在 Publisher 中创建具有不同地址的标签

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使用邮件合并更快地为列表中的每个人创建标签。安装程序需要一些时间, 但是您可以同时打印所有标签。您可以保存标签设置以使用下次要打印标签的时间。

选择与标签相匹配的模板

假设您有一包带特定产品编号的标签,要为该产品寻找一个模板。

  1. 单击“文件”>“新建”,在搜索框中键入制造商编号(例如 Avery 8871)。

  2. 选择一个模板,查看说明以确保它适用于标签产品编号,然后单击“创建”。

将标签出版物连接到地址列表

下一步是将标签页连接到数据源。数据源是指包含地址列表的一个文件。

您可以使用 Outlook 联系人或者位于 Excel 电子表格或 Access 数据库中的地址列表。如果您还没有列表,则可以在 Publisher 中键入一个。

如果您还没有列表

首先收集希望包括在地址列表中的所有人员的信息。

  1. 在 Publisher 中,单击“邮件”>“选择收件人”>“键入新列表”。

    “邮件”中的“选择收件人”按钮选项

  2. 在第一行中,键入列表上的第一联系人的信息。

    “新建地址列表”框

    提示: 若要在 Publisher 中更改列,请单击“自定义列”按钮。然后,您可以添加、删除、重命名和重新排列列表中的列。

  3. 输入了该人员的所有信息之后,按“新建条目”,然后键入列表上的下一个联系人的信息。

    用于创建或更改地址列表的选项

  4. 将所有人添加到列表之后,单击“确定”。

  5. 在“保存地址列表”对话框中的“文件名”框中键入地址列表的名称,并选择要保存该列表的文件夹。

如果已有地址列表

  1. 单击“邮件”>“选择收件人”。

    “邮件”中的“选择收件人”选项

  2. 如果您的列表位于电子表格或数据库中,请单击“使用现有列表”,浏览包含您的列表的文件,单击它,然后单击“打开”。(如果系统提示您选择表,请单击“确定”。)

  3. 如果要使用 Outlook 联系人,请单击“从 Outlook 联系人中选择”,单击要使用的联系人文件夹,然后单击“确定”。

选择要包括的收件人

当您使用现有列表或您的 Outlook 联系人时, Publisher 会在文件或 "联系人" 文件夹中包含所有人。对于你的项目, 你可能想要缩小该列表。

  1. 单击“编辑收件人列表”。

  2. 在 "邮件合并收件人" 对话框中, 选中要包括的人员旁边的框, 然后取消选中您不希望包括在此时间的联系人旁边的复选框。

    “邮件合并收件人列表”选项

若要更轻松地找到要包含的人员, 可以对列表进行排序或筛选。

对列表中的项目排序

  1. 在“邮件合并收件人”框中,单击要作为排序依据的列标题。

    例如,如果要按姓氏的字母顺序显示列表,请单击“姓氏”列标题。

    提示: 若要按多个项目(例如,状态和城市)进行排序,请在“邮件合并收件人”框中单击“调整收件人列表”下方的“排序”。然后在“筛选和排序”对话框中,选择排序要依据的内容。

  2. 选中要包括的人员旁边的框,取消选中当前不希望包括的人员旁边的框。

    通过选中复选框选择行

筛选列表中的项目

  1. 单击要筛选的列标题旁边的箭头。

  2. 对于一般筛选器单击“(空白)”或“(非空白)”。要对内容进行更具体地筛选,例如,仅特定城市的人员,请单击“(高级)”,然后选中要筛选的内容的框。

    提示:  在“筛选和排序”框中,您还可以筛选多项内容。

  3. 选中要包括的人员旁边的框,取消选中当前不希望包括的人员旁边的框。

    若要再次显示所有记录,请单击“(全部)”。

将地址添加到您的标签

  1. 单击“邮件”>“地址块”。

    邮件合并地址块命令

  2. 选择您希望显示名称的方式。

    地址块选项

    提示:  若要确保 Publisher 在您的列表中找到名称和地址,请单击“匹配域”。选中要在列表中显示的域。如果所需的域“不匹配”,请单击该域的下拉列表,然后在列表中单击与该列相匹配的列名。

  3. 单击“确定”。

    Publisher 会将邮件合并域添加到您的出版物。合并完成时,Publisher 会将该域替换为每个标签中的地址。

    注意:  如果您正在创建其他类型的标签,想要添加不同信息,请单击“邮件”>“插入合并域”,然后单击要添加的信息的名称。

设置地址格式

  1. 在出版物中,选择“地址块”域,包括开头和结尾处的标记。

    选择“地址块”域

  2. 单击“文本框工具”下的“格式”,然后选择所需的“字体”、“字号”和“字体颜色”。

预览标签

现在,您可以在运行合并之前检查标签的外观。

  • 单击“预览结果”,然后单击箭头以确保标签的外观符合您的要求。

提示: 要查找和预览数据源中的特定条目,请单击“查找收件人”,在“查找条目”框中键入您要搜索的内容,并单击“查找下一个”。

注意: 

  • 如果看到不需要合并的名称,您仍然可以通过单击“排除此收件人”将其删除。

  • 如果您意识到您拥有错误的列表,请单击“编辑收件人列表”,并进行排序或筛选以获取所需的列表。

打印标签

  1. 单击“完成并合并”>“合并到打印机”。

    “邮件”中的“完成并合并”按钮

  2. 在“设置”下,确保 Publisher 显示“每版打印多页”。

  3. 单击“打印”

保存标签设置以备将来使用

完成合并后,请保存标签文件,以便可以再次使用。

  1. 单击“文件”>“另存为”。

  2. 单击要在其中保存标签文件的位置,然后单击“浏览”。

  3. 在“文件名”框中键入标签出版物的名称,然后单击“保存”。

标签文件将与地址列表保持连接。若要再次使用标签,请打开该文件并在 Publisher 提示您保留该连接时单击“”。如果要更改合并中包括的人员或项目,请单击“编辑收件人列表”,对其进行排序、筛选和选择。

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