外部数据简介

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

使用 Business Connectivity Services 可以将外部数据连接到您的 SharePoint 网站,并使用它,它是本机到您的网站。下面是有关外部数据、 从何处获取它,以及如何使用它信息的集合。

外部数据概述

有关详细信息,请参阅查找有关外部数据的内容

本文内容

了解整体情况

为什么使用外部数据?

三种基本方案

达到目的即享受了一半的乐趣

扮演好您自己的角色

做好准备工作

了解 SharePoint 环境

获取适当的软件

正确设置软件

明智选择外部数据

考虑性能

实践安全第一

奠定基石:外部内容类型

在 SharePoint 产品中剖析外部数据

在外部列表中读取和写入数据

向列表和库添加外部数据列

使用业务数据 Web 部件创建解决方案

在配置文件页面、操作或搜索中使用外部数据

在工作流中使用外部数据

在 Office 产品中剖析外部数据

在 Excle 中分析外部数据

向 Word 文档添加外部数据

在 Outlook 中同步外部数据

使用 InfoPath 表单增强外部数据访问

向发布的 Visio 图表添加外部数据

在 Access 中导入并刷新外部数据

了解整体情况

使用外部数据的原因有很多。当小型工作组基于外部数据协作来创建业务解决方案时,也可以完成一些大型任务。下面是常见的解决方法以及可能会产生的回报。

为什么使用外部数据?

当您使用 SharePoint 产品帮助简化业务活动时,可能需要合并外部数据(例如,数据库、业务线应用程序和 Web 服务)。但是,此外部数据通常像是与世隔绝的孤岛,限制有特权的人员光临或者非常难以接近。是否有方法可使外部数据平稳地进入 SharePoint 产品和 Office 产品中,以便您可以利用熟悉的界面进一步增强您的业务?

Business Connectivity Services 就能做到。它支持安全、高效地读取/写入访问各种各样的外部数据。这可通过全面的框架实现,该框架提供了标准的用户和编程界面。而且,您可以创建大量业务解决方案,包括无代码的 SharePoint 复合解决方案和基于代码的解决方案,前者适合于简单到中级活动,后者可满足高级需求。例如,您可以:

  • 创建后端数据库中存储的员工个人数据的 SharePoint 外部列表,用户可以对该列表执行读取和写入操作,类似于本机 SharePoint 列表。

  • 在您的组织的企业资源规划 (ERP) 系统中作为一组 Outlook 联系人连接最新的客户数据,甚至提供脱机访问。

  • 创建一种活动计划解决方案,该解决方案可链接到受控制的业务线应用程序,但是使用 SharePoint 日历供所有人查看。

  • 使用超酷的直观用户界面创建一种 Microsoft Silverlight 应用程序,以便处理 Web 中的外部数据。

简而言之,Business Connectivity Services 使您能够连接到外部数据、与外部数据进行交互并释放外部数据的价值。

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三种基本方案

想要了解更多信息吗? 下面是基于 Business Connectivity Services 的基本解决方案的三个示例。

技术支持部门   大型企业都有技术支持部门,可提供内部技术支持。支持请求和技术支持知识库存储在外部数据库中,但是使用外部列表和业务数据 Web 部件完全集成在 SharePoint 网站中。信息工作者也可以在 Microsoft Outlook 2013 中联机查看自己的当前请求。技术支持专家可以在 Outlook 2013 中联机查看分配给他们的请求,也可以脱机访问。工作流通过各个阶段自动管理支持问题:已打开、已分配、已升级、已解决和已关闭。技术支持团队中具有适当权限的经理可以查看仪表板,仪表板显示技术支持报告,指明分配给各个支持专家的支持问题数量、最新问题或关键问题以及在给定时间段内由各个支持专家处理的支持事件数量。经理也可以将数据导出到 Microsoft Excel 2013 以便使用条件格式和图表进一步详细分析。

