在 Outlook 中脱机工作

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使用 Microsoft Exchange Server 或 Office 365 帐户, 您可以脱机工作, 以避免连接费用或阻止 Outlook 尝试通过慢速网络连接发送和接收消息。

在脱机工作和联机工作之间切换

  • 单击“发送/接收”>“脱机工作”。

    功能区上的“脱机”命令

Outlook 在联机工作与脱机工作之间切换时,所有电子邮件帐户将会更改。

功能区上的“脱机工作”突出显示,或 Outlook 窗口底部的状态栏上出现“脱机工作”时,您就知道自己是在脱机工作。

Outlook 状态栏上的“脱机工作”指示器

准备再次联机工作时,单击“发送/接收”>“脱机工作”。按钮文本不更改,但仅在您脱机工作时突出显示。联机工作时,状态栏上的“脱机工作”消失。

更改脱机邮件数量

  1. 单击“文件”>“帐户设置”>“帐户设置”。

    Backstage 视图中的“帐户设置”

  2. 选择 Exchange 或 Office 365 帐户, 然后单击 "更改"。

    “帐户设置”对话框中的“更改”命令

  3. 在 "脱机设置" 下, 将滑块移动到所需的时间量, 如 "全部" 、" 12 个月"、" 3 个月" 或 " 1 个月"。注意: 如果你使用的是 Outlook 2016, 你还可以选择短达3 天的时间量。

    脱机邮件存储数量滑块

    例如, 如果将滑块移动到3 个月, 则仅来自过去三个月的邮件将从 Exchange server 同步到脱机 Outlook 数据 (.ost) 文件。早于3个月的项目仅驻留在服务器上的邮箱中。你可以随时更改此设置。

    "缓存 Exchange 模式" (用于下载邮件的副本) 必须处于打开状态。

    如果你使用的是 Office 365 帐户的 Outlook, 我们建议你使用 "缓存 Exchange 模式"。

默认情况下, Outlook 将 Exchange 和 Office 365 帐户配置为仅同步电子邮件的12个月。

将脱机文件夹与 Exchange 帐户一起使用

脱机文件夹使您可以在脱机时 (即未连接到网络) 处理 Exchange 文件夹中的内容。下次建立与运行 Exchange 的服务器的连接时, 将同步脱机文件夹。

脱机文件夹存储在您的脱机文件夹文件 (.ost) 中, 该文件不同于个人文件夹文件 (.pst)。.ost 文件在运行 Exchange 的服务器上以镜像图像的形式启动。脱机时, 在运行 Exchange 的服务器上或在您的计算机上所做的任何更改都将在连接可用时进行同步。相反, .pst 文件只是硬盘驱动器上的存储位置。对 .pst 文件所做的更改不会同步回运行 Exchange 的服务器。

当您脱机工作时, 您可以像处理运行 Exchange 的服务器上的文件夹那样使用脱机文件夹中的内容。例如, 您可以更改和移动脱机收件箱中的项目并发送位于脱机发件箱中的邮件。你在运行 Exchange 的服务器上继续接收邮箱中的新邮件。但是, 在连接到网络之前, 你不会知道服务器上的这些更改。

当需要更新脱机文件夹中的内容时, 请将文件夹与服务器同步, 然后继续脱机工作。"发送/接收" 命令连接到服务器, 复制所做的更改, 然后断开连接。同步发生时, 从脱机文件夹或相应的服务器文件夹中删除的任何项目都将从这两个文件夹中删除。

注意: 如果你使用的是缓存 Exchange 模式, 则始终使用 .ost 文件, 即使你有与运行 Exchange 的服务器的活动连接也是如此。缓存 Exchange 模式允许你在服务器连接丢失或网络连接不可用时无中断工作。本部分中遵循的过程不适用于您的配置。有关缓存 Exchange 模式的详细信息, 请参阅本文的 "使用缓存 Exchange 模式" 一节或 "另请参阅" 部分。

  1. 在 "文件" 菜单上, 单击 "脱机工作"。

  2. 选中或清除 "启动时提醒我, 以便我可以选择脱机或联机工作" 复选框, 然后单击"确定"

    如果清除该复选框, 则当与服务器的连接不可用时, Microsoft Outlook将自动启动 "脱机"。

  3. 单击"是"将数据从服务器复制到新的脱机文件夹文件 (.ost)。

    注意: 从 Microsoft Office Outlook 2003开始, 引入了一种新的脱机文件夹文件格式, 可为项目和文件夹提供更大的存储容量并支持多语言 Unicode 数据。使用此格式创建的文件与早期版本的 outlook 不兼容, 无法在早期版本的 outlook 中打开。Outlook 会根据 Microsoft Exchange 的版本、管理员设置和配置文件的数据文件的格式, 自动确定创建脱机文件夹文件的格式。如果设置不允许以新格式创建文件, Outlook 将使用与早期版本的 Outlook 兼容且不支持 Unicode 且提供与早期版本的可用存储空间相同的格式创建该文件utlook。

