他们如何使用 Excel 中,并且他们做了具有访问权限。

面试,第 1 部分

ST:好的也,我 Steven Thomas 和 Office online 编写并今天跟我在癌症生命线医生 Kerry Fowler。癌症生命线是帮助用户与癌症 live 非营利组织。

ST:医生 Fowler 可以您描述略有一些有关支持哪些类型的癌症生命线提供给人?

KF:也 Steven、 癌症生命线的生活与癌症,其中包括患者、 家人、 朋友和同事,因此很广泛的用户提供非医疗支持。

ST:因此当说非医疗您的含义是什么?

KF:人员不往癌症生命线以获取医疗建议,但它们附带的类,有练习类、 yoga、 书写类、 花朵排列、 通过许多方法生成社区癌症患者之间并与其他人与癌症进行交互。

ST:良好的听起来各种各样的内容很重要的服务,感谢您该信息。这样,您有度,请在个人简历-信息,是该权限?

KF:实际上它的 organic 化学。

ST:Organic 化学,很抱歉好。

KF:没有要深表歉意。

ST:因此如何,帮助您下面在癌症生命线?

KF:我也是药物行业和药物发现的一些年,并且我作业消失作为公司合并的一部分时我花费一些时间志愿者下面其中妻子是 CEO,,我必须已执行某些化学配合癌症生命线 超过 10 年,因此我了非常熟悉处理信息,主要大平面文件以及我需要了解某些 UNIX 命令和的排序事情,但我没有任何关系数据库的体验。

ST:确定,也可以告诉我略有一些有关排序的信息管理任务,执行下面的您志愿一部分?

KF:当然,当我首先随附我已执行只需日常 IT 操作,您知道,为打印机工作,我鼠标不起作用。但最终我看到了进展情况,例如患者协助筹款位置人员已使用 Excel 电子表格存储信息回到有关已被发送到人员以帮助他们的检查几年支付抵押贷款的某些功能或医疗帐单或运输。

ST:因此许多不同的文件?

KF:也没有大量电子表格中的条目。

ST:因此一个大的电子表格?

KF:是一个大电子表格包含大量选项卡上,但它处于它们难以以为多少钱具有获得本年度此人、 多少有他们获得过去 4 年,多少人获取其抵押贷款的帮助?

ST:确定这听起来经典问题,您可以安装,将整个大量数据放在 Excel 中和尝试向下钻取,为一个电子表格类似的。

KF:以便看起来像灾难等待发生,一次即可坏排序远离完成灾难,因此我决定深入学习 Microsoft Access 要解决此问题。另一件事发生时被重新输入数据多次。

ST:哪种类型的数据?

KF:只需名称、 人员的姓名、 邮政编码、 社会人员的名称、 任意数量的内容。

ST:因此相同的人员将最终涉及几个不同的记录可能?

KF:完全,您例如获得的西雅图非常创造性的拼写。

ST:当然,因此为什么访问?是否只是它在此您有未获取其实现此目的,或所做的 Access 发往您?

KF:很好地访问广泛可用这里是因为癌症生命线使用 Microsoft Office,但他们使用 Small Business Server 2003 中,以便在位置的每台计算机具有访问权限,和我有查找到 Access 只在自己的有关一年前但真正没有做任何开发因此我想这是为我的学习机会,并且它是一种方法可能帮助癌症生命线实现其目标。

ST:Cool,我想做很好的决策。我有一些体验处理访问权限,并不完全尽可能使用 Excel 中,但我知道访问适用于和绝对更适合于您正在谈论的管理任务的类型。

ST:让我们看一些中断并再回来为此面试的第二部分。

面试,第 2 部分

ST:好的这就 Steven Thomas 再次返回与在癌症生命线医生 Kerry Fowler 我面试的第二部分。

ST:漫谈到 Access 移动来自 Excel 的过程。剩余工时您认为涉及?您已完成工时?

KF:我想永远不会非常完成后的工作,尤其是在您正在处理旧的电子表格中的数据时可能出现奇怪标点符号不需要的位置。整体我认为件事: 我发现大多数困难时只需匹配,也我要翻转它周围下面一段时间。我认为是重要的是,这是说哑事物进行类型匹配的数据。

ST:不哑事物说,它是重要以及是很困难适当它们,因为 Excel 更 forgiving 有关将并不能接受哪些数据。

KF:向右是清理数据,我发现已大多数困难所花的旧数据、 删除重复项、 查找拼写错误、 查找奇怪标点符号和 225954 整理以便它可以更轻松地导入 Access 并不会导致错误。因此是工作的实际大量具有以转到 Excel 电子表格或您正在导入的文本文件。匹配的所有内容导入后非常简单。

ST:因此具有此将业务流程置于保持状态在此期间?

KF:否,周围使用过的人员到处理患者协助数据库此外我所做的事项之一执行了较旧 Access 数据库所具有的实际上大邮件列表,,它是只需大平面文件。使我正在采取一些步骤来清理,并使其更轻松地查找重复项。

ST:但是,他们现在正在使用患者协助筹款数据库?

KF:是的。

ST:但尚未导入的 Excel 中还有数据,但它是旧仍要导入的数据。

KF:这是 true。我有 2008年信息导入,但仍有 2004年为 2007 年的数据清理和导入。

ST:那好吧,以便用户未不必等待或任何内容吗?

KF:不。它是当前使用正常。

ST:使其他难题相关的未您面临,或您面临构建新的系统,包括此谈论的内容另一个。

KF:也存在一些特定于访问、 我有一些困扰的一些 Visual Basic 内容和也执行 Dlookup() 和进行适用的右侧,和您需要在某些情况下在正确位置获取报价和方括号或他们不工时。但整体已容易得多,不是我认为很,它将令能够使内容所做的工作。

ST:您这样做任何具有您未执行与 Excel,因为它不是实际的访问的内容?任何新明显之外,您知道将数据放入不同表和这种做法?

KF:良好我明白如何知道这项操作之一就会察觉到经验丰富的用户,但是,例如,邮政编码是关于城市和州冗余信息和县,以便我已经简化数据输入有关邮寄列表以便该 onl需要导入,y 邮政编码,然后我的所有美国邮政编码其状态、 城市和县表格。因此,非常简化的内容,并减少拼写错误。

ST:真棒。有关如何报告?您可以看到您的能力来生成的报表,现在,您已移动到 Access 内容任何收益?

KF:是我之前提到很困难时使用 Excel 电子表格确定多少钱了给予在特定时间段,特定人员,但现在我已经能够生成 Access 系统一些报表的自动生成检查请求了它们癌症,他们具有适当类型的代码,还会生成的财务部门的已写该星期为每个帐户和分类汇总的所有其他检查摘要表。

ST:听起来很好增益的真。因此最后,有您的同事下面已说话的内容?任何人授予您该进程并为其构建的产品的反馈?

KF:也他们真正喜欢它。对于患者协助筹款它具有真正优化了过程。减少错误,因为它意味着检查可以获得更快,编写和其真正时出现问题之前,需要更正,请为发送返回从财务信息并为通常现在,因此实际上受益客户端将不会发生直接这是非常好。

ST:这是超,这是非常好。确定也非常感谢面试,我们将在触摸再次推出我确定,以在您的进度与患者协助筹款中,签入或什么是您正在处理再次的新分区?

KF:新的大邮寄列表。

ST:邮件列表中的数据库。确定也很回到检查并查看如何将会,再次感谢您有兴趣。

KF:别客气。

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