安排拥有数百名与会者的会议

注意: 这些更改仅适用于在 Office 365 中创建的包含数百名与会者的会议。这些更改不影响小型会议。

在过去,如果使用 Office 365 向数百名与会者发送会议邀请,则可能无法更新或取消邀请。出现这种情况是因为 Outlook 在邀请的收件人行中​​列出了每个人,他们接受、暂时接受或拒绝邀请,然而可以在电子邮件或会议邀请中列出的人数受到限制。如果数百人对邀请作出答复,你将无法对会议进行操作。

为防止这种情况发生,针对拥有数百名与会者的会议,我们更改了 Office 365 处理会议邀请的答复的方式。这些更改可让你始终能够更新或取消会议,并且仍可查看与会者列表。若要查看大型会议的与会者列表,则需要使用 Outlook 更新后的版本。如果正在使用的 Outlook 版本没有更新,则不会看到与会者的完整列表。

跟踪答复的方式发生了什么变化?

以前如何跟踪答复

在 Office 365 中,任何已发送项目(无论是普通电子邮件还是会议邀请)的收件人数最多为 500 人。将电子邮件或会议邀请发送到通讯组列表时,通讯组列表只算作 1 个收件人。

这是会议的一大问题,因为会议收件人列表和答复列表是由会议项目上的同一属性进行跟踪的。因此会议组织者将邀请发送到通讯组列表(1 个收件人),当通讯组列表中的成员对会议作出答复时,会单独将每个人添加到收件人列表中,从而跟踪他们的答复(最后导致收件人列表在得到足够的人员答复后超过 500 人)。

在收件人行上显示收件人列表时,以及在“跟踪”选项卡上显示答复列表时,Outlook 客户端使用同一属性。

现在如何跟踪答复

收件人列表仍由旧属性进行跟踪,但答复列表现在由会议项目上单独的新属性进行跟踪。

为确保旧客户端继续为大部分会议显示各个答复,Office 365 将继续跟踪现有收件人属性中的答复,直到有 400 个或更多收件人。这意味着,会议收件人数少于 400 人时,会议体验没有任何变化。在会议收件人数达到或超过 400 人后,只有更新的客户端才会显示准确的会议答复。

在 Office 365 中,收件人数最多为 500 人,但选择 400 人作为停止跟踪的截止点,可为以下两种方案提供一种缓冲:

  • 如果与会者转发会议,已转发的收件人会始终添加到收件人列表中,除非该列表现在包括 500 名以上的与会者。

  • 如果组织者添加新的与会者,已添加的与会者会始终添加到收件人列表中,除非该列表现在包括 500 名以上的与会者。

更改摘要

会议​​规模

旧客户端

更新的客户端

收件人数少于或等于 400 人

所有单个收件人及其答复

所有单个收件人及其答复

收件人数在 400 到 2,000 人之间

前 400 名收件人及其答复

所有单个收件人及其答复

收件人数大于或等于 2,000 人

前 400 名收件人及其答复

前 2,000 名收件人及其答复

注意:

  • 如果组织者向收件人数已超过 400 人的会议添加新的与会者,这些新与会者仍会添加到其中。

  • 我们将在未来更新 Outlook,以便显示每个答复类型的总数:接受、暂时接受、拒绝和未答复。对于收件人数超过 2,000 人的会议来说,这将非常有用。

  • 本文仅适用于由使用 Office 365 的人员组织的会议,因为 500 人的收件人数限制特定于 Office 365。Exchange 本地环境中的管理员可选择是否设置收件人的最大数量,以及该设为多少(如选择)。对于由 Exchange 本地环境中的某人组织的会议,客户端针对收件人列表和答复列表将继续使用旧的收件人属性。

你的 Outlook 版本是否已进行更新?

下表列出了哪些版本的 Outlook 已进行更新,更新的版本提供新的方法来跟踪对会议邀请的答复。

客户端

更新状态

Outlook 2016 for Windows

尚未更新

Outlook 2016 for Mac

尚未更新

Web 上的 Outlook 和 Outlook.com

尚未更新

Outlook iOS

尚未更新

Outlook for Android

尚未更新

Windows 10 日历

尚未更新

如果未更新 Outlook 版本将会怎样?

如果你的 Outlook 版本尚未更新,则最多只能查看 400 名收件人及其答复。如果不需要知道答复邀请的具体人员,请参阅我不想查看会议邀请的答复

我不想查看会议邀请的答复

如果不需要知道答复会议邀请的具体人员,请可以关闭答复。此选项适用于 Outlook for Windows、Outlook for Mac、Web 上的 Outlook 和 Outlook.com。

如果关闭答复,当某人接受、暂时接受或拒绝邀请时,你将不会收到电子邮件,而且答复也不会记录在会议邀请中。如果你想通知人们有关活动的信息,但不需要了解具体参加的人数,或者每当有人接受邀请时不想收到电子邮件,则该功能会非常有用。

Outlook 2016 for PC

Outlook 2016 for Windows 中“请求答复”按钮的屏幕截图

Outlook 2016 for Mac

Outlook 2016 for Mac 中“请求答复”按钮的屏幕截图

Web 上的 Outlook 和 Outlook.com

Outlook 网页版中的“请求答复”按钮屏幕截图

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