在 Outlook for Mac 2011 中创建规则

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规则是根据指定的条件对传入或传出的邮件自动执行的一种操作。 可以创建规则来帮助保持井然有序。 例如,可以创建规则来将邮件自动归档到文件夹中,或将邮件分配给类别。

本文介绍如何创建一些常用的规则。还介绍了如何了解你拥有的电子邮件帐户类型。

一种常见的规则类型, 指示 Outlook 根据发件人或收件人将邮件移动到某个文件夹。例如, 你可以创建一个规则, 将 "Toni Poe" 中的所有邮件移到名为 "从 Toni 发送邮件" 的文件夹中。Outlook 具有从现有邮件创建这些类型的规则的快捷方式。

提示: 如果收到来自联系人组(也称为通讯组列表)的邮件,你可以创建一个规则,自动将发送到该组的邮件移到一个文件夹中。

  1. 在邮件列表中,单击具有要为其创建规则的发件人或收件人的邮件。

  2. 在“开始”选项卡上,单击“规则”,然后单击“移动来自(发件人姓名)的邮件”或“移动发送给(收件人姓名)的邮件”。

    "开始"选项卡,第 4 组

  3. 在文件夹搜索框中,开始键入邮件要移到的文件夹的名称。

  4. 显示所需文件夹时,依次单击文件夹名称、“选择”和“确定”。

    注意: 

    • 如果你有一个由 Microsoft Exchange Server 2010 或更高版本托管的Microsoft Exchange 帐户 , 则该规则将自动保存在 Exchange 服务器上。有关详细信息, 请转到Outlook for Mac 2011 帮助

    • 如果创建多个规则, Outlook 将按照规则在 "规则" 窗口中列出的顺序运行它们。.

    • 对邮件运行规则之前,Outlook 将首先应用邮件列表管理器规则,然后应用垃圾电子邮件防护规则。 最后应用常规规则。 但是,即使邮件位于垃圾邮件类别中,也会对其应用常规规则。 有关邮件列表管理器规则的详细信息,请参阅组织邮件列表邮件

通过现有邮件创建规则时,将在规则说明中自动填写发件人、收件人和主题。

  1. 在邮件列表中,单击要充当规则基础的邮件。

  2. 在“开始”选项卡上,单击“规则”,然后单击“创建规则”。

    "开始"选项卡,第 4 组

  3. 在“当新邮件到达时”下,根据你的需要编辑条件。

    若要删除其中一个条件,请单击 删除搜索条件按钮 。 若要再添加一个条件,请单击 添加搜索条件按钮

  4. 在“执行下列操作”下,指定要执行的操作。

  5. 单击“确定”。

    注意: 

    • 如果你有一个由 Microsoft Exchange Server 2010 或更高版本托管的Microsoft Exchange 帐户 , 则该规则将自动保存在 Exchange 服务器上。有关详细信息, 请转到Outlook for Mac 2011 帮助

    • 如果创建多个规则, Outlook 将按照规则在 "规则" 窗口中列出的顺序运行它们。

    • 对邮件运行规则之前,Outlook 将首先应用邮件列表管理器规则,然后应用垃圾电子邮件防护规则。 最后应用常规规则。 但是,即使邮件位于垃圾邮件类别中,也会对其应用常规规则。 有关邮件列表管理器规则的详细信息,请参阅组织邮件列表邮件

你可以根据所需的任何条件创建自定义规则, 而不是从现有邮件创建规则。如果你拥有由 Microsoft Exchange Server 2010 或更高版本管理的帐户, 并且想要在你的计算机上保存该规则, 则必须创建自定义规则。(如果基于现有邮件创建规则, 则 Microsoft exchange server 2010 或更高版本管理的帐户的规则将保存在 Exchange 服务器上, 而不是在您的计算机上。)

如果你不知道你的帐户是否由 Exchange 管理, 请转到了解你拥有的帐户类型

  1. 在“工具”菜单上,单击“规则”。

  2. 在“规则”对话框的左窗格中,执行以下操作之一:

    • 若要在 Outlook 处于打开状态时创建在计算机上运行的规则, 请在 "在我的计算机上" 下单击帐户类型。

    • 若要创建在 exchange 服务器上运行的规则, 请在 " exchange 服务器" 下单击帐户名称。(此选项仅适用于 Microsoft Exchange Server 2010 或更高版本的帐户管理。)

  3. 单击“添加添加

  4. 在“规则名称”框中,键入规则的名称。

  5. 在“当新邮件到达时”下最左侧的弹出菜单上,单击要标识的邮件类型。

    对于大多数条件, 您可以从左到右移动以使用更多弹出菜单或文本框。例如, 若要标识从同事发送的所有邮件, 该条件可以是 "" "包含" "@alpineskihouse .com"。

    如果要将多个条件分隔为 "或", 对于保存在 Exchange 服务器上的规则, 请执行以下操作:

    1. 在条件最左侧的弹出菜单中, 选择一个包含文本的字段, 如 "发件人"、"收件人" 或 "主题"。

    2. 向右移动,在第二个弹出菜单中,选择“包含”。

    3. 单击 "添加搜索词", 然后在 "搜索" 列表中, 单击要添加的每个术语的 "添加  添加 "。

    对于保存在计算机上的规则,可以使用条件上方的弹出菜单选择“如果满足任何条件”或其他选项。

  6. 若要删除其中一个条件,请单击 删除搜索条件按钮 。 若要再添加一个条件,请单击 添加搜索条件按钮

  7. 在“执行下列操作”下,指定要执行的操作。

  8. 单击“确定”。

    注意: 

    • 使用由 Microsoft Exchange Server 2007 管理的Microsoft Exchange 帐户 , 您不能使用 Outlook for Mac 编辑或创建保存在 Exchange 服务器上的规则 (例如, 您在 Outlook for Windows 中创建的规则)。在 outlook for Mac 中创建的规则将保存在您的计算机上, 并仅在邮件与 Outlook for Mac 同步时运行。有关详细信息, 请转到Outlook for Mac 2011 帮助

    • 如果创建多个规则, Outlook 将按照规则在 "规则" 窗口中列出的顺序运行它们。

    • 对邮件运行规则之前,Outlook 将首先应用邮件列表管理器规则,然后应用垃圾电子邮件防护规则。 最后应用常规规则。 但是,即使邮件位于垃圾邮件类别中,也会对其应用常规规则。 有关邮件列表管理器规则的详细信息,请参阅组织邮件列表邮件

  1. 在“规则”对话框中单击“全部显示”,然后在“个人设置”下单击“帐户”。

  2. 在 "帐户" 对话框的左窗格中, 单击帐户。帐户类型将显示在 "帐户说明" 下。在此示例中, 该帐户是 POP 帐户。

    帐户类型指示器

  3. 若要返回“规则”对话框,请单击“全部显示”,然后在“电子邮件”下单击“规则”。

另请参阅

Outlook for Mac 2011 帮助

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