在 Outlook 中的会议使用调度助手和会议室查找工具

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如果您使用 Outlook 为 Office 365 或 Microsoft Exchange 帐户,可以使用调度助手和会议室查找工具来帮助安排会议。

使用日程安排助理

  1. 收件箱中,选择新建项目>会议或在日历中,选择新的会议。您也可以使用键盘快捷方式 Ctrl + Shift + Q 创建新会议请求。

  2. 框中,添加与会者。

  3. 主题框中,输入会议或事件的描述。

  4. 从功能区中选择日程安排助理。您将看到用于在收件人框中输入每个收件人的行。如果您想要添加更多参与者,您可以在任何空白行调度助手中键入其名称。

  5. 深蓝色中显示您的与会者处于忙碌状态的时间。您的与会者有暂定约会的时间将显示在浅蓝色哈希块,并且浅灰色中显示外部与会者的工作时间的时间。选择您的与会者的所有可用的时间。

  6. 若要选择所有与会者的最佳时间,使用右侧列中的会议室查找工具。您可以看到哪些您的与会者有冲突的时间。

使用会议室查找工具

  1. 在新的会议中,选择功能区上的调度助手按钮。

  2. 使用显示下拉列表中的聊天室列表选择聊天室的列表。Microsoft Exchange 或 Office 365 管理员设置这些列表。

    使用会议室查找工具以查看您的会议可用的会议室。

  3. 选择可用的会议室调度助手和到为收件人会议添加会议室。

  4. 建议时间窗格查找最佳您指大多数与会者均可用时间的会议时间。在窗格的顶部显示最佳会议时间。若要选择任一建议的时间,请单击建议时间窗格中的时间建议。您可以手动选择闲/忙网格上的时间。

    使用建议时间选取器以查看与会者时可用。

    1. 如果您想要定期召开此会议,在会议菜单上的选项组中,单击重复,选择定期模式,,然后单击确定

      当您向会议请求,会议菜单更改为定期会议添加定期模式。

  5. 完成后设置会议,单击发送

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