艺人跟踪程序    艺人经纪公司将其艺人数据库集成到内部 SharePoint 工作组网站中,包括完整的艺人列表、联系信息以及表演日程安排。生成了 Word 文档模板形式的录音合同,并自动填充最新的艺人信息。工作流会引导每份合同完成其各种阶段。经纪公司可以使用 InfoPath 表单向外部列表添加新的艺人。通过使用此解决方案,经纪公司始终可以拥有需要使用的信息,并且可以使用熟悉的 Office 产品执行许多关键任务。

销售仪表板    销售仪表板应用程序可帮助销售助理快速查找在客户关系管理 (CRM) 系统中管理的销售订单和客户信息。根据其角色和各自的权限,团队成员可以查看销售分析信息、各个团队成员的销售业绩数据、销售线索以及客户的联系信息和订单。销售精英可以查看其每日日历、经理分配给他们的任务、与团队成员进行协作以及阅读行业新闻。销售区域的 Visio 图表按各个月份绘制销售图形,包含来自易于刷新的后端数据库的实时数据。通过使用 Word 文档,经理可以快速编制月状态报告,该报告自动包括来自外部系统的数据。

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达到目的即享受了一半的乐趣

Business Connectivity Services 就像是一把大伞,包含许多 SharePoint 和 Office 功能。但是它不可“开箱即用”,因为每个外部数据源都是唯一的,而每个组织都有特定的需求。一旦在本地或云中做好准备工作,您就可以在 SharePoint 产品和 Office 产品内剖析外部数据。当处理外部数据时,您通常会经历三个不同的阶段:

准备工作阶段    在此阶段中,您将规划、准备和设置访问外部数据的方式。这通常意味着更密切地与管理员进行协作,有时与开发人员进行协作,从而了解需要发生的情形。重要目标是识别业务和技术要求、准备外部数据源、使用 Secure Store Service 确保安全地访问数据以及构想整体解决方案。一个关键目标是创建外部内容类型,它是连接、元数据以及用于检索外部数据的其他信息的详细包。

SharePoint 阶段    做好准备工作后,您现在可以通过各种方式在 SharePoint 产品中剖析外部数据,包括外部列表、外部数据列、业务数据 Web 部件、工作流、搜索结果、配置文件页面、操作、适用于 SharePoint 的应用程序以及基于代码的 SharePoint 组件或解决方案。

Office 阶段    在 SharePoint 产品中创建了对外部数据的访问之后,您现在可以在各种 Office 产品(包括 Excel、Word、Outlook、Visio、Access 和 InfoPath)、适用于 Office 的应用程序以及基于代码的 Office 组件、加载项或解决方案中剖析数据。

开发的三个阶段

您可以在本文的后面找到有关这些功能的更多详细信息。

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扮演好您自己的角色

基于外部数据开发解决方案通常是团队协作的结果,您工作的方式取决于您的角色。下图显示了整体开发生命周期中涉及的角色和解决方案的高级视图。

开发生命周期的角色和任务

用户    用户使用 SharePoint 产品和 Office 产品的基本功能汇编简单的解决方案。示例包括:

  • 创建外部列表、列表的不同视图,并添加各种筛选器和排序。

  • 将外部列表导出到 Excel 2013 以进一步进行数据分析。

  • 将外部列表连接到 Outlook 2013以联机和脱机处理外部数据。

高级用户    高级用户创建简单到中级的无代码业务解决方案,通常需要业务分析员技能才能理解组织中的数据库系统和整体业务流程。他们还向管理员和开发人员以及业务经理和网站设计者传达要求。示例包括:

  • 使用 Microsoft SharePoint Designer 2013 创建外部内容类型。

  • 在库中创建外部数据列,并将这些列链接到自定义的 Word 模板(例如,合同或发票)中的内容控件。

  • 自定义 InfoPath 表单以替换默认的 SharePoint 列表表单。

  • 设计一个网页以便通过有效的方式连接业务数据 Web 部件,从而创建信息工作区。

  • 创建一个基于 Outlook 的解决方案,提供自定义的表单、视图、功能区命令、操作和任务窗格。

  • 创建使用外部列表数据的工作流。

管理员    管理员管理许多不同的 SharePoint 组件(包括外部内容类型和外部数据库)的用户权限和安全性。关键活动涉及设置 Secure Store Service 目标应用程序、凭据映射以及确定最佳身份验证方法。其他操作示例包括:

