如何设置多功能设备或应用程序以使用 Office 365 发送电子邮件

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

本文介绍如何从设备和业务应用程序发送电子邮件,如果您的邮箱的所有Office 365中。例如:

  • 在具有扫描仪的情况下,想要将扫描的文档通过电子邮件发送给自己或他人。

  • 您有业务线 (LOB) 应用程序管理约会,并且想要通过电子邮件发送给客户端的约会时间的提醒。

选项 1(推荐):使用 Office 365 邮箱直接对设备或应用程序进行身份验证,并使用 SMTP 客户端提交发送邮件

此选项支持大多数使用方案,且最易于设置。什么情况下选择此选项:

  • 要从第三方托管发送电子邮件应用程序、 服务或设备。

  • 想要向组织内部和外部的人员发送电子邮件。

若要配置你的设备或应用程序,使用 SMTP 客户端提交端点 smtp.office365.com 将其直接连接到 Office 365。

每个设备或应用程序必须能进行 Office 365 身份验证。设备可以有自己的发件人地址,或所有设备可以都使用一个地址,例如 printer@contoso.com。

如何设置 SMTP 客户端提交

直接在您的设备或应用程序为其指南指示(可能使用不同的术语比这篇文章) 中,输入以下设置。只要您的方案满足 SMTP 客户端提交的要求,以下设置将使您能够从您的设备或应用程序发送电子邮件。

设备或应用程序设置

服务器/智能主机

smtp.office365.com

端口

端口 587(推荐)或端口 25

TLS/StartTLS

已启用

用户名/电子邮件地址和密码

输入正在使用的托管邮箱的登录凭据

有关详细信息,请展开以下各部分。

确定哪个版本的 TLS 您的设备支持通过检查设备指南或与供应商。如果您的设备或应用程序不支持 TLS 1.0 或更高:

  • 改用直接发送(选项 2)或 Office 365 SMTP 中继(选项 3)执行邮件发送(具体取决于你的要求)。

  • 如果必须使用 SMTP 客户端提交打印机仅支持 SSL 3.0,您可以设置称为间接 SMTP 客户端提交的替代配置。此使用本地的 SMTP 中继服务器连接到Office 365。这是更复杂的设置。可以在此处找到说明:如何配置为使用 Office 365 中继 IIS

注意: 如果您的设备建议,或默认为端口 465,它不支持 SMTP 客户端提交。

下图概念性地概述了你的环境是什么样。

显示多功能打印机如何使用 SMTP 客户端提交连接到 Office 365 。

  • SMTP 客户端提交允许向组织内部及公司外部的人员发送电子邮件。

  • 这种方法可绕过大多数对发送到组织内部人员的电子邮件的垃圾邮件检查。这可帮助防止公司 IP 地址被垃圾邮件列表阻止。

  • 使用此方法,可从任何位置或 IP 地址发送电子邮件,包括(本地)组织的网络或第三方云托管服务,如 Microsoft Azure。

  • 身份验证:必须能够配置用户名和密码,才能在该设备发送电子邮件。

  • 邮箱:必须具有许可的 Office 365 邮箱来发送电子邮件。

  • 传输层安全性 (TLS):设备必须能够使用 TLS 1.0 版本及以上版本。

  • 端口:端口 587 (推荐) 或端口 25 是必需的并且必须在您的网络未被阻止。某些网络防火墙或 Isp 阻止端口,尤其是端口 25。

注意: 有关 TLS 的信息,请参阅如何 Exchange Online 使用 TLS 安全的 Office 365 中的电子邮件连接和如何 Exchange Online 使用 TLS 加密套件排序详细的技术信息,请参阅增强Exchange online 邮件流安全

仅可从一个电子邮件地址发送,除非设备可存储多个 Office 365 邮箱的登录凭据。Office 365 进行了如下限制:每分钟限发 30 封邮件,每天限 10,000 个收件人。

方法 2: 从您的打印机或应用程序与 Office 365 (直接发送) 直接发送邮件

什么情况下选择此选项:

  • SMTP 客户端提交 (选项 1) 与不兼容您的业务需求或与您的设备。例如,您的设备或应用程序不符合要求的 SMTP 客户端提交,如 TLS 支持。

  • 您只需将消息发送到您自己的组织中有Office 365; 在邮箱的收件人您不需要在您的组织外部的联系人发送电子邮件。

直接发送可能是最佳选择的其他情况:

