在 Outlook 网页版中使用日程安排助理

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如果你正在尝试安排多人的会议, 或者搜索会议室或其他资源以供你的会议, Outlook 网页版中的日程安排助理可能会有所帮助。

选择相关版本以获取说明

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Outlook 网页版 Beta 版

请参阅新 Outlook 网页版说明

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Outlook 网页版

请参阅经典 Outlook 网页版说明

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新版 Outlook 网页版 说明

在新的Outlook 网页版中, 可以使用 "计划" 网格或 "调度助手" 来查找要开会的空闲时间。

  1. 登录 Outlook 网页版

  2. 在页面的底部,选择 日历 以转到日历。

  3. 在页面顶部,选择“新建事件”。

  4. 在 "邀请他人" 框中, 输入要邀请的人员的姓名或电子邮件地址。

    选择 "可选" 以添加可选与会者。

  5. 在事件窗体的一侧, 在 "天" 视图中查看事件和其他与会者的忙信息。与会者的忙信息以红色显示在日历事件的顶部。

    日程安排网格的屏幕截图

  6. 单击网格上的任意位置, 为事件选择新的时间。

在提供事件详细信息之前或之后, 都可以使用调度助手。如果你提供活动的日期、时间和持续时间, 并在打开日程安排助理之前添加与会者, 则这些详细信息会执行, 你可以根据需要对其进行更改。

通过使用 "日程安排助理", 你可以立即查看与会者的日历, 并确定其可用性 (忙或闲) 以获取事件的日期和时间。

打开日程安排助理

  1. 登录 Outlook 网页版

  2. 在页面的底部,选择 日历 以转到日历。

  3. 在页面顶部,选择“新建事件”。

  4. 在事件窗体的顶部, 选择 "调度助手"。

在 "日程安排助理" 中, 您可以添加与会者和聊天室, 更改事件的日期和时间, 但不能更改事件标题。

添加与会者

  1. 在 "日程安排助理" 中, 选择 "添加所需与会者" 或 "添加可选与会者"。

  2. 键入要添加的人员的姓名或电子邮件地址, 然后按 Enter。

添加聊天室

  1. 在 "日程安排助理" 中, 选择 "添加会议室"。

  2. 从列表中选择一个聊天室。您可以通过选择列表顶部的下拉菜单来更改建筑物。

    选择会议室列表时, "调度助手" 将显示会议室及其可用性。

查看日历

当您添加与会者和位置时, 其日历信息将显示在日历网格中。

  • 选择 "日程安排助理" 顶部的日期, 选择新的会议日期。在日历中, 选择月份或使用向上或向下箭头更改月份。

  • 选择会议开始或结束时要更改的开始时间或结束时间。

  • 使用 "日程安排助理" 底部的滚动条查看您选择的时间之前或之后的与会者的可行性。

  • 或者, 您可以直接在网格上选择日期和时间, 并调整网格上的选定范围以更改事件的持续时间。

发送会议邀请

  1. 选择 "完成" 以保存所做的更改并关闭 "日程安排助理"。

  2. 选择“发送”可发送会议邀请。

经典 Outlook 网页版说明

在提供事件详细信息之前或之后, 都可以使用调度助手。如果你提供活动的日期、时间和持续时间, 并在打开日程安排助理之前添加与会者, 则这些详细信息会执行, 你可以根据需要对其进行更改。

通过使用 "日程安排助理", 你可以立即查看与会者的日历, 并确定其可用性 (忙或闲) 以获取事件的日期和时间。

  1. 在 "邮件" 或 "日历" 工具栏上, 选择 "新建 “新建”按钮和向下键 >日历事件"。

  2. 在新事件的 "详细信息" 页面上, 执行下列操作之一:

    • 添加事件详细信息, 例如, 标题和位置、开始和结束日期和时间, 以及其他信息 (如有必要, 添加人员), 然后选择 "调度助手 “日程安排助理”可帮助你处理日历事件或搜索资源 "。

    • 选择 "日程安排助理 “日程安排助理”可帮助你处理日历事件或搜索资源 ", 然后根据需要添加与会者添加聊天室

在 "日程安排助理" 的 "详细信息" 窗格中, 您可以更改事件发生的日期和时间, 但不能更改事件的标题。事件的 "详细信息" 页面提供了 "调度助手" 不可用的选项。 例如, 这些选项包括设置会议提醒、添加电子邮件提醒发送和提供有关事件的说明或其他详细信息。

在选择 "日程安排助理" 之前或之后, 都可以为事件添加与会者。如果在事件的 "详细信息" 页面上添加了与会者, 当您打开日程安排助理时, 将在 "详细信息" 窗格右侧的某个网格中查看这些与会者的日历。本部分中提供的步骤仅用于在打开 "调度助手" 之后添加与会者。

  1. 在 "详细信息" 窗格的 "与会者" 框中, 键入要邀请其加入事件的人员的姓名

    显示要与“日程安排助理”一起使用的“与会者”框的“详细信息”窗格

    注意: 从键入的第一个字符开始, Outlook匹配您的条目, 并提供您的组织中的人员的姓名或您拥有 corresponded 的人员的姓名。

  2. 在 "与会者" 框下方显示的建议列表中选择一个名称, 或选择 "搜索目录"。

    注意: 你添加的每个人都会根据需要自动添加。每个人的日历将显示在日历窗格的日历右侧 (按选择的顺序), 并创建一个网格。当你添加人员时, 你将看到受邀人员的总数以及有多少个冲突的数量。

    日程安排助理“与会者”

  3. 若要更改与会者的状态, 请右键单击与会者的姓名, 或者如果您使用的是触摸设备, 请触摸并按住名称, 然后执行下列操作之一:

    • 选择 "删除" 以删除与会者。或者, 选择与会者姓名旁边的 "删除 放弃 "。

    • 选择 "出勤可选"。

如果在打开 "调度助手" 之前没有将聊天室添加到事件位置, 则可以在此处添加一个。 "日程安排助理详细信息" 窗格底部有一个 "添加会议室" 按钮, 可让您在组织的地址列表中查看会议室。"日程安排助理" 只能自动显示当前设置时可用的会议室, 但是如果需要, 您可以看到其他聊天室。

如果你的组织有多个会议室, 则你的组织的管理员可能已将会议室组织成会议室列表。会议室列表是通常包含类似特征的房间集合, 如同一建筑物中的房间。

  1. 选择 "添加会议室"。

  2. 选择一个会议室, 或选择一个会议室列表, 然后选择该列表中的一个可用会议室。

    日程安排助理“添加会议室”

选择会议室后, 它将被添加到日历网格中。您可以通过选择 "更改会议室" 来更改会议室。若要删除会议室, 请右键单击该会议室, 或者, 如果你使用触摸设备, 请触摸并按住它, 然后选择 "删除"。

当您添加与会者和位置时, 其日历信息将显示在日历网格中。

日程安排助理网格

您可以在日历顶部选择 "天" 或 "周" 视图。如果选择 "周" 视图, 日历网格将显示与会者日历的合并视图。

在 "日程安排助理" 中完成操作后, 请执行下列操作之一:

  • 选择"确定" 选中标记 保存所做的更改。

  • 选择 "放弃" 以取消。

你将返回到 "新建事件详细信息" 页面, 如有必要, 你可以完成添加有关会议的更多详细信息。完成后, 请执行下列操作之一:

  • 选择 "发送" 以发送该事件的邀请。

  • 选择 "放弃" 以取消所有更改。

另请参阅

在 Outlook 网页版中创建、修改或删除会议请求或约会

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