  • 管理和设置外部数据访问、权限和查询。

  • 从业务数据连接元数据存储中导入和导出外部内容类型。

  • 设置自定义配置文件页面、操作和搜索结果。

开发人员    开发人员创建各种各样的自定义解决方案,范围涉及有针对性的、可重复使用的组件到基于代码的高级解决方案。示例包括:

  • 在 Microsoft Visual Studio 中开发的高级外部内容类型,例如使用复杂的分层数据的自定义字段类型。

  • 从多个服务聚合的数据,作为单个 BDC 模型提供。

  • 可重复使用的组件,自定义 Web 部件、自定义工作流活动和代码隐藏 InfoPath 表单。

  • Outlook 解决方案的自定义外部数据部件。

  • Microsoft Silverlight 应用程序和 Office 加载项。

  • 使用事件框架的自定义警报。

  • 使用托管代码的自定义连接或解决方案。

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做好准备工作

不管决定创建哪种外部数据解决方案,您都需要打下坚实的基础,这意味着:获取和设置适当的软件,选择和准备外部数据源,启用 SharePoint 服务和帐户以及创建外部内容类型。

了解 SharePoint 环境

当使用或创建外部数据解决方案时,基于 SharePoint 环境,您应当了解存在特性和功能的差异:

  • 内部部署    如果您创建一个用户和您的解决方案完全在内部部署(防火墙后面)的解决方案,则支持所有 Business Connectivity Services 功能。

  •     如果在 Office 365 中使用 SharePoint Online(Plan 2、E3 和 E4),则一部分功能可用。例如,支持外部列表、业务数据 Web 部件和事件框架,但是不支持配置文件页面、操作和连接器框架。而且,您只能连接到这些数据源:WCF Web 服务、OData 和 SQL Server Azure。

  • 混合    您的组织可能已经对内部部署数据源(例如,业务线应用程序和 ERP 系统)做了大量投资。但是,您的组织也可能使用混合 SharePoint 环境,在此环境中有些员工为内部部署,而有些员工在云中。在混合环境中,您还可以创建一个混合外部数据解决方案,以便云中的用户可以访问内部部署数据源。例如,用户可以在出差时使用 SharePoint Online 填写费用报销单,可以立即与内部部署 SAP 系统协调费用。您可以连接到支持的任何内部部署数据源,但是必须使用 OData 服务,可能需要广泛的开发和配置。

获取适当的软件

Business Connectivity Services (BCS) 的功能可在不同的 SharePoint 版本间进行分发。使用下表帮助您做出正确的选择。

Business Connectivity Services 功能

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013(标准版)

SharePoint Server 2013(企业版)

SharePoint Online (SPO)
Plan 2
(E3、E4)

备注

外部列表

外部数据列

Business Data Connectivity Services

SPO 仅支持 WCF 和 SQL Server Azure 连接器

Secure Store Service

SPO 仅支持组凭据

外部数据搜索

配置文件页面

操作

业务数据 Web 部件

Office 产品支持

丰富的客户端扩展 *

应用程序范围内的 BCS

连接器框架

事件框架

OData 连接器

BCS OM API

混合(SPO 到内部部署)

只能通过使用 OData 连接器

* 包括用于显示外部数据的表单控件以及用于在 Outlook 任务窗格和窗体区域中显示数据的布局。仅在 Microsoft Office Professional Plus 2013 可用。

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正确设置软件

在安装了适当的软件之后,请确保正确地对其进行设置。特别是:

准备外部数据源    管理员可能需要创建帐户并提供数据源权限,以确保合适的人员具有访问数据的权限且数据不会泄露给不适合的人员。在外部数据库中,管理员可能还需要创建特定的表格、视图、查询等,将结果限制为所需内容,以帮助提高性能。

配置 SharePoint 服务    管理员必须激活 Business Data Connectivity Services、Secure Store Service 和 Visio Services。