  • 想要设备或应用程序从每个用户的电子邮件地址发送邮件,而不想将每个用户的邮箱凭据配置为使用 SMTP 客户端提交。直接发送允许组织中的每个用户使用自己的地址发送电子邮件。

    避免使用具有发送权限为所有用户的单个邮箱。不支持此方法由于复杂程度和潜在问题。

  • 要发送批量电子邮件或新闻稿。Office 365不允许您执行此操作通过 SMTP 客户端提交。直接发送允许您发送邮件的高音量。

    请注意,您的电子邮件标记为垃圾邮件通过Office 365风险。您可能希望求助批量电子邮件提供商,要为您提供帮助。例如,他们将帮助您遵守最佳做法,以及有助于确保您的域和 IP 地址未阻止其他人在 Internet 上。

以下设置设备或应用程序中直接输入。

设备或应用程序设置

服务器/智能主机

MX 端点,例如,contoso-com.mail.protection.outlook.com

端口

端口 25

TLS/StartTLS

已启用

电子邮件地址

其中一个 Office 365 接受的域的任一电子邮件地址。此电子邮件地址不需要具有邮箱。

建议添加 SPF 记录以避免邮件被标记为垃圾邮件。如果正在从静态 IP 地址发送邮件,则将其添加到域注册机构的 DNS 设置中的 SPF 记录,如下所示:

DNS 项

SPF

v=spf1 ip4:<Static IP Address> include:spf.protection.outlook.com ~all

  1. 如果设备或应用程序可从静态公共 IP 地址发送邮件,请获取此 IP 地址,并记录。可与其他设备和用户共享你的静态 IP 地址,但勿与公司外部的任何人共享此 IP 地址。设备或应用程序可从动态或共享的 IP 地址发送邮件,但邮件更容易受到反垃圾邮件筛选。

  2. 登录 Office 365

  3. 请确保您的域,例如 contoso.com,已选中。单击管理 DNS,然后查找 MX 记录。MX 记录将具有类似于 cohowineinc-com.mail.protection.outlook.com,如以下屏幕截图中所示的指向地址值。记下的 MX 记录指向地址值,我们将为您的 MX 终结点。

    请记录指向地址值的 MX 记录。
  4. 返回到该设备,在设置中通常称为“服务器”或“智能主机”的选项下,输入步骤 3 中记录的 MX 记录的指向地址值。

  5. 现已完成设备设置的配置,请转到域注册机构的网站以更新 DNS 记录。编辑发件人策略框架 (SPF) 记录。在该条目中含入步骤 1 中记录的 IP 地址。完成的字符串类似于以下内容:

    v=spf1 ip4:10.5.3.2 include:spf.protection.outlook.com ~all

    其中 10.5.3.2 是公共 IP 地址。

    注意: 跳过此步可能会导致电子邮件发送到收件人的“垃圾邮件”文件夹。

  6. 若要测试配置,发送测试电子邮件从您的设备或应用程序,并确认收件人收到它。

在下图中的应用程序或设备您所在组织的网络中使用直接发送和到您的组织中的电子邮件收件人您Office 365邮件交换 (MX) 终结点。很容易地查找您的 MX 终结点中Office 365 ,如果您需要手动查找。

显示多功能打印机如何使用 Office 365 MX 终结点仅向组织中的收件人直接发送电子邮件。

您可以配置您的设备向Office 365发送电子邮件直接。使用直接发送到中继到与您的组织中的Office 365邮箱的收件人的电子邮件。直接发送也支持外部收件人的邮箱中Office 365。 如果您的设备使用直接发送来尝试中继没有Office 365邮箱的收件人的电子邮件、 电子邮件将被拒绝。

注意: 如果您的设备或应用程序具有作为邮件服务器和Office 365以及其他邮件提供商提供的功能,请咨询您的设备或应用程序的说明。没有Office 365设置所需的这种情况。

  • 使用 Office 365 发送电子邮件,但不需要专用的 Office 365 邮箱。

  • 不需要您的设备或应用程序具有的静态 IP 地址。但是,这被建议尽可能。

  • 不与连接器协同工作;绝不要将设备配置为配合使用连接器和直接发送,这可能会出问题。

  • 不要求设备支持 TLS。

直接发送具有更高比 SMTP 客户端提交发送限制。通过每分钟 30 邮件或每日限制 10000 个收件人未绑定发件人。

  • 端口:端口 25 是必需的并且必须在您的网络未被阻止。

  • 建议使用静态 IP 地址: 建议使用静态 IP 地址,以便可为域创建 SPF 记录。这有助于避免邮件被标记为垃圾邮件。

  • 不能直接发送用于将电子邮件传递给外部收件人,例如,Yahoo 或 Gmail 地址的收件人。

  • 您的消息将遵循反垃圾邮件检查。

  • 如果您的 IP 地址列表垃圾邮件被阻止,可能会中断已发送的邮件。

  • Office 365 使用限制策略保护服务性能。

选项 3:将连接器配置为使用 Office 365 SMTP 中继发送邮件

此选项比其他选项更难实现。仅在以下情况下选择此选项:

