定义工作流查找

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查找使您的工作流,以显示动态数据。工作流运行时,该工作流中的查找可以来自不同数据源,如列表、 库和工作流数据检索数据。查找也可以使用网站的人员创建自定义的最终用户体验。

本文提供有关查找一些概念性信息,并说明如何定义工作流查找。也可以查找有关如何使用查找和确保查找的唯一性的一些提示。

本文内容

有关数据绑定和查找

有关使用查找以创建自定义的最终用户体验

为什么有用的 Id?

查找是如何工作的?

查找当前项目中的值

查找工作流数据中的值

通过指定为筛选条件的字段和值查找列表或库中的值

提示若要确保唯一查找值

查找有关注意事项

有关数据绑定和查找

使工作流查找可能是数据绑定,利用Office SharePoint Designer 2007中的 Microsoft ASP.NET 技术中的功能。数据绑定允许在数据库中的不同数据源之间链接的数据。在Office SharePoint Designer 2007,可使用工作流中的数据绑定从数据源,如列表、 库和工作流数据,例如变量和启动参数检索数据。工作流查找工作流运行时,从数据源中检索数据,并可用于检索的数据执行其他一些工作流操作。查找创建数据源和工作流之间的连接。

您可以插入到当前项目、 工作流数据和其他 SharePoint 列表和库的查找。

您可以插入查找与...

说明

当前项目

对项目启动工作流的当前实例的引用。选择此选项可使您能够从当前运行工作流的项目选择一个值。

工作流数据

引用的工作流变量是当前工作流实例的一部分。选择此选项可使您能够在当前工作流中使用工作流变量和启动参数。

其他列表和库

您可以从其他列表和库中的当前 SharePoint 网站来检索数据。

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有关使用查找以创建自定义的最终用户体验

查找还可以为网站用户提供自定义的最终用户体验。例如,假设您是内容作者提交到您的工作组网站中的共享文档库的文档。您希望工作流发送自动电子邮件通知适当的审阅者每次上载文档。通过将查询添加到工作流中的电子邮件,您可以创建自定义的最终用户体验。这意味着,只要上载文档,工作流将电子邮件自动发送给适当的审阅者的电子邮件正文中的文档的名称。

下图中突出显示一些可以在其中使用查找的电子邮件中的位置。

电子邮件,突出显示插入查找的潜在区域

带查找替换突出显示的区域后, 的电子邮件现在如下所示。

带查找的电子邮件

请注意查阅项电子邮件正文中的显示方式。定义了查阅后,它会显示在格式 [%数据源字段名%] 中查找的输入位置的位置。因此如果您定义的查找其中的数据源是共享的文档ts ,要检索的值的字段是审阅者姓名,查阅项将显示为[%共享文档 ︰ 审阅者姓名 %]

注意: 查阅项上不显示方括号[]和百分比图标%到 ︰抄送 ︰,和电子邮件的主题行。

文档上载到共享文档库中,审阅者会收到自动电子邮件,其中包含已上载的文档的名称。工作流运行时,查找从各种数据源,检索数据和电子邮件中显示该数据。

电子邮件,突出显示插入查找的潜在区域

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为什么有用的 Id?

您可以将 SharePoint 列表或库以表格形式。每个表组成的行和列。

若要从列表中检索特定值的工作流查找,您需要指定 (即列) 的字段和项目 (即行)。

工作流查找可以从任何列表或库中的当前网站,检索一个值,但它还需要每次此信息 ︰ 哪些字段 (列) 和哪一项 (行)。

“任务”列表

如果不熟悉关系数据库,如Office Access 2007或 Microsoft SQL Server,可能是很有帮助的每个列表和网站库中的视为数据库中的一个单独的表。

每个列表和库具有用作主键的 ID 列。在数据库中,主键是字段 (或组字段) 的表中的每一行提供一个唯一的标识符。

ID 列能满足所有条件好的主键,因为它 ︰

  • 唯一标识每一行。

  • 从不为空或 null。

  • 不能更改。

您可以通过将其添加到列表或库的任何视图中查看 ID 列。

出现在各种 SharePoint 列表中的 ID 列

因为 ID 是任何列表或库的主键,将在识别特定项目 (或行),如更高版本的示例所示的工作流查找特别有用。

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查找是如何工作的?