配置 Secure Store Service    管理员必须确定外部数据源的最佳访问模式、创建目标应用程序并设置目标应用程序的凭据。

配置 Business Data Connectivity Services    管理员必须确保创建外部内容类型的用户有权访问 Business Data Connectivity (BDC) 元数据存储区,并确保合适的用户有权访问外部列表基于的外部内容类型。

确保 Office 产品可立即使用    要将外部数据与 Office 产品同步,您必须在每个客户端计算机上安装 Windows 7 或更高版本以及以下免费软件产品:SQL Server Compact 4.0、.NET Framework 4 和 WCF Data Services 5.0 for OData V3(如有必要,系统将自动提示您下载软件)。此外,确保 Office 安装选项 Business Connectivity Services 处于启用状态(这是默认设置)。此选项安装 Business Connectivity Services Client Runtime,可执行下列操作:缓存和同步外部数据,将业务数据映射到外部内容类型,在 Office 产品中显示外部项选取器,以及在 Office 产品内部运行自定义解决方案。

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明智选择外部数据

您可以使用各种各样的外部数据源,包括数据库、企业资源规划 (ERP) 系统、OData 和高级连接器。

数据库    所有种类和规模的组织和公司依赖于数据库完成日常操作。数据库包含各种各样的数据类型,包括文本、数字、图像和文档,具有许多用途,包括金融、制造、保险和数据驱动的公司网站。支持的常见数据库包括:Microsoft SQL Server、Oracle、IBM DB2 以及符合 ODBC 或 OLE DB 接口标准的任何数据库。

ERP 系统    ERP 系统跨整个组织集成业务线数据和流程,为任何企业执行许多基础活动,包括:

业务功能

业务流程

金融和会计

总分类帐、应付帐款和应收帐款、现金管理、固定资产和预算

人力资源

工资单、培训、福利、退休、招聘和多样性管理。

客户关系管理 (CRM)

销售和营销、佣金、服务、客户联系人和呼叫中心支持。

制造

工程、材料单、工作通知单、日程排定、工作流管理、质量控制和产品生命周期管理。

供应链

库存、订单输入、采购、规划、检查和索赔处理。

项目管理

成本核算、记帐、时间和费用、业绩单位和活动管理。

支持的常见 ERP 系统,包括 SAP、Duet、Microsoft Dynamics、Siebel 和 JD Edwards。

OData    开放数据协议 (OData) 为访问 Web 服务的创建 (Post)、读取 (Get)、更新 (Put) 和删除 (Delete) 操作提供基于 REST 的标准。将 OData 看作是基于 Web 的 ODBC 和 OLE DB 的等效物。数据将以 XML 或 JavaScript Object Notation (JSON) 格式返回。常见的 OData 来源包括熟悉的网站(例如,Amazon、E-bay、Azure Data Market 和 Netflix)、数据库乃至其他 SharePoint 网站。

高级连接器    对于其他数据源,开发人员可以通过以下各项提供高级外部数据访问:

  • 使用 ADO.NET,支持使用 ADO.NET 提供程序访问任何数据源。

  • 使用 WCF 和 Web 服务,支持访问 Web 服务和 Windows Communication Foundation (WCF)。

  • 使用 .NET 连接程序集,当 ADO.NET 提供程序或 Web 服务不可用时支持访问数据源。

  • 将不支持的专有数据类型转换为支持的 .NET 数据类型。

  • 为具有频繁变换的数据结构的大型数据源创建自定义解决方案,这些结构需要自定义数据连接、传输方法和连接器安装。

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考虑性能

任何业务解决方案都必须考虑性能,外部数据也无一例外。幸运的是,Business Connectivity Services 旨在缓解许多性能瓶颈和难题。一般而言,数据检索、分页、筛选和排序可卸载到外部数据源,从而帮助减少 SharePoint 产品所需的内存和处理资源。

此外,Business Connectivity Services 在服务器(Business Connectivity Services 缓存)和客户端计算机(Business Connectivity Services Client Runtime 缓存)上具有内置缓存,不会立即显示来自外部数据系统的最新值。但是,您可以基于您的用户的需求和您创建的解决方案调整刷新间隔。例如,并非所有用户都需要即时查看最新数据,如果有需要,他们可以刷新外部列表或 Outlook 联系人文件夹。

