实施记录管理

您可以“现场”管理记录,这意味着您可以将文档保留在其在网站上的当前位置,将记录存储在特定存档(如记录中心网站)中。

在实施记录管理之前,建议您首先为组织创建一个记录管理计划。 为帮助您为贵组织选择合适的记录管理系统,请参阅选择如何存储和管理记录

注意: 在 SharePoint Online 中,我们引入了使用保留标签将内容声明为记录的内容,有效地取代了使用记录中心的需要。 如果您使用的是记录中心,则可以在保留标签旁继续使用它。 但是,为了记录管理的目的,我们建议使用保留标签,而不是记录中心。

创建和配置记录中心网站

本节提供有关创建和配置记录中心网站时需要采取的主要步骤的概述。 单击链接可查看各个步骤的特定指导。

  1. 使用记录中心网站模板创建记录中心网站

  2. 创建记录库或列表以管理和存储文件计划(定义:文件计划描述组织确认为正式业务记录的文档或项目的类型。 它指示存储这些记录的位置,并提供有关不同记录类型之间的差异的信息)中指定的每种记录类型。

  3. 向库和列表添加关联的内容类型

  4. 创建网站栏并将其添加到相关内容类型以包含和显示文件计划中指定的每种记录类型的元数据。

  5. 在记录中心网站上向内容类型添加信息管理策略

  6. 配置内容管理器以将每种记录类型传送到相应位置。

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创建记录中心网站

建议创建一个记录中心作为顶级网站集,而不是子网站。 若要创建网站集,必须是正在运行 SharePoint 管理中心网站的计算机上的场管理员 SharePoint 组的成员。

在 SharePoint Online 中,你可以从顶级 SharePoint 网站创建记录中心网站。 单击 " + 创建网站",然后从下面的步骤4开始。

  1. 启动 SharePoint 2013 或2016管理中心。

    • 对于 Windows Server 2008 R2:

      • 单击 "开始",单击 " Microsoft SharePoint 2013 产品" 或 " microsoft sharepoint 2013 产品",然后单击 " sharepoint 2013 管理中心" 或 " sharepoint 2016 管理中心"。

    • 对于 Windows Server 2012:

      • 在 "开始" 屏幕上,单击 " sharepoint 2013 管理中心" 或 " sharepoint 2016 管理中心"。

        如果在 "开始" 屏幕上没有 " sharepoint 2013 管理中心" 或 " sharepoint 2016 中心管理":

      • 右键单击 "计算机",单击 "所有应用",然后单击 " sharepoint 2013 管理中心" 或 " sharepoint 2016 管理中心"。

  2. 在管理中心网站上,在“应用程序管理”部分中,单击“创建网站集”。

  3. 在 "创建网站集" 页面上的 " Web 应用程序" 部分中,如果未选择要在其中创建网站集的 Web 应用程序,请单击向下箭头。 在 " Web 应用程序" 菜单上,单击 "更改 Web 应用程序",然后单击要在其中创建网站集的 Web 应用程序。

  4. 在“标题和说明”部分中,键入网站集的标题和说明。

  5. 在“网站地址”部分中,选择要用于 URL 的路径(例如,包含通配符的路径,如 /sites/ 或根目录 (/)。

    如果选择通配符包含路径,还必须键入要在网站 URL 中使用的网站名称。

  6. 在“模板选择”部分的“选择体验版本”列表中,选择要使用的模板的 SharePoint 体验版本。

    如果您希望网站集的外观和运行方式与 SharePoint Server 中的网站集类似,请选择 "体验版本"。 使用早期版本的 SharePoint 的网站集在较新版本的 SharePoint 中运行,但网站集的用户界面和用户体验将反映早期版本。 可随时升级到最新体验版本的网站集。

  7. 在“模板选择”部分中,选择“企业”选项卡,然后单击“记录中心”。

  8. 在“网站集主管理员”部分中,键入将成为网站集管理员的用户的用户名(格式为域\用户名)。

  9. 在“网站集辅助管理员”部分中,键入网站集辅助管理员的用户名。 指定网站集辅助管理员是确保网站集主管理员不在时,其他人可以管理网站集的最佳做法。

  10. 如果在使用配额管理网站集的存储,则在“配额模板”部分中,单击“选择配额模板”列表中的某个模板。

  11. 单击“确定”。

创建库或列表以管理记录

库和列表是记录管理中的重要元素。 它们充当要存储或管理的每种记录类型的文件柜。 通过将内容类型(详见后面的说明)与库和列表相关联,可帮助对记录进行进一步分类。 建议您为记录文件计划中的每种内容类型创建一个文档库或列表。