  • SMTP 客户端提交(选项 1)不兼容业务需求或设备

  • 不能使用直接发送(选项 2),因为必须向外部收件人发送电子邮件。

SMTP 中继允许 Office 365 中继通过使用公共 IP 地址(或证书)对 Office 365 进行身份验证,代表你收发电子邮件。若要执行此操作,需要为 Office 365 帐户设置连接器,而这正是此配置的复杂之处。

设备或应用程序设置

服务器/智能主机

MX 端点, 例如 yourcontosodomain-com.mail.protection.outlook.com

端口

端口 25

TLS/StartTLS

已启用

电子邮件地址

其中一个 Office 365 验证的域的任一电子邮件地址。此电子邮件地址不需要邮箱。

如果已设置 Exchange 混合或已配置连接器以实现从电子邮件服务器到 Office 365 的邮件流,对于此情况可能无需进行任何其他设置。如果不是这样,则创建邮件流连接器以支持这种情况:

连接器设置

发件人

组织的电子邮件服务器

收件人

Office 365

域限制:IP 地址/范围

设备或应用程序将用于连接 Office 365 的本地 IP 地址或地址范围。

建议添加 SPF 记录以避免邮件被标记为垃圾邮件。如果正在从静态 IP 地址发送邮件,则将其添加到域注册机构的 DNS 设置中的 SPF 记录,如下所示:

DNS 项

SPF

v=spf1 ip4:<Static IP Address> include:spf.protection.outlook.com ~all

  1. 获取从发送设备或应用程序使用的公共 (静态) IP 地址。动态 IP 地址支持或不允许。您可以与其他设备和用户共享您的静态 IP 地址,但不在您的公司外部与所有人共享的 IP 地址。记下该 IP 地址的更高版本。

  2. 登录 Office 365

  3. 选择。请确保您的域,例如 contoso.com,已选中。单击管理 DNS ,并找到 MX 记录。MX 记录将具有类似于cohowineinc-com.mail.protection.outlook.com如以下屏幕截图中所示的指向地址值。记下 MX 记录指向地址值。您需要此更高版本。

    请记录指向地址值的 MX 记录。
  4. 检查应用程序或设备将发送至已验证的域。如果未验证的域,电子邮件可能会丢失,然后您将无法以跟踪它们与Exchange Online邮件跟踪工具。

  5. 在 Office 365 中,单击“管理员”,然后单击“Exchange”转到 Exchange 管理中心。

  6. 在 Exchange 管理中心 中,单击“邮件流”,然后单击“连接器”。

  7. 检查为组织设置的连接器的列表。如果列表中没有从组织电子邮件服务器到 Office 365 的连接器,则创建该连接器。

    1. 若要启动向导,请单击加号“+”。 在第一个屏幕中,选择以下屏幕截图中显示的选项:

      选择从组织的电子邮件服务器到 Office 365

      单击“下一步”,并为连接器命名。

    2. 在下一屏幕中,选择选项“通过验证发送服务器的 IP 地址是否与其中一个属于组织的 IP 地址匹配”,并添加步骤 1 中的 IP 地址。

    3. 将所有其他字段保留为默认值,然后选择“保存”。

  8. 现已完成 Office 365 设置的配置,请转到域注册机构的网站以更新 DNS 记录。编辑 SPF 记录。含入步骤 1 中记录的 IP 地址。完成的字符串应类似于“: v=spf1 ip4:10.5.3.2 include:spf.protection.outlook.com ~all”,其中 10.5.3.2 是公共 IP 地址。跳过此步会导致电子邮件发送到收件人的“垃圾邮件”文件夹。