在客户端计算机上脱机工作的能力也意味着用户不必连接到外部数据即可执行扩展工作,但是知道当他们恢复联机时,数据会进行更新并正确地进行协调。

总而言之,这些性能功能可帮助加速 SharePoint 网页上和 Office 产品中外部数据的显示、刷新和数据操作。

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实践安全第一

外部数据解决方案保持安全非常重要,因为数据通常对企业而言非常重要,不能由不适当的用户查看或更改。此外,有许多种方式可保护数据,您希望您的解决方案简单且安全。幸运的是,有方法可最大限度地降低复杂程度,主要是使用 Secure Store Service。

简言之,保护外部数据需要回答两个基本问题:

您是谁?    这也称为“身份验证”,是通过获取您的凭据(用户名和密码)验证您的身份的过程。

允许您执行什么操作?    这称为“授权”,是通过获取向您授予的权限列表确定您可以对数据项执行的任务。

首先,管理员帮助确定外部数据源的最佳访问模式。请注意,使用业务解决方案验证拥有不同帐户的当前用户对外部数据的访问的方法很常见。但是,使用不同的凭据登录可能非常复杂且繁琐。Secure Store Service 通过提供凭据的存储和映射来进行挽救。这使得能够更加轻松地登录一次即可使用外部数据源。

例如,如果您使用一组凭据登录 SharePoint 网站,但是想要基于使用另一组凭据的 Siebel 应用程序访问外部列表,那么管理员可以将 Secure Store Service 设置为自动映射两组凭据,以便您不必再次登录。

Secure Store Service 也有助于管理讨厌的“双跃点”问题,除非采取防范措施,否则两台计算机(可能受到威胁)之间的每个身份验证需要一个“跃点”。

如何解决双跃点问题

接下来,管理员会基于权限创建许多安全层,就像是堡垒周围的许多道防线,可确保适当的授权和访问:

  • 外部数据库或系统中的数据。

  • 业务数据连接元数据存储中的外部内容类型。

  • 外部列表或外部数据列。

最后,管理员可以通过加密添加额外的保护层。如果您的外部数据解决方案也使用 Office 应用程序,则管理员可以使用 Windows 加密文件系统保护 Business Connectivity Services Client Runtime 缓存。一些外部数据源也提供了加密数据的方式。

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奠定基石:外部内容类型

外部内容类型是任何外部数据解决方案的核心。它们就像是您和外部数据源之间的代理。典型的外部内容类型是有条理的信息包,包含下列内容:

  • 与数据源的连接信息,例如位置、名称以及身份验证模式。

  • 表格、字段、主键和外键、验证以及数据类型(也称为元数据)的定义。

  • 您可以执行的数据操作,例如创建、读取、更新、删除和查询(也称为 CRUDQ)。

  • 其他信息和行为,例如映射的 Office 数据类型或脱机同步支持。

  • 各种筛选器(可查询数据并帮助隔离结果)和限制,可改进性能。

  • 外部内容选取器的标识字段和显示列,用于在整个用户界面内检索外部数据。

  • 基于两个相关表(例如“订单”和“客户”)之间的主键和外键的关联。

一个忠实用户定义外部内容类型,从而避免其他用户经历处理外部数据所固有的复杂性。并且,所有这些信息均以 XML 格式保存在特殊的 BDCM 文件 (.bdcm) 中,并存储在业务数据连接元数据存储中。此方法使得能够轻松地在不同的网站中维护、更新、保护和重复使用外部内容类型。例如,您可以轻松地导出和导入文件,以将其从开发部署到生产环境中,或者与其他网站集共享。

顺便说一下,您的忠实用户无需是 XML 专家。为帮助创建外部内容类型,有两个工具可供选择:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    您可以通过声明方式定义和更新外部内容类型,然后将其发布到业务数据连接元数据存储中。

