存档 Access 数据

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您可以帮助保持数据按定期存档旧还是非活动状态的记录。例如,假设您使用 Access 管理出借库。您可能有跟踪贷款事务的表、 字段包含日期的项目借和其返回一个包含日期的字段。也许您记录的保留策略是进行存档贷款事务记录一年之后的项目返回并破坏两年后的记录。

您可以存档所有数据库中的表、 特定表格或特定的记录,例如,早于特定日期的记录。本主题介绍如何存档数据。

本文内容

概述

定期将记录移到存档表

定期替换表

定期替换所有表

概述

应考虑存档数据,您有不打算再,使用的数据时,您想要保持数据方便,以防您需要它。你可能需要将指导您存档计划,如数据保留策略的策略。

存档通常用于存储日期条件,如抵达月末所基于的数据。

存档数据的方法

下表列出了存档数据,每个方法,以及其他注意事项使用时的方法。

方法

说明

使用场景...

其他注意事项

定期将记录移到存档表

定期,选择您想要将存档,并将数据追加到存档表中的数据的查询运行时。然后,您运行查询所选择的相同数据 (从原始表),并将其删除。

在表格中的记录的一些满足该条件用于确定是否存档。

示例: 要检查在日期为至少一岁存档库交易 (签出)。

  • 可能需要解决引用完整性,尤其是要存档的记录是一对多关系一方。

  • 如果您需要在查询中使用参数,您应创建窗体处理参数。否则,您可能丢失数据。

定期替换表

定期,您使某个特定表的存档副本并将空的新副本替换表。

在表格中的所有记录都满足条件用于确定是否存档。

示例: 您有一个表来存储每日温度极端。每年存档表并替换空重新开始。

  • 可能需要解决参照完整性。

定期替换所有表

您开始使用拆分的数据库 (数据库组成: 包含所有表; 的后端数据库文件和包含所有其他数据库对象的前端数据库文件)。定期,您创建后端数据库,存档副本,并且然后将后端数据库替换为一个新的空。

在大多数数据库中的表中的所有记录都满足的条件,用于确定是否存档。

示例: 多个表与 meteorological 数据的不同类型的包含您的数据库。每年,则存档的所有表。

  • 如果您有任何查阅表 (用于存储用于查找,如邮政编码或部门的值的表),您可能需要将其数据导入到新的后端数据库。

  • 不能使用此方法的宏。您必须手动存档数据库。

解决参照完整性

如果您想要存档的记录与其他表中的记录,您可能需要解决关系。如果您想要存档的记录 (属于"多"方的一对多关系) 的"子"记录,您可能在安全而不必担心存档它们。如果您想要存档的记录是"parent"(他们所属一对多关系"一"方) 记录,其相关的"子"存档时记录可能:

  • 阻止您删除"parent"的记录。如果您有已追加到存档表中的"parent"记录,这可能会导致问题。

    - 或 -

  • 成为"孤立"— 不存在"parent"所属的记录。在您使用"孤立"记录的数据库,这可能导致问题的数据完整性和不同的功能。

要考虑参照完整性,请执行以下步骤:

  1. 确定哪些"子窗体"属于您想要存档的记录的记录。例如,如果希望存档我在我的库出借的资产的记录,首先确定是否有任何事务打开这些资产,即,是否已签出但不是会返回资产。

  2. 执行下列操作之一:

    • 如果"子"始终可以安全地删除记录,请确保关系实施参照完整性,具有级联删除。这样可确保所有相关的"子"记录将被删除。

    • 如果无法始终安全地删除"子"记录,请考虑存档数据库中的所有表

    • 创建选择没有"子"记录的"parent"记录的查询。然后,使用该第一个查询创建存档查询 (请参阅定期移动到存档表的记录部分),而不是使用"parent"表。

      提示: 可以使用查询向导来查找不匹配的记录。有关详细信息,请参阅文章比较两个表并查找不匹配的记录

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定期将记录移到存档表

首先,您可以创建具有您想要存档的记录的表空副本。此新的空表格是存档表。接下来,您可以创建追加查询记录复制到存档表原始表。然后,您可以创建删除查询原始表中删除已存档的记录。最后,您将创建两个查询的运行的宏。如果要将存档记录,您运行的宏。