向列表或库添加现有内容类型

当您将某种内容类型添加至列表或库中时,该列表或库中就有可能包含该类型的项目。 在将记录提交到记录中心时,它们将根据文档的内容类型传送到相关列表或库。

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创建网站栏并将其添加到列表、库或内容类型

栏可帮助您对记录或其他项目进行分组、分类和跟踪。 网站栏定义可与内容类型、列表或库相关联的元数据项目。 例如,您可能希望添加网站栏来定义“作者”或“完成日期”。 向记录类型的内容类型添加网站栏是为了存储随记录一同提交的元数据项目,或添加元数据以帮助管理记录。

创建网站栏

  1. 在 "记录中心" 网站上,单击 "设置" Office 365“设置”按钮 ,然后单击 "网站设置"。

    在 SharePoint 组连接的网站中,单击 "设置",单击 "网站内容",然后单击 "网站设置"。

  2. 在 "网站设置" 页面上的 " Web 设计器库" 下,单击 "网站栏"。

  3. 在“网站栏”页面上,单击“创建”。

  4. 在“新建网站栏”页面上,在“名称和类型”部分的“栏名”框中键入所需的名称。

  5. 选择要存储在新栏中 的信息类型,例如,货币、日期和时间或文本。

  6. 在“”部分中,选择要在其中存储新网站栏的现有组,或选择“新建组”创建一个新组来存储该栏。 组提供了一种组织栏的方法,通过组可以更容易地找到栏。

在“其他栏设置”部分中,选择所需的其他栏设置。 此部分中的可用选项因您在“名称和类型”部分中选择的栏类型而异。 例如,如果要存储在栏中的信息类型为“选项”,则可以在“其他栏设置”部分中定义要枚举的选项。

  1. 单击“确定”

将网站栏添加到记录的内容类型

  1. 从记录中心网站的主页上,单击 "设置",然后单击 "网站设置"。

    在 SharePoint 组连接的网站中,单击 "设置",单击 "网站内容",然后单击 "网站设置"。

  2. 在 " Web 设计器库" 部分中,单击 "网站内容类型"。

  3. 在“网站内容类型”页中,单击要配置的网站内容类型。

  4. 在从父网站选择了网站内容类型或创建了新网站内容类型后,在所选的网站内容类型页的“”部分中,单击“从现有网站栏添加”。

  5. 在“向内容类型添加栏”页的“选择栏”部分中,从“从以下列表中选择栏”列表中选择要筛选的组。

  6. 从 "可用列" 列表中选择要添加的列,然后单击 "添加"。

  7. 在“更新列表和网站内容类型”部分中,指定继承此网站内容类型的子网站内容类型是否将使用您所做更改进行更新。

  8. 添加完所需的栏后,单击“确定”。

注意: 如果要选择的内容类型在此页上未显示为链接(灰显),则该内容类型属于记录中心网站的父网站,因此需要从父网站进行选择和配置。 为此,请单击“”栏下的链接,该栏位于“网站内容类型”栏下灰显的网站内容类型的旁边。

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为记录创建信息管理策略

信息管理策略是内容类型的一组规则。 利用信息管理策略,组织可以控制和跟踪保留内容的时间或用户可对该内容采取的操作等事项。

注意: 若要完成此任务,您必须是记录中心网站的“所有者”组的成员。

向内容类型添加信息管理策略

注意: 无法指定核心内容类型的信息管理策略。 创建网站集时会安装核心内容类型。 必须创建核心内容类型派生的内容类型,并向该派生的内容类型应用信息管理策略

  1. 在网站中,单击 "设置" Office 365“设置”按钮 ,然后单击 "网站设置"。

    在 SharePoint 组连接的网站中,单击 "设置",单击 "网站内容",然后单击 "网站设置"。

  2. 在 "网站设置" 页面上的 " Web 设计器库" 部分中,单击 "网站内容类型"。

  3. 在“网站内容类型”页上,单击要向其添加信息管理策略的内容类型。

  4. 在“内容类型”页上,单击“信息管理策略设置”。

  5. 在“编辑策略”页上,键入策略的说明,然后编写向用户说明策略用途的简短策略声明。 策略声明最多可以包含 512 个字符。

  6. 接着,您需要向信息管理策略添加一个或多个策略功能。 启用功能时,将显示其他设置。

向信息管理策略添加策略功能

可添加到信息策略的策略功能包括标签、审核、到期和条码。

向信息管理策略添加保留策略功能

  1. 在“编辑策略”页,选中“启用保留”复选框。

  2. 单击“添加保留阶段”,然后选择下列某一保留期选项以指定文档到期时间:若要根据日期属性设置到期日期,请选择“此阶段与项的日期属性无关”,然后选择操作(“创建”或“修改”)和时段(年、月或日)。