  4. 选择您希望可脱机使用的文件夹。

    当您设置脱机文件夹时,收件箱发件箱已删除邮件已发送邮件日历联系人任务文件夹将自动变为可用。若要脱机使用任何其他文件夹, 必须通过执行以下操作将其选择以供脱机使用:

    1. 在 "工具" 菜单上, 指向 "发送/接收", 指向 "发送/接收设置", 然后单击 "定义发送/接收组"。

    2. 在列表中, 单击包含 Exchange 帐户的发送/接收组, 然后单击 "编辑"。

    3. 在 "帐户" 下, 选择你的 Exchange 帐户。

    4. 在 "文件夹选项" 下, 选择要脱机使用的文件夹。

    5. 执行下列操作之一:

      • 选择 "仅下载邮件头"。

      • 选择 "下载包含附件的完整项目"。

        你可以将超过指定大小的项目的下载限制为仅限邮件头。选中 "仅下载邮件头, 大于" 复选框, 然后输入以千字节 (kb) 为单位的所需大小限制。

使用缓存 Exchange 模式

默认情况下, Microsoft Office Outlook 2007使用 "缓存 Exchange 模式"。"缓存 Exchange 模式" 通过使用您的计算机上存储的邮箱副本在使用 Microsoft Exchange 帐户时为你提供了更好的体验。此副本可提供对数据的快速访问, 并经常与邮件服务器同步。

当你使用 "缓存 exchange 模式" 时, 你的所有 Exchange 文件夹都将自动可用。

  1. “工具”菜单上,单击“帐户设置”

    缺少 "帐户设置" 命令

    "帐户设置" 命令位于Microsoft Office Outlook 2007的 "工具" 菜单上。如果您使用的是早期版本的 Outlook, 则以下说明不适用。使用该产品随附的 "帮助"。如果您正在使用的程序的标题栏显示 Microsoft Outlook Express, 则您使用的是与 Outlook 不同的程序。请参阅 Outlook Express 中的帮助以获取帮助。

  2. 选择您的 Exchange 帐户, 然后单击 "更改"。

  3. 在 " Microsoft Exchange" 下, 选中 "使用缓存 Exchange 模式" 复选框。

  4. 退出,然后重新启动 Outlook。

所有文件夹保持同步;但是, 当你启动手动发送/接收命令以通过按 F9 运行时, 你可以指定希望立即同步中包含的文件夹。

  1. 在 "工具" 菜单上, 指向 "发送/接收", 指向 "发送/接收设置", 然后单击 "定义发送/接收组"。

    键盘快捷方式若要打开 "发送/接收组" 对话框, 请按 CTRL + ALT + S。

  2. 在列表中, 单击包含您的 Exchange 帐户的发送/接收组, 然后单击 "编辑"。

  3. 在 "帐户" 下, 选择你的 Exchange 帐户。

  4. 在 "文件夹选项" 下, 选中要在启动手动发送/接收时包含的每个文件夹对应的复选框。

  5. 执行下列操作之一:

    • 选择 "仅下载邮件头"。

    • 选择 "下载包含附件的完整项目"。

      你可以将超过指定大小的项目的下载限制为仅限邮件头。选中 "仅下载邮件头, 大于" 复选框, 然后输入以千字节 (kb) 为单位的所需大小限制。

      注意: 只有当你的 Exchange 帐户连接到 Microsoft exchange 2003 或更高版本时, 你才可以下载邮件头。邮件头在不包含邮件项目的文件夹 (例如 "日历" 文件夹) 中不可用。

更改脱机可用的文件夹和内容

无论您使用的是 "缓存 Exchange 模式", 只要使用脱机文件夹, 您都可以更改复制到计算机上并同步到计算机上的文件夹。

  1. 在 "工具" 菜单上, 指向 "发送/接收", 指向 "发送/接收设置", 然后单击 "定义发送/接收组"。

    键盘快捷方式若要打开 "发送/接收组" 对话框, 请按 CTRL + ALT + S。

  2. 在列表中, 单击包含您的 Exchange 帐户的发送/接收组, 然后单击 "编辑"。

  3. 在 "帐户" 下, 选择你的 Exchange 帐户。

  4. 在 "文件夹选项" 下, 选中要脱机使用的每个文件夹对应的复选框。

  5. 执行下列操作之一:

    • 选择 "仅下载邮件头"。

    • 选择 "下载包含附件的完整项目"。

      你可以将超过指定大小的项目的下载限制为仅限邮件头。选中 "仅下载邮件头, 大于" 复选框, 然后输入以千字节 (kb) 为单位的所需大小限制。

提示: 若要快速指定文件夹以供脱机使用, 请在导航窗格中单击该文件夹, 然后在 "工具" 菜单上, 指向 "发送/接收", 指向 "发送/接收设置", 然后单击 "使此文件夹脱机可用"。.

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