提示: 以便单击该按钮时,运行该宏,您可以将宏附加到窗体上的按钮。

步骤 1: 创建的存档表

步骤 2: 创建将数据复制到存档表的查询

步骤 3: 创建删除查询从您的原始表中删除相同的数据

步骤 4: 创建运行两个查询的宏

步骤 1: 创建的存档表

如果您想要将所有已存档的记录保留在一个表中,一次只能执行此步骤。此步骤中创建的存档表将保留所有已存档的记录。

如果您想要 destroy 旧存档表创建一个新时,您不需要执行此步骤。您可以使用生成表查询 ,而不是追加查询将数据复制到存档表。若要执行此操作,跳至步骤 2

如果您想要使用新的存档表,每次您存档,并且您想要保持旧存档表之前创建一个新, 重命名您的旧存档表。如果要将存档基于日期,考虑命名旧存档表按照它们表示的日期范围。

注意: 如果您创建一个新的存档表,每个时间和保留旧,您必须重命名旧存档之前运行查询。

  1. 在导航窗格中,选择具有要存档,请按 CTRL + C,然后按 CTRL + V 记录的表。

  2. 粘贴表方式对话框中,在粘贴选项中选择仅结构

  3. 表名称框中,删除复制的字词和将下划线和 word"存档"追加到现有的表名称,然后单击确定。例如,如果原始表名为交易存档表名为Transactions_archive

    粘贴表方式

步骤 2: 创建将数据复制到存档表的查询

  1. 在“<ui>创建</ui>”选项卡上的“<ui>其他</ui>”组中,单击“<ui>查询设计</ui>”。

  2. 使用显示表对话框中添加具有您想要存档的记录的表。关闭显示表对话框。

  3. 在查询设计窗口中,双击您刚添加的表中的星号 (*)。表名称和星号显示在查询设计网格的第一列。

    注意: 星号表示查询应包含的所有表中字段的查询输出中。如果字段中添加或删除表中,星号,使用时,查询输出自动调整。

  4. 在查询设计窗口中,双击您要用于指定存档它们之前,应满足条件的记录的字段。例如,如果事务表具有名为选中中日期的字段,并且您想要将存档该日期哪里旧超过一年的所有记录,您双击选中日期。该字段将显示在查询设计网格中的下一个空列中。

    查询设计网格

    如果您想要使用其他字段的条件,请重复此步骤。

  5. 使用条件行指定刚添加的字段的条件。例如,可以指定选中的日期,必须通过使用表达式是早于 2008 年 1 月 1 日< #1/1/2008年 #条件行中。

    如果条件值,则存档每次更改,您应该让查询要求输入值。若要执行此操作,您使用条件行中的参数,以便查询要求输入值。若要使用参数,使用表达式,通常所做的那样但,而不是指定的值,使用简要问题括在括号括起来。例如,您可以使用表达式< [存档交易完成之前:],如下所示:

    参数表达式

    有关使用参数的详细信息,请参阅文章让查询要求输入值

    您可能还想要用于指定替代条件行。有关使用条件的详细信息,请参阅查询条件示例一文。

    提示: 如果您使用日期字段指定条件,并且您想要将存档早于当前日期的所有记录中,输入< date ()日期字段的Criteria行中。

  6. 执行下列操作之一:

    • 如果您已创建的存档表,则需要追加查询向表添加指定的记录。

      1. “设计”选项卡上的“查询类型”组中,单击“追加”

      2. 追加对话框中,在表名称框中,选择存档表中,名称,然后单击确定

        追加到

        在查询设计网格中,将显示追加到行。

      3. 清除任何您用来指定条件的字段的追加到行。(仅限星号应包含值的追加到。)