  • Microsoft Visual Studio 2012    如果您的外部数据非常复杂或不受 SharePoint Designer 2013 支持,您可以使用 Visual Studio(提供 Intellisense)中的 XML 编辑器创建 XML 模型,或者使用 Visual Studio 外部内容类型设计器创建 .NET 连接程序集,它可通过 .NET Framework 提供自定义的后端集成逻辑。

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在 SharePoint 产品中剖析外部数据

在为外部数据打下扎实且安全的基础之后,下面是您可以在 SharePoint 产品中执行的操作。

在外部列表中读取和写入数据

外部列表是基于外部数据的 SharePoint 解决方案的关键构建基块。您可以通过使用 SharePoint 列表的熟悉体验读取和写入外部数据。 外部列表的外观和行为有些类似于本机列表,但是在行为方面存在一些差异。例如,您可以创建视图,并使用计算的值和公式,但是不能附加文件或跟踪版本。

您也可以使用 SharePoint Designer 2013 创建外部列表。

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向列表和库添加外部数据列

您可以将外部数据列与本机列表或库中的其他列进行组合。由于外部数据列添加到本机列表或库,所有相关列表或库功能都可正常工作,包括版本控制、审批、签入和签出以及文件附件。

假设您创建了一个图片库,包含您的组织销售的产品的照片。您可以向该库添加一个外部数据列,以从外部数据库访问产品名称、产品代码和当前价格。由于您的公司规章和流程要求只能通过数据库系统对产品信息做任何更改,当您创建外部内容类型时可以指定外部数据是只读的。但是现在,您的组织中有更多人可以轻松地在一个库视图中查看所有常见产品信息。

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使用业务数据 Web 部件创建解决方案

业务数据 Web 部件设计用于处理外部列表中的数据,您可以以有效的方式组合这些 Web 部件,从而创建网站工作区或仪表板。例如,您可以连接列表和项目 Web 部件,当您在列表 Web 部件中选择费用报表项目(例如周四的费用)时,项目 Web 部件中将显示项目详细信息(例如旅馆费用、旅行费用和膳食费用)。

下表简要总结了每个业务数据 Web 部件。

Web 部件

说明

业务数据列表

显示外部列表中的项目列表。

业务数据项

显示外部列表中的一个或多个项目。

业务数据操作

显示外部列表中的操作。

业务数据连接筛选器

使用外部列表中值的列表,筛选已连接的业务数据 Web 部件的内容。

业务数据项生成器

使用 URL 查询字符串中的参数创建业务数据项,并将其提供给其他业务数据 Web 部件。

与业务数据相关的列表

显示外部列表中与父项有关的子项列表。

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在配置文件页面、操作或搜索中使用外部数据

配置文件页面、操作和搜索功能密切相关。

配置文件页面

默认情况下,Business Connectivity Services 会基于外部内容类型自动创建配置文件页面。配置文件页面是基于 ID 字段(例如,有关特定客户的所有单个字段)显示单行外部数据中的信息的网页。

默认的配置文件页面实际上是包含业务数据项生成器和连接在一起的业务数据项 Web 部件的网页。项目生成器 Web 部件分析配置文件页面的 URL 查询字符串参数(例如 http://contoso/Customer.aspx?CustID=345),并将 CustID 值传递给数据项 Web 部件,该部件随后会显示所有对应的客户字段。

您可以创建您自己的配置文件页面以显示自定义信息,或者管理员可以为您自定义配置文件页面。

操作

您甚至可以基于配置文件页面执行一项操作,以完成一些有用的任务。例如,您可以创建一项操作,将有关客户的地址信息与 Bing 地图结合,以查看客户的位置或知道方向。您可以基于配置文件页面的 URL 查询字符串参数或通过自定义代码创建一项操作。或者,开发人员可以编写自定义代码,使您能够在后端数据库中更新员工信息。

默认情况下,当您在业务数据操作或业务数据列表 Web 部件中单击“查看配置文件”操作命令时会使用一项操作。当使用外部数据列时,您也可以从菜单命令运行操作。

搜索

最后,如果需要,管理员可以启用外部数据搜索。可以如同内部 SharePoint 数据一样对外部数据进行爬网和编制索引,但是通过安全修整可确保仅合适的用户可以单击并查看使用配置文件页面显示的搜索结果。

