在 Outlook 中打开和使用共享邮箱

在 Outlook 中打开和使用共享邮箱

上次更新时间:2018 年 4 月 23 日

通过共享邮箱,一组人员可以轻松地从一个公共电子邮件别名(如 @contoso.com)监控和发送电子邮件。当群组中的某个人员回复发送到共享邮箱的邮件时,系统显示该电子邮件来自共享地址,而不是单个用户。你也可以使用共享邮箱作为共享工作组日历

但是,共享邮箱不支持直接登录。共享邮箱本身的用户帐户应仍保持在禁用状态。

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提示: 你组织的 Office 365 管理员必须先创建共享邮箱并将你添加为成员,然后你才能使用它。有关详细信息,请参阅创建共享邮箱,其中介绍了管理员需要完成的操作。

将共享邮箱添加到 Outlook

在你的管理员将你添加为共享邮箱的成员后,请关闭并重启 Outlook。共享邮箱应自动显示在 Outlook 的“文件夹”窗格中。

共享邮箱显示在 Outlook 的文件夹列表中

如果不起作用,该怎么办?

  • 如果你的管理员刚刚将你添加为共享邮箱成员,则可能需要等几分钟,共享邮箱才会出现。等待一段时间,然后再次关闭并重新启动 Outlook。

  • 如果未解决问题,则手动将共享邮箱添加到 Outlook:

    1. 打开 Outlook。

    2. 选择功能区的“文件”选项卡。

    3. 选择“帐户设置”,然后从菜单中选择“帐户设置”。

    4. 选择“电子邮件”选项卡。

    5. 确保正确的帐户处于突出显示状态,然后选择“更改”。

    6. 选择“更多设置”>“高级”>“添加”。

    7. 键入共享电子邮件地址,如 info@contoso.com。

    8. 选择“确定”>“确定”。

    9. 选择“下一步”>“完成”>“关闭”。

从共享邮箱发送邮件

  1. 打开 Outlook。

  2. 选择“新建电子邮件”。

  3. 如果邮件顶部不显示“发件人”字段,选择“选项”>“发件人”。

  4. 在邮件中单击“发件人”,并更改为共享电子邮件地址。如果屏幕上未显示你的共享电子邮件地址,请选择“其他电子邮件地址”,然后键入该共享电子邮件地址。

  5. 选择“确定”。

  6. 完成电子邮件输入,然后选择“发送”。

    从现在开始,当你要从共享邮箱发送邮件时,该地址便会在“发件人”下拉列表中显示。

    每当使用共享邮箱发送邮件时,收件人只能在邮件中看到共享电子邮件地址。

答复发送到共享邮箱的邮件

  1. 打开 Outlook。

  2. 打开你想要答复的电子邮件。

  3. 发件人”字段在邮件的顶部,在这里你会看到共享邮箱的名称。如果没有,请选择“发件人”下拉框,然后选择你的共享邮箱。

  4. 完成电子邮件输入,然后选择“发送”。

    当你要从共享邮箱发送邮件时,该地址便会在“发件人”下拉列表中显示。

    每当使用共享邮箱发送邮件时,收件人只能在邮件中看到共享电子邮件地址。

使用共享日历

在你的管理员将你添加为共享邮箱的成员后,请关闭并重启 Outlook。与共享邮箱关联的共享日历将自动添加到“日历”列表中。

  1. 在 Outlook 中,转到“日历”视图,然后选择相应的共享邮箱。

    选择日历视图

  2. 输入约会后,共享邮箱的每个成员都能看到它们。

  3. 共享邮箱的所有成员都可以在该日历上创建、查看和管理约会,就像处理自己的个人约会一样。共享邮箱的所有成员都可以看到他们对共享日历所做的更改。

使用共享联系人列表

在你的管理员将你添加为共享邮箱的成员后,请关闭并重启 Outlook。与共享邮箱关联的共享联系人列表将自动添加到“我的联系人”列表中。

  1. 在 Outlook 中,选择“人员”。

  2. 在“我的联系人”下,选择共享联系人列表的联系人文件夹。

    共享联系人列表显示在 Outlook 的“联系人”窗格中

在移动设备(手机或平板电脑)上使用共享邮箱

要在移动设备上访问共享邮箱,请打开浏览器并登录到 Office 365,然后转到 Outlook 网页版。有关说明,请参阅在 Outlook 网页版中添加共享邮箱。你可以从 Outlook 网页版访问共享邮箱。

无法从移动设备上安装的 Outlook 应用访问共享邮箱。是否需要此功能?告诉 Outlook 工程团队。在此处投票!

从共享邮箱发送自动答复

只有 Office 365 管理员有权进行此设置。有关说明,请参阅创建共享邮箱

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