  9. 现在返回到该设备,在设置中查找条目“服务器”或“智能主机”,输入步骤 3 中记录的 MX 记录的指向地址值。

  10. 若要测试此配置,可从设备或应用程序发送测试电子邮件,然后确认收件人是否收到该邮件。

在以下关系图中,组织的网络中的应用程序或设备将连接器用于 SMTP 中继以向组织中的电子邮件收件人发送电子邮件。

显示多功能打印机如何使用 SMTP 中继连接到 Office 365 。
  • 您配置Office 365连接线通过Office 365使用的 IP 地址的身份验证您的设备或应用程序。您的设备或应用程序可以使用发送电子邮件 (包括无法接收邮件的那些) 任何地址,只要地址使用其中一个域。不需要与实际邮箱关联的电子邮件地址。例如,如果您的域是 contoso.com,您无法发送来自某个地址,如 do_not_reply@contoso.com。

  • Office 365 SMTP 中继使用连接器对从设备或应用程序发送的邮件进行身份验证。这允许 Office 365 将这些邮件中继到你自己的邮箱以及外部收件人。Office 365 SMTP 中继与直接发送非常相似,只不过前者可向外部收件人发送邮件。

  • 由于配置连接线添加复杂性,直接发送建议通过Office 365 SMTP 中继,除非您必须向外部收件人发送电子邮件。若要发送的电子邮件使用Office 365 SMTP 中继,您的设备或应用程序服务器必须具有的静态 IP 地址或地址范围。您无法使用 SMTP 中继发送电子邮件直接从第三方Office 365到托管服务,如Microsoft Azure。

  • Office 365 SMTP 中继不要求使用许可的 Office 365 邮箱发送电子邮件。

  • Office 365SMTP 中继具有更高比 SMTP 客户端提交; 发送限制通过每分钟 30 邮件或每日限制 10000 个收件人未绑定发件人。

  • 静态 IP 地址或地址范围:大多数设备或应用程序不能使用进行身份验证的证书。要验证您的设备或应用程序,使用一个或多个静态 IP 地址,不能与其他组织共享。

  • 连接器:必须在 Exchange Online 中为从设备或应用程序发送的电子邮件设置连接器。

  • 端口:端口 25 是必需的并且禁止在您的网络或您的 isp 联系。

  • 许可:SMTP 中继不使用特定 Office 365 邮箱发送电子邮件。这就是为什么仅许可用户才能从为 SMTP 中继配置的设备或应用程序发送电子邮件非常重要的原因。如果使用设备或 LOB 应用程序的发件人不具有 Office 365 邮箱许可证,则获取 Exchange Online Protection 许可证,并将其分配给每个未经授权的发件人。这是允许通过 Office 365 发送电子邮件的最便宜的许可证。

  • 如果您的 IP 地址被阻止的垃圾邮件列表,可以中断已发送的邮件。

  • 用于发送施加合理限制。有关详细信息,请参阅高风险传递池的出站邮件

  • 需要共享的静态 IP 地址 (除非您使用的证书)。

比较选项

下面是对每个配置选项及其支持的功能的比较。

SMTP 客户端提交

直接发送

SMTP 中继

功能

发送给域中的收件人

通过Office 365 internet 中继

否。仅直接发送。

绕过反垃圾邮件

是,如果邮件发往Office 365邮箱。

否。可能会筛选可疑电子邮件。建议采用自定义发件人策略框架 (SPF) 记录。

否。可能会筛选可疑电子邮件。建议采用自定义 SPF 记录。

支持从第三方托管的应用程序发送的邮件

不支持

要求

打开网络端口

端口 587 或端口 25

端口 25

端口 25

设备或应用程序服务器必须支持 TLS

必需

可选

可选

需要身份验证

Office 365 需要用户名和密码

一个或多个静态 IP 地址。打印机或运行 LOB 应用的服务器必须具有静态 IP 地址,以便进行 Office 365 身份验证。

限制

限制

每天 10,000 个收件人。每分钟 30 封邮件。

采用标准的限制是为了保护 Office 365。

施加合理限制。服务不能用于发送垃圾邮件或批量邮件。有关合理限制的详细信息,请参阅高风险传递池的出站邮件

使用您自己的电子邮件服务器发送电子邮件从多功能设备和应用程序

如果您有Office 365和管理 (也称为本地电子邮件服务器) 的电子邮件服务器中的邮箱,则始终配置您的设备和应用程序使用本地网络和路由电子邮件至您自己的电子邮件服务器。有关如何设置您的 Exchange 服务器 (如多功能打印机) 未运行 Exchange 的系统中接收电子邮件的详细信息,请参阅创建到接收来自系统不运行 Exchange 的电子邮件接收连接器

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

另请参阅

解决使用 Office 365 发送电子邮件的打印机、扫描仪和 LOB 应用程序的问题

如何为 Office 365 的中继配置 IIS

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