由于中所述上一节中,如果不熟悉关系数据库,它可能会很有帮助的每个列表和网站库中的视为数据库中的一个单独的表。

实际上,列表和库中的数据存储在 SQL Server 中的表。(而不是通过技术方法满足每个列表和库对应于数据库中的一个单独的表,此思维模式非常有用的工作流查找出现时。)

如果不熟悉关系数据库,用于定义查找非常类似查询数据库 — 例如,假设您有以下查阅。

示例查找

该查阅显示,请从任务列表中,选择状态域任务项目ID与存储在变量任务项目 ID的此实例的工作流中的 ID 相匹配的值。

您可以阅读前面查找为下面的 SQL 查询。SQL 查询用于选择关键字从指定表中检索数据,或在这种情况下,特定列表或库。

示例 1:查找与 SQL 查询的相似性

-或-

示例 2:查找与 SQL 查询的相似性

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查找当前项目中的值

查找最基本类型是字段的您查找当前项目中的值。

当前项目查找

该查阅说,"从当前项目中,选择名称字段的值。该查阅很容易地执行,因为您只需指定字段 (列)。项目 (行) 固定为当前项目。换言之,则只能有一行可供选择。因此,这种类型的查阅有时称为"平面"查阅。

查找当前项目会检索您指定的列的值

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查找工作流数据中的值

上一节中所述,为当前项目中的值的查阅总是"平面"查阅因为固定为当前项目中的行,则只需指定列 (或字段)。

同样,查找与工作流数据 (即工作流变量和启动参数中存储的数据) 也是平面查阅因为每个变量可以容纳单个值。存储在变量的值可能会从一个工作流实例更改为下一步,和期间工作流的值可能会更改某个时刻 — 例如,如果工作流使用的设置工作流变量操作将变量设置为不同的值。但变量始终仅包含单个值,以便查找与工作流数据始终是平面。

命名为“任务项目 ID”的工作流变量的查找

您可以将工作流数据作为位于便包含一系列的写入工作流的位置,并将数据存储的位置。位置此系列构成单个"行",因为每个位置 (变量或参数) 仅包含单个值。

工作流中的变量位于便签簿类似位置

此工作流实例完成后,在便笺簿上写的值将被删除,和工作流的下一个实例将缓存自己的值。

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通过指定为筛选条件的字段和值查找列表或库中的值

当您想要通过到当前项目所在的列表或其他列表应用筛选条件查找在某个项目中的值时,展开查找对话框。

查找不同列表中的值

展开为什么?对话框中的上半指定您感兴趣的值的字段 (列)。但是,因为您想要应用筛选条件,您还需要指定您感兴趣的值的项目 (行),并通过选择的字段的值可用作筛选条件筛选列表中的向下一行中标识唯一的行。例如,此查找需要从了解哪一项所需的值 (行)。上半部分的对话框中指定的列。现在,您需要的行。

突出显示任务状态

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使用静态值作为筛选条件

更多基本 — 和通常用处 — 查找类型是在其中输入静态值 (称为文本) 以查找您感兴趣的行的项目。例如,该查阅将转到任务列表,并从建议域等于"拒绝"的位置的第一个任务项目选择推荐字段的值。

将检索静态值的查找的示例

单击确定时,您将看到以下警告。

警告对话框,指明查找检索的值不是唯一的

这意味着什么?很可能的任务列表以具有等于"拒绝"中所示的下面的图片,以便查找将查找满足其条件的许多项目建议字段中的许多项目。在此例中,查找只需检索的值建议字段从任务列表中的第一个项目位置推荐= R弹出,如下所示。

列表突出显示将由查找检索的第一个值

有特定方案位置,您将需要这种类型的查阅,特别是当您正在使用自定义列表。若要使清除示例,假设您有列出的每个地理区域的区域经理自定义列表,如此处所示。

区域经理自定义列表

现在,假设您的团队位于东北地区,,因此只有您关注的地区。您可以附加到不同的列表 (不区域经理) 工作流,且您希望工作流查找区域经理列表中的东北地区的高级管理器。通过在自定义列表中存储的人员,并让工作流查找此数据,使其始终动态检索最新数据,工作流可能加上没有打开,并在您的区域经理更改的任何时候修改工作流。实现此目的查阅将如下所示。

自定义列表中非唯一值的查找

单击确定时,您将看到此警告。

警告对话框,指明查找检索的值不是唯一的

因为都可能存在多个项目是东北地区的值此列表中,您将收到此警告。与 (为主键定义更早版本) 的 ID、 Northeast的值不是一定唯一因为您无法将多个项目添加到具有此值的列表。但是,因为您拥有区域经理列表,您可以忽略此警告,因为您知道没有区域其值等于Northeast,以便您知道您查找唯一只有一个项目。

