如何计算项目更改请求

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通过 Jane Suchan,PMP

无法控制的更改是项目经理最大对手之一。    这正是纯色更改管理流程可以是项目经理的最佳好友。这种类型的过程放位置可以提供哪些客户请求,日程表必需、 中和同意的预算内。不更改控件项目范围变为移动目标,您可能缺少一个或多个您项目成功因素。管理能力和控制更改,尤其是项目范围的是项目经理达到目标和典型性能指标的关键。项目更改不可避免,您必须准备处理它时,如果 — 发生。

更改管理和官僚平衡

对项目经理的一个挑战平衡需要控制项目同时避免官僚不必要的更改。问题是: 倾点在哪里?每个项目是唯一的因为在哪些更改控件的制表位中添加值和转为红色磁带的点会有所不同项目到项目。

一些利益干系人,或者甚至您项目工作组成员,可能会觉得更改控件放位置是避免可怕的范围爬中,您的方法,且不愿意灵活和执行什么是最适合您的客户和业务发展。请务必消除这种理解。让他们知道您正在做什么是完全相反: 对于一致评估请求更改您要实现有效的过程。如果进行更改,将被视为一个好主意,然后将具有流程在做出响应时所需的位置。

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项目更改管理计划

为了帮助您快速响应,项目更改管理计划介绍偏差发生时,会发生什么情况。具有不应以防止更改;相反,其目的是分级显示一个清楚地将如何传达更改、 如何将所做的决策,和如何将相应地进行调整项目的过程。

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更改控件放位置

一旦创建关键可交付结果,如业务需求和计划的比较基准,应使您的更改控制过程生效。项目团队和利益干系人 — 和任何其他项目中的更改的影响,应该查看并签署更改管理计划之前将其放入播放。

对项目的总体成功的小产生影响的小的改变不应该需要相同满足的要求或关键路径日程里程碑。项目更改管理计划必须陈述何时需要正式的项目更改请求 (PCR)。例如:

  • 日程安排和预算更改阈值是什么?

  • 是否有始终需要更改请求的更改?

  • 更改管理流程跳哪些更改?

请注意下面: 通常的许多执行损坏,而不是大、 明显的小的范围更改。定义 PCR 条件时,请考虑以下。例如,您的更改管理计划应定义更改请求类别,如什么是主要或次要:

  • 重大更改   这些应 作为 PCR 记录。主要项目进行的更改:

    • 影响要求或工作的重要里程碑或按特定时间百分比或工期的总体项目结束日期延迟的关键路径上的项目。主要更改条件的定义应为每个项目。

    • 需要更多资金 (在金额或预算的百分比)。再次量应定义为每个项目。

  • 细微改动   以下例程更改不需要 PCR。细微改动:

    • 不发生重大影响计划。它们不扩展里程碑或具有项目依赖项任务的完成日期。

    • 没有任何负财务影响。结果将会不发生任何项目预算差异。

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评估更改请求的提示

项目更改管理计划还应包含有关如何计算更改请求的信息。需要以便不会浪费时间达到一致之前确定此评估的标准至关重要。设置这些参数将帮助平衡更改与整体业务目标和好处。

下面是评估更改请求时要考虑的一些典型问题:

  • 此更改将添加到或更改的业务需求?

  • 是否有一种解决,或为此项更改所需的项目的总体成功?

  • 此更改是否需要增加资金?

  • 将此延迟项目结束日期?

  • 即使在该项目,此更改可能产生负面影响,不它产生进行必要的重大业务 upsides?

  • 是否立即制定此更改更有意义比延迟它?将延迟的成本最终公司最终的更多资金?

  • 已考虑所有受影响的利益干系人,以及他们执行认可更改?

  • 是否有需要考虑的合同后果?例如,与外部的供应商的承诺将未履行由于此更改?

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批准项目更改请求

请务必也定义哪些人员可以批准 — 或不能批准 — 请求的更改。它是常见以便例程更改可以之内处理高效,同时重大更改接收管理个别扇区所需的级别定义不同的权限级别。

时建议的更改会影响项目的范围,您应将其视为需要项目发起人批准业务决策。时并不会影响范围,项目工作组和发起人可能决定项目经理有权审批在一定限度内的更改。对于某些项目,更改控件版块创建和齐聚一堂定期考虑和批准更改请求。有时可能需要不同的更改控件版块的组织中处理各种类型的更改请求。例如,技术更改控制板可能看技术问题。

汇总批准更改请求的指导原则一种简单方法是在表中类似下面,这根据一个样本项目:

更改的类型

一般说明

条件

审批者

必需的 PCR?

重大

表示重大更改项目范围、 日程或预算

添加新的要求或扩展现有业务要求

安排超过 14 天的延迟,或将延迟项目结束日期

需要更多资金 100000 美元或多个

项目更改控制委员会

重大

表示更改的项目范围、 日程或预算

关于业务需求的说明

安排少于 14 天的延迟,不会影响项目结束日期

需要更多资金小于 100000 美元

项目经理

一般

日常更改与项目或几乎没有影响

不会更改里程碑完成日期

对项目预算影响小于 $X 或 X %

项目经理

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大投资回报

项目团队通常是希望访问项目执行,有时降低有效的规划。它很容易执行快捷方式,假设您将算出的内容,您。在位置,拥有也开发的更改控制过程之前发生更改时,将有大的回报和更好的总体项目结果。执行更改控制出主观性将使项目团队高效地处理波动。设计好、 详细的更改管理计划已接受的项目工作组成员和利益干系人将节省时间和费用,项目经理永远不会有足够的内容。

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关于作者    Jane Suchan 是与项目经理体验负责监督企业级业务计划和开发项目管理方法。Jane 居住在华盛顿州西雅图。

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