在 OneNote 2010 中共享笔记本

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在 OneNote 中共享笔记本的方法

在 Microsoft OneNote 2010 中,您可以共享笔记本以便可以在其他计算机上或在 Web 上访问它,或者与其他人一起使用它。

以组为单位记录笔记是一个协作过程。作为协作工具,OneNote 所提供的功能远不止通过电子邮件来发送静态笔记本页。根据项目特点,您可以使用 OneNote 与他人在会议中集思广益,使用笔记本页作为虚拟白板,以及设置任何人都可以在其中查看、添加和编辑信息的共享笔记本。

与其他程序“锁定”文件以便每次只能由一人进行编辑不同,OneNote 2010 允许多位作者同时访问共享笔记本。如果某人对共享笔记本中的页或分区进行了编辑,那么 OneNote 会随时自动同步这些更改,从而使该笔记本对所有人都始终保持最新状态。

OneNote 还在每个用户的计算机上保留了单独的笔记脱机副本。这样,即使共享笔记记录的参与者暂时与网络断开连接,他们仍然能够继续以本地方式编辑笔记。当他们下一次连接到共享笔记本时,OneNote 会自动将他们的更改与其他每个人所做的更改进行合并。

创建新的共享笔记本

  1. “文件”菜单上,单击“新建”

  2. “将笔记本存储在以下位置”下面,选择要存储新笔记本的位置:

    • 如果希望能够在任何计算机上或者通过 Web 浏览器来使用笔记本,请单击“Web”。您需要登录或注册一个帐户,之后可以控制该笔记本是只能由您自己访问还是也可以由其他人访问。

    • 如果希望在相同的计算机网络中或在一个 SharePoint 网站上(例如,工作单位或学校)与其他人共享该新笔记本,请单击“网络”

  3. “名称”框中,为新笔记本的主题输入一个描述性标题(例如,Team Notebook)。

  4. “Web 位置”“网络位置”字段中,执行以下操作之一:

    • 指定 Web 位置    如果 Web 服务可用,则使用一个现有帐户(例如 Windows Live)登录,或者注册一个新帐户。登录后,会看到一个可在其中创建共享笔记本的 Web 文件夹列表。如果不需要与其他人共享,请选择其中一个“个人文件夹”。如果需要与其他人共享,请选择一个其他人可以访问的“共享文件夹”。若要为新的和现有文件夹设置共享权限,OneNote 会启动您的 Web 浏览器,从中可以完成为笔记本创建新文件夹的过程。返回到 OneNote,然后刷新“Web 位置”字段中的文件夹列表以查看刚刚创建的文件夹。现在,选择该文件夹并继续下面的步骤 5。

    • 指定网络位置    您可以输入网络文件共享的完整路径,输入一个映射的网络驱动器,或者粘贴要在其中创建共享笔记本的 SharePoint 文档库的完整地址。您还可以从最近使用过的 SharePoint 位置中选择其中之一(如果可用)。请注意,对此网络位置或 SharePoint 网站拥有权限的任何人都将可以访问该笔记本。

  5. 单击“创建笔记本”

共享现有的笔记本

  1. “文件”菜单上单击“共享”

  2. “选择笔记本”下面,选择要与其他人共享或在要使用的其他计算机之间共享的现有笔记本。

  3. “在以下位置共享”下面,选择应共享该笔记本的位置。

    • 如果希望能够在任何计算机上或者通过 Web 浏览器来使用笔记本,请单击“Web”

    • 如果希望在相同的网络或 SharePoint 网站上(例如,工作单位或学校)与其他人或其他计算机共享该新笔记本,请单击“网络”

  4. “Web 位置”“网络位置”字段中,执行以下操作之一:

    • 指定 Web 位置    如果 Web 服务可用,则使用一个现有帐户(例如 Windows Live)登录,或者注册一个新帐户。登录后,会看到一个可在其中创建共享笔记本的 Web 文件夹列表。如果不需要与其他人共享,请选择其中一个“个人文件夹”。如果需要与其他人共享,请选择一个其他人可以访问的“共享文件夹”。若要为新的和现有文件夹设置共享权限,OneNote 会启动您的 Web 浏览器,从中可以完成为笔记本创建新文件夹的过程。返回到 OneNote,然后刷新“Web 位置”字段中的文件夹列表以查看刚刚创建的文件夹。现在,选择该文件夹并继续下面的步骤 5。

    • 指定网络位置    您可以输入网络文件共享的完整路径,输入一个映射的网络驱动器,或者粘贴要在其中创建共享笔记本的 SharePoint 文档库的完整地址。您还可以从最近使用过的 SharePoint 位置中选择其中之一(如果可用)。请注意,对此网络位置或 SharePoint 网站拥有权限的任何人都将可以访问该笔记本。

  5. 单击“共享笔记本”

注意: 如果要使用的 Web 或网络位置显示为不可用,请确保连接到了 Internet 或您的网络,并且您拥有必要的权限,然后再尝试在这些位置保存和使用笔记本。

为自己或他人创建一个包含指向共享笔记本的链接的电子邮件

创建或共享了笔记本后,OneNote 会询问您是否希望创建一个包含指向共享笔记本的链接的电子邮件。

如果是与其他人共享该笔记本,请单击“通过电子邮件发送链接”以便为收件人撰写电子邮件。该邮件将包含指向共享笔记本的链接,收件人单击该链接便可以在其计算机上打开该共享笔记本。

注意: 尚无权访问共享笔记本位置的邮件收件人将无法使用共享笔记本。该电子邮件链接只是指向该位置;它并未提供自动访问的权限。

如果不想与他人共享笔记本,但是希望在多台计算机上使用它,可以单击“通过电子邮件发送链接”,然后将包含该链接的电子邮件发送给您自己的基于 Web 的电子邮件帐户。这样,您便可以轻松地在另一台计算机上打开共享的笔记本。

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