在 Word 2016 for Mac 中使用邮件合并创建和打印信函

如果要向邮件列表中的人员群发邮件,可以使用邮件合并功能创建一批个性化信函。生成的每封信函都具有相同的布局、格式、文本和图形。信函仅在指定部分有所不同和个性化。

使用邮件合并流程创建和打印信函涉及三个文件:

  • 主文档
    此文档包含对于合并文档的每个版本都相同的文本和图形(例如徽标)。相同内容的示例有信函的正文。

  • 邮件列表
    此文档包含用于在函件中填充信息的数据。例如,邮件列表中包含多个姓名,而主文档则为要发送至列表中人员的信函。

  • 合并文档
    此文档是主文档和邮件列表的组合。邮件合并将从邮件列表提取信息并将其置于主文档中,为每个人生成个性化的信函。

按照下面的步骤,使用邮件合并创建和打印个性化信函。

开始邮件合并之前,请先准备信函。例如,若要让收件人了解即将发生的事件,请添加事件的名称、日期、时间和位置。这些详细信息对信函的所有收件人来说都很重要。

  1. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中,选择“开始邮件合并”>“信函”。

    套用信函

  2. 在 Word 中键入要向每个人发送的信函的正文。

邮件列表是你的数据源。它可以是 Excel 电子表格、Outlook 联系人目录、Access 数据库或 Office 地址列表。它包含 Word 用于从其中提取信息以构造信函的记录。

提示

  • 如果你没有邮件列表,可以在邮件合并过程中进行创建。在开始邮件合并流程之前,请收集所有数据记录,并将其添加到数据源。

  • 如果你使用的是 Excel 电子表格,请确保将邮政编码列的格式设置为文本,以确保不会丢失任何零。

  • 如果想要使用 Outlook 联系人,请确保 Outlook 是你的默认电子邮件程序。若要执行此操作,请打开 Apple Mail,然后在“邮件”菜单上,选择“偏好设置”。在“常规”选项卡上的“默认电子邮件阅读程序”旁,选择“Microsoft Outlook

  • 此外,还可以使用 Apple 联系人,但请确保 Apple 邮件是默认邮件程序。

  • 将 FileMaker Pro 数据库用作邮件合并的数据源。

  1. 在“邮件”选项卡上,选择“选择收件人”,然后选择一个选项。

    在“邮件”选项卡上,突出显示“选择收件人”以及选项列表

    选择

    目的

    创建新列表

    在设置邮件合并时启动新的地址列表

    使用现有列表

    使用 Excel 电子表格或其他类型的数据文件作为地址列表

    从 Outlook 联系人中选择

    直接从 Outlook 联系人中选择姓名作为地址列表

    Apple 联系人

    直接从 Apple 通讯簿中选择姓名作为地址列表

    FileMaker Pro

    从 FileMaker Pro 数据库中导入数据

  2. 如果已选择“创建新列表”,请按照以下步骤操作:

    1. 在“编辑列表字段”对话框中,Word 会自动为某些基本信息创建字段(例如,名字、姓氏和地址)。如果要添加新字段(例如,消息字段),请立即添加,以便可在键入条目时进行填充。在“新建字段名称”中,键入要添加的字段名称,然后选择加号 (+)。

      提示:  若要更改字段的顺序,请选择要移动的字段,然后使用向上或向下箭头将字段移到列表中所需的位置。

    2. 以所需方式设置完所有字段后,选择“创建”以创建列表。

  3. 如果选择“使用现有列表”,请按照以下步骤操作:

    1. 浏览找到要使用的文件,然后选择“打开”。

    2. 如果选择打开 Excel 电子表格,请在“打开工作簿”对话框中,选择要使用的工作表,并将“单元格区域”保留为空白以使用整个工作表或输入要使用的数据的单元格区域,然后选择“确定”。

  4. 如果已选择“从 Outlook 联系人中选择”或“Apple 联系人”,请按照以下步骤操作:

    1. 选择“筛选收件人”选择要包含的收件人。

    2. 对于 Outlook 联系人,请在“查询选项”中“邮件合并收件人列出方式”旁边,选择“完整记录”。在联系人列表中,选择要群发邮件的联系人,然后选择“确定”。

    3. 对于 Apple 联系人,请在“查询选项”对话框中的“Apple 组联系人”下,选择要群发邮件的组,然后选择“确定”。

    4. 对于“FileMaker Pro 数据库”,请在“选择用作数据源的 FileMaker Pro 数据库”对话框中选择数据库文件,然后选择“打开

  1. 在“邮件”选项卡中,选择“插入合并域”,然后选择要添加的字段。

    在“邮件”选项卡上,突出显示“插入合并域”

    继续添加字段,直到添加信函上需要的所有信息。

  2. 设置信函中字段的格式,使其按照你对其余信封的期望显示。例如,在“名字”和“姓氏”字段之间添加一个空格,然后按 Return 为“地址”字段另起新行。

    提示: 要对收件人列表排序或删除收件人,请在“邮件”选项卡上选择“筛选收件人”,然后选择“排序记录”或“筛选记录”。完成后,选择“确定”。

  1. 在“邮件”选项卡上,选择“预览结果”查看信函外观。使用“邮件”选项卡上的左右箭头,滚动浏览每封信函。

    在“邮件”选项卡上,突出显示“预览结果”

  2. 若要进行其他格式更改,请再次选择“预览结果”。此操作可使你添加或删除合并域。

  3. 如果信函外观为你所需,请在“邮件”选项卡上,选择“完成并合并”>“打印文档”以完成邮件合并。

    在“邮件”选项卡上,突出显示“完成并合并”和“打印文档”选项

    提示: 如果要在打印前单独查看和更新每封信函,请在“邮件”选项卡上选择“完成并合并”>“编辑单个文档”。完成后,单击“文件”>“打印”打印信封。

保存邮件合并文档时,该文档会保持连接到邮件列表,以便下次群发邮件时可以再次使用该邮件合并文档。

重复使用邮件合并文档

  • 打开邮件合并文档,然后在 Word 提示保留该连接时选择“”。

更改邮件合并文档中的地址

  • 打开邮件合并文档,然后选择“编辑收件人列表”,对特定地址进行排序、筛选和选择。

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