若要将其放到另一种方法,用于筛选条件的字段作为该列表的按键。键使用 ID 字段时,这些值是由定义唯一。但是,如果您使用的其他字段键 — 喜欢在本示例中的区域 — 您会收到警告,需要在该字段以有用密钥并确定唯一项的顺序中是唯一该字段中的值。

另一种常见情况是来搜索中的特定项目下, 一节中介绍的值。

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工作流变量用作筛选条件

到目前为止的最常见类型是查阅的工作流在其中创建项目-,例如,通过使用从用户处收集数据操作创建任务项目,或通过使用创建列表项操作以在任何列表或库中的当前网站中创建项目。

工作流创建项目时,新项目的 ID 存储在变量中。

工作流设计器中的“创建列表项”操作

项目的 ID 是始终是唯一在该列表或库中的整数。ID 得像数据库表中的键。

因为 ID 始终是唯一的而且动态变量中存储的 ID,使用 ID 是最佳的最常见的方法以确保您正在使用的唯一值以确定完全所需的项目。例如,假设的从用户处收集数据操作创建其 ID 存储在一个名为任务项目 ID变量中的任务。您可以使用该变量确保唯一查找,如下所示。

变量的查找

当您单击确定时,您将不会看到有关确保查找的唯一性,因为您正在使用 ID 来查找您感兴趣,项目 (或行) 和 ID 始终是唯一的警告。

任务项目 ID 变量查找

该查阅显示,请从任务列表中,选择推荐字段任务项目ID与存储在此实例的工作流变量的 ID 相匹配的值。换言之,对话框中的上半像平常一样进行指定的列中。底部的对话框中的一半标识唯一的行。在本示例中,此工作流实例创建的任务的任务列表 ID 为 5。因为 5 是任务项目 ID变量中存储的值,查找转到任务列表中的行号 5。

“任务”列表

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提示若要确保唯一查找值

下面是一些提示可帮助您使用工作流查找 ︰

  • 确保唯一查找是使用列表项 ID 来查找具有匹配项的保证的方法 id。如果已使用当前工作流关联的数据类型列表项 ID变量,请尝试在查询中使用它们。若要标识的列表项 ID数据类型为这些变量,单击工作流设计器中的变量按钮。显示与当前工作流相关的所有变量的列表。检查列表项 ID类型的变量。

  • 如果由于某种原因,无法使用 ID 字段,或在列表中的没有单个字段可以作为列表中的关键,则可以尝试使用的列表项值,其中可能会导致向列表项的唯一性串联的字符串。可以在您的工作流中使用的构建动态字符串操作创建该字符串,并将该字符串存储在变量。然后可以搜索中使用此变量标识列表中的唯一项。

  • 在您的网站中创建的列表时,您可以创建父子或通过使用查阅列在一个列表中,指向 ID 字段中的另一个列表的不同列表中的相关数据之间的一个一对多关系。例如,假设您有类列表和注册列表中,并确保有一类之间的许多登记该类-一对多关系。您可以向相关类在课程列表中的 id 的查找列的登记列表添加列。然后,如果您有登记列表上运行工作流,工作流可以随时查找值从课程列表中的相关项 ︰ 此查找说,"从课程列表中,选择 [该列表中任何字段],课程列表中的 ID 与当前项目中查阅字段的 ID 相匹配的值。ID 之间创建关系 (基本上主键和外键关系) 列表可能方便地查找工作流,并使用 Id 是一种简便方式,以保证唯一查找匹配项。

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查找有关注意事项

下面是需要知道何时使用查找的一些事项 ︰

  • 将工作流附加到如同最母版列表的列表,并具有可在您的工作流的更多或更少的所有数据。这种方式可用于从当前项目的更多值中查找您,而不是创建复杂的查找获取其他列表中值。

  • 每当查找未找到匹配的数据,则返回字符串?????。例如,如果您定义工作流查找要从位置分配给字段等于"John",但没有任何任务的任务列表中选择标题字段的值分配给"John",将返回查阅?????。若要解决此问题,您可以打开相应的查阅,更改筛选条件,以使该查询返回的匹配项。

  • 查找遇到中它不包含数据的变量,只要它返回的字符串*。若要解决此问题,打开该工作流,请确保变量的值设置为 (或初始化)。

  • 若要清除定义工作流查找对话框中的内容,请单击该对话框中的清除搜索按钮。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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