通过将 SharePoint 搜索集成到外部数据系统中,用户可以查找通过其他方法无法找到的数据。例如,如果知道某位客户所在职的公司,但是忘记了其姓名,您可以按公司名称进行搜索,帮助您查找该客户的配置文件页面。

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在工作流中使用外部数据

工作流提供功能强大的工具用于基于 SharePoint 列表、库或网站对业务流程进行建模和自动化。这些业务流程可以像只有单个审批者的文档审批流程一样简单,也可以像任何结构化业务流程一样复杂。尽管不能直接将工作流与外部列表相关联,但是您可以创建下列各项:

本机列表工作流    工作流与一个本机列表相关联,可使用“创建列表项”、“更新列表项”和“删除列表项”操作从外部列表读取或更新数据。例如,无论何时本机列表或库项目发生更改,您都可以更新外部列表项。您可以对外部列表使用其他操作(例如“设置工作流变量”)修改外部列表字段。您也可以使用外部列表项作为任务流程的目标,但是任务的链接不会显示外部列表项的标题。

网站工作流    网站工作流不需要事件触发器即可启动,也可手动启动。为防止未经授权的访问,访问外部列表的工作流始终在服务帐户中运行,即使对使用模拟的身份验证模式也是如此。

事件    开发人员可以创建在外部数据源中触发的事件,用户可以创建响应这些事件的警报。例如,当在外部数据源中向某个员工分配了客户帐户时,您可以使用 SharePoint 工作流向该员工发送一封电子邮件。

由于性能原因,最好仅在外部列表中读取少量列,或者在外部列表中创建、更新或删除少量项目。

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在 Office 产品中剖析外部数据

既然您已经在 SharePoint 产品中剖析了数据,下面是您可以在各种 Office 产品中执行的操作。

在 Excle 中分析外部数据

您可将外部列表中的数据导出至 Excel 2013 中,并使数据同步。例如,您可能希望在外部列表中保留产品库存,以便轻松地共享和更新,但还希望在 Excel 2013 中执行定期库存分析。导出到 Excel 2013 的外部数据由当前外部列表视图、外部内容类型和外部列表中定义的筛选器以及 SharePoint 网站的语言设置确定。

当您导出外部列表时,将创建一个 Excel 表格,其中包含指向基于 Web 查询文件的外部列表的数据连接。要在 Excel 表格中查看对 SharePoint 列表所做的更多更改,您可以刷新数据。请注意,您不能对外部数据的来源进行更改,并且 Excel 刷新操作将覆盖您在 Excel 表格中所做的任何更改。

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向 Word 文档添加外部数据

通过将外部数据栏和具有内容控件的 Word 模板添加到文档库,您也可以在 Microsoft Word 2013结构化文档中轻松且高效地输入准确的最新数据。

假设您有一个文档库包含客户合同。但是,所有客户信息都在业务线应用程序(如 SAP)中进行维护。您可以在文档库中跟踪客户的合同,但是确保相关客户信息是最新的并且没有不必要的重复。方法如下:

  • 首先,向库添加外部数据列,以便将合适的客户姓名、公司名称和电话号码与合同库中存储的各个合同相关联。

  • 然后,创建一个包含客户合同样本文字和内容控件的 Word 模板,以输入客户姓名、公司名称和电话号码。Word 2013 将使用外部项目选取器通过自动显示和检索正确的客户信息来帮助您输入或更新正确信息。

  • 最后,每当您创建合同时,请输入客户数据并将合同保存回库,客户数据值将进入对应的外部数据列中。

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在 Outlook 中同步外部数据

如果外部列表中包含客户、任务、约会或文章,您可以将该列表与 Outlook 2013 进行连接。一旦连接,您就可以使用熟悉的 Outlook 用户界面查看、编辑和打印数据。如果数据属于联系信息(如客户),您甚至可以呼叫他们、向他们发送电子邮件以及发出会议请求。

