安排和他人的会议

安排和他人的会议

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您可以向一个或多个联系人发送会议请求。Outlook 会跟踪接受请求的人员, 并在日历上为会议保留时间。创建会议请求时, 可以添加附件、设置位置, 并使用 "日程安排助理" 选择会议的最佳时间。

安排会议

  1. 使用以下方法之一创建会议请求:

    • 在 "收件箱" 中, 选择 "新建项目" > "会议" 或使用键盘快捷方式Ctrl + Shift + Q

      若要安排会议,请在“开始”选项卡的“新建”组中,选择“新建项目”,然后选择“会议”。

    • 在 "日历" 中, 选择 "新建会议" 或使用键盘快捷方式Ctrl + Shift + Q

      功能区上的“新建会议”命令

    • 从收件箱中的电子邮件中, 选择 "使用会议答复" 按钮。

      从电子邮件中, 选择 "使用会议答复"。
  2. 通过以下两种方式之一添加与会者:

    • 将与会者添加到会议请求的 "收件人" 行, 然后跳至步骤4。

    • 如果您使用的是 Office 365 或 Exchange 帐户, 请使用 "日程安排助理" 查看与会者日程。

  3. 在 "日程安排助理" 中, 单击您的姓名下面的框, 键入与会者的姓名或电子邮件地址, 或单击 "添加与会者" 按钮以显示您的通讯簿。

    在日程安排助理中单击与会者名称旁边的图标, 将特定与会者标记为所需的与会者可选的与会者资源。当你开始键入与会者的姓名时, Outlook 将根据你已达到或最近通过电子邮件发送给你的人员提供建议。从列表中选择要添加与会者的姓名。

    您可以将与会者标记为 "必需" 或 "可选"。
  4. 添加会议主题、开始时间和结束时间以及地点。

    在 outlook 2016 和 outlook for Office 365 中, 您可以开始键入位置的名称 (例如,第四个咖啡店会议室 23), Outlook 将查找 "位置匹配"。选择一个建议以选择该位置, 或继续键入以输入其他位置。

    提示: 如果您使用的是Microsoft Exchange 帐户或 Office 365 电子邮件帐户, 请单击 "调度助手", 然后单击 "会议室查找工具" 以查看可用性并保留会议室。有关详细信息, 请参阅在 Outlook 中对会议使用 "日程安排助理" 和 "会议室查找工具"

  5. 若要将文件附加到会议请求, 请在 "插入" 菜单上, 选择 "附加文件", 然后选择要添加的文件。

  6. 如果不想将其设置为定期会议, 请单击 "发送"。否则, 请参阅使会议定期举行

防止与会者转发会议

如果你使用的是 Office 365, 当你创建会议请求时, 你可以阻止会议与会者将会议请求转发给其他人。升级到版本1808后, 每月频道客户都可以使用此新选项。

  • 发送会议请求之前, 请选择 "响应选项" > "允许转发" 以切换与会者转发会议请求的能力。

请参阅阻止转发会议以了解详细信息。

  1. 单击“会议”>“周期”。

    功能区上的“周期”命令

    注意: 使用键盘快捷方式 Ctrl + G 安排会议定期重复。

  2. 选择所需的定期模式选项,然后单击“确定”。

    注意: 当您向会议请求添加定期模式时, "会议" 选项卡将更改为 "会议系列"。

  3. 要发送会议请求,请单击“发送”。

向现有会议添加人员

您可以向现有会议添加其他与会者。

如果您是会议所有者, 请执行以下操作:

  1. 双击以打开会议, 然后使用 "收件人" 行或 "日程安排助理" 向会议添加一个或多个联系人。

  2. 单击 "发送", 然后选择以下选项之一:

    • 仅向已添加或已删除的与会者发送更新。

    • 向所有与会者发送更新。

如果你不是会议所有者

  1. 打开会议请求。在功能区上的 "响应" 组中, 选择 "答复", 然后选择 "转发"。向会议请求添加一个或多个收件人。

  2. 单击 "发送"。会议所有者将收到您已将会议请求转发给其他人的通知。有关详细信息, 请参阅转发会议

提前结束会议

仅适用于 Office 预览体验成员的功能 此功能当前仅适用于 Office 预览体验成员

如果你使用的是 outlook for Office 365, 你现在可以让 Outlook 提前几分钟结束你的会议。这可以帮助你在会议之间的旅行时间内生成。你可以在一小时内的一个小时和会议下为会议选择不同的工期。

  1. 选择 "文件" > "选项" > "日历" > "日历选项"

  2. 选中 "早期约会和会议结束" 复选框。

    选中了 "早结束约会和会议" 复选框的 "日历选项" 对话框
  3. 使用下拉列表选择会议时间少于1小时和一个小时或更长的分钟数, 然后单击"确定"

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