  3. 在这两个列表之间的框中键入适当的值以指定时段。

  4. 选择在文档到期时应执行的操作。

  5. 如果要重复所选操作,请选中“重复”部分中的复选框,然后选择周期间隔。

  6. 单击“确定”。

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向信息管理策略添加审核策略功能

  1. 在“编辑策略”页的“审核”部分中,选择“启用审核”,然后选中要为其保留审核跟踪的事件旁边的复选框。

  2. 单击“确定”。

    注意: 若要查看审核日志,请在“网站集设置”页上,单击“审核日志报告”,然后选择要查看的报告。

向信息管理策略添加条码策略功能

  1. 在“编辑策略”页的“条码”部分中,选择“启用条码”

  2. 如果希望 Office 客户端应用程序要求用户在其文档中插入条码,请选中“提示用户插入条码”复选框。

向信息管理策略添加标签策略功能

  1. 在“编辑策略”页的“标签”部分中,选中“启用标签”复选框。

  2. 若要要求用户在保存或打印文档之前插入标签,请选择“在保存或打印前,提示用户插入标签”。

  3. 若要防止在添加标签之后更改标签,请选择“添加标签后禁止更改标签”。

  4. 在“标签格式”框中,键入要在标签上显示的文本。 可以使用固定文本或文档属性的任意组合,但不能使用计算或内置属性(例如,全局唯一标识符 (GUID) 或“创建者”)。 若要另起一行,请使用“\n”字符序列。

  5. 为标签文本选择字体、字号、字形和对齐方式。

  6. 在“高度”框和“宽度”框中分别键入标签的高度和宽度(以英寸为单位)。

  7. 单击“刷新”查看所做的更改。

  8. 单击“确定”

配置现场记录管理

当您使用记录中心时,您正在锁定存储库中工作,可以使用“发送至”操作将记录传输到该存储库中。 但是,可以为任何网站启用现场记录管理并将其配置为记录管理系统。 在这种类型的系统中,与记录中心不同的是,您可以将记录以及活动文档存储在协作空间中。 使用现场记录管理记录的其他一些好处包括:

  • 在多个网站之间放置和管理记录。

  • 通过启用版本控制,自动维护记录版本。

  • 可同时对记录和活动文档执行电子数据展示搜索。

  • 对要包含在组织的记录以及可创建记录的人员进行更广泛的控制。

配置现场记录管理主要分为三个步骤:

  1. 在网站集级别激活现场记录管理。

  2. 在网站集级别配置记录声明设置。

  3. 在列表或库级别配置记录声明设置。

    注意: 若要手动将项目声明为记录,您必须是列表参与者或管理员。

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在网站集级别激活现场记录管理

配置现场记录管理系统的第一步是在网站集级别激活该功能。 激活该功能后,会在功能区上启用“声明/撤消声明记录”命令。

注意: 若要执行此任务,您必须是网站集管理员。

  1. 在最高网站级别上,单击 "设置" Office 365“设置”按钮 ,然后单击 "网站设置"。

    在 SharePoint 组连接的网站中,单击 "设置",单击 "网站内容",然后单击 "网站设置"。

  2. 在“网站集管理”下,单击“网站集功能”。

  3. 在“现场记录管理”旁,单击“激活”。

在网站集级别配置记录声明设置

  1. 在最高网站级别上,单击 "设置" Office 365“设置”按钮 ,然后单击 "网站设置"。

    在 SharePoint 组连接的网站中,单击 "设置",单击 "网站内容",然后单击 "网站设置"。

  2. “网站集管理”下,单击“记录声明设置”

  3. 在“记录声明设置”页上,如果要限制可以对声明为记录的项目执行的操作,请在“记录限制”部分中选择某一选项。

  4. 在“记录声明可用性”部分中,选择默认情况下记录的手动声明在列表和库中是否可用。 如果选择“默认在所有位置中均不可用”选项,则记录只能通过策略或工作流进行声明。

  5. 在“声明角色”部分中,选择可手动声明和撤消声明记录的角色。

  6. 选择“确定”。

在列表或库级别配置记录声明设置

通过为列表或库配置记录声明,可对其项目可声明为记录的位置进行更多控制。 在为列表或库配置记录声明时,可以在将项目添加到列表或库时自动将这些项目声明为记录。

  1. 从要配置记录声明设置的列表或库中,单击功能区上的 "" 或 "列表" 选项卡,然后单击 "库设置" 或 "列表设置"。

    在 SharePoint Online 中,单击 "设置" Office 365“设置”按钮 然后单击 "列表设置" 或 "库设置"。

  2. 在“文档库/列表设置”页的“权限和管理”下,单击“记录声明设置”。

  3. 在“手动记录声明可用性”部分中,选择:

  4. 是否希望列表或库使用网站集所使用的默认记录声明设置,

  5. 是否应始终允许用户手动将项目声明为列表或库的记录,或者

  6. 用户是否从不可以手动声明列表或库中的记录。

  7. 如果要将添加到列表或库的所有项目自动声明为记录,请选中“自动声明”部分中的复选框。

  8. 单击“确定”。

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