安排和他人的会议

安排和他人的会议

您可以向一个或多个人员发送会议请求。Outlook跟踪接受请求并阻止您的会议的日历上的时间。创建会议请求时,可以添加附件、 设置的位置,并使用调度助手以选择最佳会议时间。

您想做什么?

计划新会议时,您可以设置会议的主题、 与会者、 选择和指定何时何地将召开会议。响应会议请求将出现在您的收件箱中。

  1. 开始选项卡,在新建组中,执行下列操作之一︰

    • 收件箱中,选择新项目>新会议

      若要安排会议,请在“开始”选项卡的“新建”组中,选择“新建项目”,然后选择“会议”。

    • 在日历中,单击“新建会议”。

      功能区上的“新建会议”命令

    提示: 您也可以使用键盘快捷方式 Ctrl + Shift + Q 创建新会议请求。

  2. 框中,您可以添加与会者。

    注意: 您也可以添加 — 或删除 — 与会者时在使用调度助手会议选项卡上的显示组中。

  3. 在“主题”框中,告诉您的收件人会议的内容。

  4. 位置框中,告诉您的收件人保存此会议。

    提示: 如果您使用Microsoft Exchange 帐户,请单击检查可用性并保留聊天室的聊天室

  5. 选择以下选项之一:

    • 为特定的开始和结束时间,在开始时间结束时间列表中,单击会议开始时间和结束时间。

    • 为全天事件,可以选择全天事件复选框和事件显示为完整的 24 小时事件,持续午夜午夜。

    注意: 如果您想要安排会议基于其他时区,在会议选项卡的选项组中,单击时区

  6. 在会议请求消息框中,您可以键入您想要与收件人共享任何的信息。

    提示: 您还可以附加文件。在插入选项卡上,选择附加文件,,然后选择您想要向会议请求添加的文件。

  7. 单击调度助手和调度助手 Exchange 帐户帮助您查找最佳会议时间分析时收件人和会议资源,如聊天室,可通过。

    提示: 如果您不使用Exchange帐户,请单击日程安排

  8. 选择以下选项之一:

    • 单击添加与会者,然后在必需可选资源框中键入收件人的名称、 电子邮件地址或者资源名称 (以分号)。

      提示: 如果您不使用Exchange帐户,请单击添加其他>通讯簿中的添加

    • 搜索框中,键入潜在与会者的姓名、 单击前往,在结果列表中,选择一个名称,然后单击必需可选资源

    注释: 

    • 垂直线表示会议的开始和结束时间。可单击垂直线并拖动到新的开始和结束时间。

    • 对于Exchange帐户闲/忙网格显示与会者的可用性。绿色竖线表示会议的开始。红色竖线表示会议结束。

      Outlook 闲/忙网格

  9. 对于Exchange帐户,会议室查找工具窗格中包含建议的最佳时间,您的会议 (在大多数与会者可用时)。若要选择会议时间,请单击建议时间部分中的会议室查找工具窗格中的时间建议,或闲/忙网格上选择时间。

  10. 添加与会者后,要切换回会议请求,请在功能区上单击“约会”。

    注意: 之后您已经设置的会议时间,如果您不想要将会议设置为定期,选择发送,或者如果要添加到会议的正文中的详细信息,请选择约会

  11. 选择以下选项之一:

    • 如果您不想要将此设置为定期会议,请单击发送

    • 如果要使此为定期会议,请转到定期会议

  1. 单击“会议”>“周期”。

    功能区上的“周期”命令

    注意: 使用键盘快捷方式 Ctrl + G 安排会议定期重复。

  2. 选择所需的定期模式选项,然后单击“确定”。

    注意: 当您向会议请求,会议选项卡上更改为会议系列添加定期模式。

  3. 要发送会议请求,请单击“发送”。

您想做什么?

