在 SharePoint 管理中心设置信息权限管理 (IRM)

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在 SharePoint Online 内 IRM 保护应用于列表和库级别的文件。您的组织使用 IRM 保护之前,必须先设置权限管理。IRM 依赖于从 Azure 信息保护加密,并分配使用限制 Azure 权限管理服务。某些 Office 365 计划包括 Azure 权限管理,但不是全部。若要了解详细信息,请阅读如何 Office 应用程序和服务支持 Azure 权限管理

使用 SharePoint 管理中心启用 IRM 服务

您的组织可以受 IRM 保护的 SharePoint 列表和库之前,必须先激活权限管理服务为您的组织。若要了解如何请参阅激活 Azure 权限管理。您必须使用具有 Office 365 全局管理员权限才能启用权限管理服务的工作或学校帐户。否则,您无法使用 SharePoint Online 中使用 IRM 功能。

激活 Rights Management 服务之后,登录到 SharePoint 管理中心启用 IRM。

  1. 以全局管理员或 SharePoint 管理员身份登录 Office 365。

  2. 选择左上角的应用启动器图标 Office 365 中的应用启动器图标 ,再选择“管理员”打开 Office 365 管理中心。(如果未看到“管理”磁贴,则你不具有组织内的 Office 365 管理员权限。)

  3. 在左窗格中,选择“管理中心”>“SharePoint”。

  4. 在左窗格中,选择设置

  5. 信息权限管理 (IRM)部分中,选择使用您的配置中指定的 IRM 服务,,然后选择刷新 IRM 设置。刷新 IRM 设置后,您的组织中的人员可以开始使用 IRM 其 SharePoint 列表和文档库中。但是,来执行此操作的选项可能需要长达一小时会显示在库设置和列表设置。

启用 IRM 的 SharePoint 文档库和列表

在刷新 IRM 设置后,网站所有者可以对其 SharePoint 列表和文档库应用 IRM 保护。有关详细信息,请参阅对列表或库应用信息权限管理

当网站所有者为列表或库启用 IRM 时,他们可以保护该列表或库中的任何支持的文件类型。当对库启用 IRM 时,该库中的文件的所有应用权限管理。当为列表启用 IRM 时,仅对文件附加到列表项,而不是实际列表项应用权限管理。

当用户下载启用 IRM 的列表或库中的文件时,请对文件进行加密,以便只有授权的用户可以查看它们。每个权限管理文件还包含对查看文件的人员限制颁发许可证。典型的限制包括文件只读,禁用复制文本,禁止用户保存本地副本,并且禁止用户打印该文件。可以读取 IRM 支持的文件类型的客户端程序的权限管理文件内使用发行许可证实施这些限制。这是如何权限管理文件保留保护,即使它下载。若要在列表或库启用 IRM,请参阅向列表或库应用信息权限管理

您无法创建或编辑使用 Office Online 启用 IRM 的库中的文档。相反,一次一个人可以下载和编辑 IRM 加密的文件。使用签入和签出管理共同创作,或创作跨多个用户。

当您从受 IRM 保护的库中下载 PDF 文件时,则 Office 365 创建受保护的 PDF 文件。文件扩展名不会更改,但受保护的文件。若要查看此文件需要 Azure 信息保护 viewer,完全 Azure 信息保护客户端,或另一个应用程序支持查看受保护的 PDF 文件。

SharePoint Online 支持对下列文件类型加密:

  • PDF

  • 下列 Microsoft Office 程序的 97-2003 文件格式:Word、Excel 和 PowerPoint

  • 下列 Microsoft Office 程序的 Office Open XML 格式:Word、Excel 和 PowerPoint

  • XML 纸张规格 (XPS) 格式

后续步骤

一旦您启用 IRM 的 SharePoint Online,您可以开始应用于列表和库的权限管理。有关信息,请参阅向列表或库应用信息权限管理

适用于 Windows 新 OneDrive 同步客户端现在支持同步受 IRM 保护的 SharePoint 文档库和 OneDrive 位置 (只要库的 IRM 设置未设置为过期文档的访问权限)。有关详细信息,或开始部署新的同步客户端,请参阅部署企业环境中新的 OneDrive 同步客户端

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