存档在 Outlook for Windows 中

存档在 Outlook for Windows 中

在 Outlook 2016 中将邮件存档的方法有多种。可以使用的方法取决于是通过 Office 365 for Business 帐户、Exchange 帐户还是其他类型的帐户(如 Outlook.com、Gmail、POP 或 IMAP 帐户)使用 Outlook 2016。

Outlook 2016 中的所有帐户都有权访问“存档”文件夹。“存档”文件夹是 Outlook 的默认文件夹(如“收件箱”、“已发送邮件”和“已删除邮件”文件夹)之一。不能删除“存档”文件夹。如果通过 Exchange 或 Exchange Online 帐户使用 Outlook,会将保留策略等文件夹策略应用于“存档”文件夹。

使用“存档”按钮将邮件移动到“存档”文件夹不会缩减邮箱大小。如果需要缩减邮箱大小,可以使用 Office 365 for Enterprise 中的联机存档或自动存档功能

在 Outlook 2016 中通过一个操作将邮件存档

可以使用功能区上“删除”组中的“存档”按钮将一个或多个邮件移动到“存档”文件夹,而不删除它们。使用“存档”有以下几个好处。

  • 从搜索框或通过导航到“存档”文件夹可以轻松查找已存档的项。在搜索框中键入词时,Outlook 2016 将默认搜索邮箱中的所有文件夹。

  • 通过“存档”文件夹,项目在手机或其他设备上仍然可用

在 Outlook 2016 中将项目存档

  1. 选择收件箱或其他文件夹内的一封或多封邮件进行存档。

  2. 在“删除”组内选择“存档”。也可以使用“Backspace”键立即将一个或多个所选邮件存档。 

    单击一次存档

    注意: “存档”文件夹已存在,即使之前从未使用过该功能。可在 Outlook 文件夹列表中找到它。 如果使用的是 Outlook 2016,但不显示此文件夹,请转到“文件”>“Office 帐户”>“更新选项”>“立即更新”。

  3. 邮件会移动到“存档”文件夹。如果误将某封邮件存档,请转到“存档”文件夹并将此邮件移回收件箱。

注意:“存档”按钮仅在 Outlook 2016 中可见。旧版 Outlook 的功能区上没有“存档”按钮。

使用键盘将邮件存档

可以单击“Backspace”键将一个或多个所选邮件存档。如果单击“删除”键,该邮件将转到“已删除邮件”文件夹。无法更改 Backspace 键的行为。

如何查找“存档”文件夹?

存档”文件夹位于文件夹列表中。要显示文件夹列表,请选择“视图”>“文件夹窗格”,然后选择“普通”。

在“文件夹窗格”菜单上,已选中“普通”。

如何搜索“存档”文件夹?

在文件夹列表顶部使用“搜索当前邮箱”功能来搜索 Outlook 项时,Outlook 将默认搜索整个邮箱。

搜索邮箱

如果要将搜索范围设置为仅“存档”文件夹,先在文件夹列表中选择“存档”文件夹。搜索框现在便只会搜索“存档”文件夹。

搜索“存档”文件夹

这与联机存档有何区别?

联机存档是一项功能,适用于具有超大邮箱的 Office 365 企业客户。这些客户可以使用联机存档来避免删除旧邮件。用户的联机存档行为有些像 Outlook 中的第二个帐户,它具有其自己的文件夹结构。因此,它不在通过收件箱执行的搜索范围内。

如果已启用联机存档,则管理员和用户可以设置其邮箱以使用存档策略自动将旧邮件移动到联机存档。

何时应使用“存档”和“联机存档”?

我们建议使用“存档”功能,使收件箱中已答复或对其已执行操作的邮件保持整洁。将“存档”想象成一个文件文件夹。可以在“存档”文件夹中存储项目,并且仍可轻松进行访问。 还可以删除邮件或将其移动到特定文件夹(如果这更像你的风格)。

对于 Office 365 企业版 组织中具有较大邮箱的用户,我们建议管理员设置这样的存档策略,即在一年后将项移动到“联机存档”,或如果用户即将更快地达到其邮箱配额,则将时间设置更短一点。这样可确保用户不必删除旧邮件,以便为新邮件留出空间。可以从“收件箱”文件夹和“本地存档”文件夹中移出比指定时间更早的邮件。

有关存档的常见问题解答

否。存档文件夹是 Outlook 默认的系统文件夹之一,不能重命名、移动或删除。

存档是一种易于理解的功能,已在 Outlook Mobile、Outlook Web App 和 Outlook.com 甚至其他电子邮件提供商(如 Gmail)中可用。因为这是一个已建立的名称,并且由于联机存档是现有功能,因此我们决定保持两个名称相同。

自动存档是较旧的 Outlook 功能,可以自动将旧邮件移动到 .pst 文件。这意味着邮件将从服务器中删除,并且更难通过搜索找到。如果包含 AutoArchive.pst 的硬盘变得不可用,这些邮件可能会丢失。联机存档是自动存档的企业级代替功能。

如果你没有联机存档,并且如果你的 IT 部门没有禁用此功能,则仍然可以使用自动存档。有关 Outlook 2016 中的自动存档的详细信息,请参阅在 Outlook for Windows 中手动存档较旧项目。

存档在 Outlook for Windows、Outlook Mobile、Web 上的 Outlook 和 Outlook.com 上广泛可用。不能通过使用“组策略”禁用存档功能。

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