  1. 文件菜单上,指向新建,然后单击会议请求

    注意: 使用键盘快捷方式 Ctrl + Shift + Q 以创建新会议请求。

  2. 在“主题”框中,输入说明。

  3. 位置框中,键入说明,或单击以选择从使用 Microsoft Exchange 自动日程排定的可用的聊天室的聊天室

  4. 开始时间结束时间列表中,选择开始时间和结束的会议时间。如果这是全天事件,请选择全天事件复选框。

    全天事件是完整的 24 小时事件持续午夜午夜。

    注意: 默认情况下,在您的计算机系统的当前时区设置用于安排会议。如果您想要根据其他时区安排会议在会议选项卡的选项组中,单击时区

  5. 键入您想要与收件人共享、 附加任何文件,或创建会议工作区中的任何信息。

    有关会议工作区的详细信息,请参阅另请参阅部分。

  6. 在“会议”选项卡上的“显示”组中,单击“调度助手”。

    调度助手帮助您查找最佳会议时间。

  7. 单击添加其他,然后单击从地址簿中的添加

  8. 选择与会者和资源对话框中,在搜索框中,输入人员或您想要邀请其加入会议的资源的名称。如果您正在使用更多栏选项中进行搜索,然后单击转到

  9. 从结果列表中,选择名称和必需可选资源,请单击,然后单击确定

    会议选项卡上的框中显示的必需可选的与会者和资源将显示在位置框中。

    闲/忙网格显示与会者是否有空参加。 绿色垂直线表示会议开始。 红色垂直线表示会议结束。

    忙/闲网格

    建议时间窗格查找最佳您指大多数与会者均可用时间的会议时间。在窗格的顶部显示最佳会议时间。若要选择任何建议时间,请单击建议时间窗格中的时间建议。忙/闲网格上,您可以手动选择时间。

    “建议时间”窗格

  10. 如果您想要定期召开此会议,在会议选项卡的选项组中,单击重复,选择定期模式,,然后单击确定

    为会议请求添加定期模式时,“会议”选项卡将更改为“定期会议”。

  11. 会议选项卡上的显示组中,单击约会

  12. 单击“发送”。

  1. 打开您想要更改的会议。

  2. 执行下列操作之一:

    • 更改不属于一系列会议的选项   

      • 更改想要更改的选项(如主题、地点和时间)。

      • 单击“发送更新”。

    • 更改序列中的所有会议的选项   

      • 单击打开序列

      • 更改任何选项,如主题、 位置和您想要更改的时间。

      • 若要更改定期选项,在定期会议选项卡的选项组中,单击重复、 更改选项,如时间、 定期模式或重复范围,然后单击确定

      • 单击“发送更新”。

    • 更改属于序列的一次会议的选项   

      • 单击打开本次事件

      • 定期会议选项卡上更改的选项,如主题、 位置和所需的时间。

      • 单击“发送更新”。

提示: 在日历中,您可以将会议拖动到不同的日期和也可以通过单击说明文字,按 F2,然后键入您所做的更改来编辑主题。

  1. 打开您想要将设置为定期会议。

  2. 会议选项卡的选项组中,单击重复周期

  3. 单击的频率 —每天每周每月每年— 与您希望会议以定期事件,然后选择频率,选项,然后单击确定

  4. 单击“发送更新”。

  1. 创建或打开您要进行专用的会议。

  2. 会议选项卡的选项组中,单击选项,然后单击私密

重要: 您不应依赖的专用功能,以防止其他人的访问的会议、 联系人或任务的详细信息。为确保其他人无法阅读您标记为私密的项目,请不要授予他们对您的日历联系人任务文件夹的读取权限。若要访问您的文件夹的读取权限的人员可以使用编程方法或其他电子邮件应用程序查看私人性质项目的详细信息。仅当您与您信任的人员共享文件夹时,请使用专用功能。

执行下列操作之一:

  • 您将创建的所有新会议   

    • 在“工具”菜单中,单击“选项”。

    • 要自动打开或关闭新会议提醒,请选中或清除默认提醒复选框。

    • 如果选中此复选框,输入您希望显示提醒在会议开始之前的时间量。

  • 对于现有会议   

    • 如果会议定期会议,请打开会议或系列。

    • 若要打开会议选项卡的选项组中,打开或关闭提醒选择或列出的提醒时间。

注释: 

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