        查询设计网格中的“追加到”行

    • 如果尚未创建的存档表,您需要使用生成表查询通过使用指定的记录创建的存档表。

      1. 在“设计”选项卡上的“查询类型”组中,单击“生成表”。

      2. 生成表对话框中,在表名称框中,键入存档表的名称,然后单击确定

  7. 按 Ctrl+S 保存该查询。

步骤 3: 创建删除查询从您的原始表中删除相同的数据

  1. 在“<ui>创建</ui>”选项卡上的“<ui>其他</ui>”组中,单击“<ui>查询设计</ui>”。

  2. 使用显示表对话框中添加具有您想要存档的记录的表。关闭显示表对话框。

  3. 在查询设计窗口中,双击您刚添加的表中的星号 (*)。表名称和星号将显示在查询设计网格的第一列中。

  4. 在查询设计窗口中,双击相同使用追加查询中指定条件的字段。

  5. 使用条件行指定刚添加的字段的条件。有关使用条件的详细信息,请参阅查询条件示例一文。

    重要: 如果追加或生成表查询中使用参数,因此应删除查询。此外,您应该确保两个查询的输入值相同。如果输入了不同的参数值,您可能会丢失数据。若要防止数据丢失,请考虑使用表单收集值,并进行查询要求输入值窗体。有关详细信息,请参阅文章让查询要求输入值

  6. 设计选项卡的查询类型组中,单击删除

    删除行显示在查询设计网格中。

    查询设计网格中的“删除”行

  7. 按 Ctrl+S 保存该查询。

步骤 4: 创建运行两个查询的宏

  1. 在“<ui>创建</ui>”选项卡上的“<ui>其他</ui>”组中,单击“<ui>宏</ui>”。如果此命令不可用,请单击“<ui>模块</ui>”或“<ui>类模块</ui>”按钮下方的箭头,然后单击“<ui>宏</ui>”。

  2. 在宏设计网格中,在操作列中的第一行中,选择OpenQuery

    “打开查询”宏操作

  3. 在网格中,在操作参数,在查询名称框中,下的底部选择 (追加或生成表) 下拉列表中的步骤 2 中创建的查询。

    “打开查询”宏操作中的查询参数

  4. 在宏设计网格中,在操作列中第二行中,选择OpenQuery

  5. 在网格中,在操作参数,在查询名称框中,下的底部从下拉列表中选择删除查询。

    您的宏应如下所示:

    准备保存的宏

  6. 按 CTRL + S 保存该宏。

    当您想要对记录存档时,运行该宏。

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定期替换表

如果要始终存档表中的所有数据,您不必使用查询或宏。或者,您可以定期替换表空的副本。

重要: 如果您存档的表相关到其他表中,您可能需要解决参照完整性

  1. 在导航窗格中,选择要存档,请按 CTRL + C,然后按 CTRL + V 的表。

  2. 粘贴表方式对话框中,在粘贴选项中选择仅结构,然后单击确定

    访问名称副本复制的原始表名

  3. 在导航窗格中,右键单击原始表,然后单击显示快捷菜单上的重命名

    为表指定用于指示它包含的内容,如"DailyTemperatureExtremes_archive_2007"的名称。

  4. 在导航窗格中,右键单击空的副本,然后单击显示快捷菜单上的重命名

    为空复制原始表名。

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定期替换所有表

如果您使用拆分的数据库,您可以通过将替换空的副本的后端数据库来定期替换所有表。

首先,您准备空的副本。除非您数据库的设计更改,可以将存档,每次重复使用此副本。如果要将存档,您重命名现有的后端数据库,以指示它是存档,然后,然后将空副本另存为新的后端数据库。

准备后端数据库的空副本

导入的表定义的后端数据库中的所有表。

  1. 创建新的空白数据库。删除 Table1。

  2. 在“外部数据”选项卡的“导入”组中,单击“Access”。

  3. 获取外部数据对话框中,选择导入的表、 查询、 窗体、 报表、 宏和模块入当前数据库,,然后单击浏览

  4. 文件打开对话框中,选择后端数据库。打开要关闭文件打开对话框中,单击,然后单击确定

  5. 导入对象对话框中,单击选项

  6. 导入表下选择仅定义

  7. 表格选项卡上单击全选,单击确定,,然后单击关闭

接下来,将数据添加到任何查阅表格中的空的副本。对于每个查阅表,请执行以下步骤:

  1. 链接到现有的后端数据库中的查找表。

  2. 创建追加查询将从原始的所有记录添加到副本。

替换空的副本的后端数据库

首先,重命名现有的后端数据库,以指示它现在存档。

然后,打开空的副本,并将其保存使用原始的后端数据库名称。

  1. Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像 中,单击,然后指向另存为。打开另存为菜单。

  2. 另存为其他格式的数据库,下单击Access 2007 数据库

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