在 SharePoint Workspace 2010 中管理文档工具中的文档

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通常,您可以管理 2010 文档工具中的文档,就像管理 Windows 资源管理器中的文档一样。请注意,某些文件管理任务(如重命名或删除文件)可能受 SharePoint 网站权限或分配给您的角色的工具权限(如果文档工具位于 Groove 工作区中)的控制。根据权限的不同,您或许能够按照如下所示管理文档:

您要做什么?

复制或移动文档

删除文档

重命名文档

更改当前视图

将文档排序

查看文档属性

新建文档文件夹

下载问题故障排除

复制或移动文档

若要将文档复制到其他文件夹(在文档工具中复制或复制到 Windows 资源管理器中的文件夹),请使用右键单击菜单上的“复制”和“粘贴”命令,或者按住 Ctrl 拖动文件。若要将文档移动到其他文件夹,请使用拖放操作。

下表介绍了拖放行为。

目的

请执行以下操作

将文档复制到同一文档工具中的其他文件夹。

按住 Ctrl 拖动文档或使用“复制”和“粘贴”。

将文档复制到其他文档工具中的文件夹或复制到 SharePoint Workspace 外部的 Windows 文件夹

拖放文档或使用“复制”和“粘贴”。

将文档移动到同一文档工具中的子文件夹

使用“剪切”和“粘贴”。

将文档移动到其他文档工具中的文件夹或移动到 SharePoint Workspace 外部的 Windows 文件夹。

使用“剪切”和“粘贴”。

提示: 如果将文档拖动到 Microsoft Outlook,将自动启动新 Outlook 邮件,并使用所列文档作为附件。

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删除文档

若要删除某个文档,请右键单击它,然后单击“删除”。单击“是”确认您确实要删除该文档。如果文档位于 SharePoint 文档库中,将显示一则消息,提醒您删除该文档也将从 SharePoint 服务器中删除它。

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重命名文档

若要重命名某个文档,请右键单击它,然后单击“重命名”

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更改当前视图

在 SharePoint 工作区中,可用视图对应于在 SharePoint 网站上定义的视图。 您可以更改视图以显示不同的项目集,具体取决于为所选视图设置的筛选器。

  1. 单击“查看”选项卡。

  2. 单击“当前视图”菜单,然后单击所需的视图。

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将文档排序

  1. 选择要在其中将文档排序的文件夹。

  2. 在 SharePoint 工作区中,在“视图”选项卡上单击“将文档排序”菜单,然后单击排序选项。

    要查看排序选项,您可能需要将当前视图设置为“工作区默认值”。在“视图”选项卡上,单击“当前视图”菜单,然后单击“工作区默认值”。

  3. 在 Groove 工作区中,在“视图”选项卡上单击“文档排序”菜单,然后单击排序选项。

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查看文档属性

  1. 选择文档。

  2. “开始”选项卡上,单击“属性”

    如果文档位于 SharePoint 工作区中,将在 SharePoint 网站上打开“属性”窗口。

    如果文档位于 Groove 工作区中,将打开“SharePoint Workspace 属性”对话框。

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新建文档文件夹

您可以创建文档文件夹并按照树状结构排列这些文件夹,就像您在 Windows 资源管理器中创建和排列文件夹一样。所有文档工具最初都包含一个“根文件夹”,该文件夹始终是列表中的顶级文件夹,这与计算机上的磁盘驱动器名称(如 C:\)类似。所添加的任何文件夹将按层次结构显示在“根文件夹”下。

新建文件夹

新文件夹始终放置在层次结构中所选文件夹的下方。

  1. 选择要在其中放置新文件夹的文件夹。

  2. “开始”选项卡上,单击“新建文件夹”

    如果要在 SharePoint 工作区的文档库中新建文件夹,将在 SharePoint 网站上打开“新建文件夹”窗口。为新文件夹键入一个名称,然后单击“保存并关闭”

    如果要在 Groove 工作区的文档工具中新建文件夹,将打开“新建文件夹”对话框。为新文件夹键入一个名称,然后按 Enter。

重命名文件夹

  1. 右键单击文件夹,然后单击“重命名”。

  2. 为新文件夹键入一个新名称,然后按 Enter。

查看文件夹的属性

  1. 单击文件夹。

  2. “开始”选项卡上,单击“属性”

    如果文件夹位于 SharePoint 工作区中,将在 SharePoint 网站上打开“属性”窗口。

    如果文件夹位于 Groove 工作区中,将打开“SharePoint Workspace 属性”对话框。

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下载问题故障排除

当其他工作区成员将新文档添加到文档工具时,这些文档会自动下载到工作区的副本。 同步图标会附加到任何仍在下载的文档。 例如:

此文档有新的或更新内容可供下载

如果您尝试打开仍显示同步图标的文档,则将显示“内容不可用”消息,通知您文档的内容尚未下载或未完成下载。

在某些情况下,您可能只需等待一两分钟,文档才能完成下载。 例如,非常大的文档可能需要花费一些时间才能完成下载。 但是,如果添加文档的工作区成员在文档完成传输到您的计算机之前脱机,您还可能会遇到此问题。 如果是这种情况,您只需等待此人再次联机才能接收此文档。

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