数据的同步是双向同步。在 Outlook 2013 中进行的更改将自动与外部数据源同步。对外部数据源进行的更改将自动与 Outlook 2013 中的项目同步,尽管可能需要执行刷新操作。

默认情况下,数据每隔 6 小时自动刷新,但是此值可更改。为确保查看外部数据源中的最新数据,请右键单击文件夹,然后单击“同步数据库更改”。

在创建外部内容类型时,可执行以下操作:

  • 如果希望脱机访问,请启用“脱机同步”支持选项。

  • 将“Office 项类型”字段设置为以下其中之一:联系人、约会、任务或文章。

  • 将外部内容类型中的各个字段(例如,“客户名字”、“客户姓氏”、“客户地址”和“客户电话”)映射到各自的 Outlook 项类型字段(例如,联系人的“名字”、“姓氏”、“商务地址”和“商务电话”)。

此外,通过开发人员编写的一些代码,您可以创建 Outlook 解决方案来执行下列操作:

  • 在自定义任务窗格中显示本机或自定义数据部件,以向用户展示外部数据。

  • 包括可执行自定义操作的自定义功能区命令。

  • 创建自定义视图定义以显示特定外部数据列。

  • 设计自定义窗体区域以展示外部数据。

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使用 InfoPath 表单增强外部数据访问

Microsoft InfoPath 2013 在与外部数据配合使用时非常有用的原因有很多:

处理复杂的数据类型    如果外部数据字段是分层的(例如,包含街道、城市和邮政编码作为子字段的地址字段),则不能在外部列表的 SharePoint 表单中使用此字段,事实上此字段甚至尚未创建。但是,您可以使用 InfoPath 2013 将 SharePoint 表单转换为 InfoPath 表单以创建和更新字段。

嵌入外部项选取器控件    您可以将外部项选取器控件拖放到 InfoPath 表单上,将其作为辅助数据源链接到外部列表,并使用户能够轻松地基于唯一字段(例如,客户姓名或产品 ID)选择项目。

并且,如果为外部内容类型设置关联(如客户和订单),并且外部列表的 InfoPath 表单包含外键(如客户 ID),则外部项选取器控件甚至会自动添加到该表单。这使用户在处理订单时能够轻松地查找所需客户。

创建表单的多个视图    有时,您可能希望表单包含外部数据的多个视图,特别是当存在许多字段,并且外部列表或 SharePoint 表单无效时。在外部系统不允许更新所创建的字段的一次性写入方案中,多个视图也非常有用。在此类情况下,您可以创建两个视图,一个用于创建操作,另一个用于更新操作。

添加规则或代码隐藏表单    您可以添加声明性规则或代码隐藏表单来执行其他业务逻辑(例如,验证和计算)。例如,您可以使用规则确保国家/地区代码有效, 或者使用 Web 服务确保美国邮政编码有效。

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向发布的 Visio 图表添加外部数据

使用 Microsoft Visio 2013,您可以将外部列表中的数据链接到图表及其形状。然后,您可以将该图表作为交互式 Web 绘图发布到 SharePoint 文档库,以便用户可以显示该图表并查看关联的外部数据。有三种方法可将数据行链接到绘图中的形状。您可以将行链接到现有形状(每次一行),自动将行链接到形状,还可以根据数据创建形状。

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在 Access 中导入并刷新外部数据

Microsoft Access 2013 是所有类型的数据(包括外部数据)的着陆区。您可以将外部列表导入到客户端计算机上的 Access 数据库,并定期刷新数据。数据是只读的。

要遵循的基本步骤包括:

  1. 从 SharePoint Designer 2013 中或直接从业务数据连接元数据存储中将外部内容类型导出为 BDCM 文件。

  2. 在 Access 2013 中,使用 BDCM 文件创建 Web 服务数据连接。

  3. 在 Access 2013 中,基于 Web 服务数据连接创建链接的表格。

请注意,在这种情况下,当您刷新数据时,不使用 Business Connectivity Services Client Runtime 缓存与外部列表同步。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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