在 Office Project 2007 中使用差异阈值提高性能

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按丁娜 Biafore

比较成本和计划差异以设置项目阈值是跟踪性能并获取有关进度和超限的提前警告的绝佳方式。     但是, 必须先在项目日程和预算中设置差异阈值, 然后才能查看你是否早于游戏或在八个球背后。 Microsoft Office Project 2007 可以为你计算成本和日程差异, 但自定义域只是用于存储阈值和计算差异与阈值的票证。 在本文中, 你将了解如何在 Office Project 2007 和 Microsoft Office Excel 2007 中设置计划和成本阈值, 以比较差异与这些阈值。 你还将了解如何在 office Project 2007 和 office Excel 2007 中突出显示具有视觉指示器的差异状态。

本文提供的功能 .。。

计算 Office Project 中的差异2007

比较差异与阈值

使差异数据在 Office Project 中易于解释2007

避免进度落后和超限

计算 Office Project 中的差异2007

Office Project 2007 可以计算方差和项目性能, 但要完成的一个重要任务必须先完成, 才能进行以下计算: 为项目保存比较基准。 此基础详细信息是为风险承担者同意的计划、成本和其他项目度量而构建的计划。 如果不执行此操作, 则 Office Project 2007 不具有你希望点击的目标, 因此如果你的项目处于关闭状态, 则无法发送通知。

使用挣值分析衡量性能

一个挑战是 "基本差异" 域使得很难确定哪些任务在跟踪或有问题。 百分比比美元的金额或日期差异要容易得多, 因为无论项目进展的程度如何或基线已修订的次数, 百分比都是如此。

但是, 性能比率有助于评估项目性能? 正如你所知, 将实际值与估计值进行比较可以 deceiving。 假设你的项目已占用一半的估计工期和预算。 是否是好消息取决于完成多少项目工作。 挣值 (EV) 分析通过将估计值和实际值与已完成的工时量进行比较来清除进度。

查看 EV 比率以跟踪性能之前, 请务必了解基础度量值:

  • 计划工时的预算成本 (BCWS) 是通过在项目计划中排定的任务的状态日期的比较基准成本: 计划在状态日期花费多少, 无论它是否完成。 例如, 如果要在9月30日 (2008) 完成的任务成本为 $10000, 则该日期的 BCWS 为 $10000。

  • 已完成工时的实际成本 (ACWP) 表示通过状态日期完成的工时成本, 无论已完成的工作。 ACWS 在2008年9月30日, 是您所花费的时间。

  • 已完成工时的预算成本 (BCWP) 为 EV, 因为它衡量您为已完成工作或通过状态日期估计的工作成本。 例如, 如果已完成任务的预算成本为 $15000, 则 BCWP 为 $15000, 如果完成这些任务的提前时间、延迟时间或时间较晚。

使用挣值比率与阈值进行比较

EV 分析使用多个比率来评估计划和成本性能, 包括日程差异 (SV)、成本差异 (CV)、计划性能指数 (SPI) 和成本绩效指数 (CPI)。 Office Project 2007 比率-计算功能和其他新功能是与阈值进行比较的最佳工具:

  • EV 成本差异 (Office Project 2007 中的 "CV" 域) 显示已完成的工作 (BCWP 减去 ACWP) 的估计值和实际成本之间的差异。 如果 CV 为负值, 则实际成本大于预算成本, 并且任务超出预算。

  • 成本差异百分比 (CV%)以已完成工作的估计成本的百分比形式表示 EV 成本差异: [(BCWP-ACWP)/BCWP] X 100。 例如, 假设 BCWP 为 $10000, ACWP 为 $12000。 CV 等于 $10000-$12000, 即– $2000。 已完成的工作成本比您的预算高 $2000。 因此, CV% 等于 (-$2000/$10000) X 100, 即– 20%。

    cv% 非常适合用于比较 cv 阈值。

  • EV 日程差异 (Office Project 2007 中的 "SV" 域) 显示 BCWP 减去 BCWS (即已完成工时的估计成本和计划完成的工作) 与状态日期之间的差异。 如果 SV 为负值, 则您完成的工时少于计划工时且落后于日程。

  • 日程差异百分比 (SV%)将 EV 日程差异作为计划工时的预算成本的百分比: [(BCWP-BCWS)/BCWS] X 100。 SV% 以计划工时的百分比形式显示日程差异。 例如, 请考虑与 $9000 相同的 BCWP $10000。 CV 等于 $10000-$9000 或 $1000。 计划工时成本 $1000 小于已完成工作, 这意味着您完成的工作比计划更多, 并且提前了日程。 SV% 等于 ($1000/$10000) X 100 或 10%。

    sv% 非常适合用于比较 SV 阈值。

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比较差异与阈值

流量灯保持简单: 绿色表示 go, 黄色表示警告, 红色表示停止。 项目阈值为项目流量灯。 通过设置阈值来指示你的项目是否顺利运行、命中几个拐点或标题来解决问题, 你可以看到项目的含义并确定需要执行哪些操作。

确定阈值时, 将根据计划和成本差异定义用于描绘项目绩效绿色、黄色或红色光的切削点。

例如, 超过预算或进度落后的 5% 的阈值可能是最大可接受的性能。 10% 阈值表示需要采取纠正措施。 如果比率介于 5% 到 10% 之间, 则需要密切关注任务以确保它们不会更糟。

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使差异数据在 Office Project 中易于解释2007

如果您在 Office Project 2007 表中包含 CV% 和 SV% 的列, 则可以监视显示任务落后于日程或超出预算的负数字。 但是, 理想的解决方案是确定要监视哪些任务和执行操作。

Office Project 2007 中的图形指示器可使这些情况突出显示。 例如, 如果 CV% 或 SV% 小于-10%, 则 "成本" 或 "日程" 已超过阈值, 并且看到一个红色光。

若要根据预先确定的阈值显示成本性能的流量信号, 请执行以下步骤:

  1. 创建显示 "CV%" 作为图形指示器的自定义域: 从 "工具" 菜单中, 选择 "自定义", 然后选择 ""。

  2. 在 "自定义域" 对话框中的 "类型" 下拉列表中, 选择 "数字"。

  3. 选择自定义数字字段, 如 "数字 1"。

  4. 若要为自定义域指定一个有意义的名称, 请单击 "重命名"。 在 "重命名域" 对话框中, 键入一个名称, 如 "成本 Var%"。 单击“确定”。

  5. 若要设置等于 CV% 的自定义域, 请单击 "公式"。 在 "成本 Var% 的公式" 对话框中, 单击 "", 指向 "成本", 然后选择 " CV%"。 单击“确定”。

  6. 在 "要显示的值" 中, 单击 "图形标记"。

  7. 在 "成本 Var% " 对话框的 "图形标记" 框中, 定义要检查超过阈值的 CV% 值的第一个测试:

    1. 单击"成本 Var%"行的第一个测试;从下拉列表中, 选择 "小于"。

    2. 在 "第一个" 行中, 键入-10 (不使用百分比符号)。

    3. 单击第一个图像行;从 "下拉图像" 列中, 选择红色圆圈, 因为 CV% 小于-10 意味着该任务超过预算超过 10%。

      注意: 如果对所有任务使用相同的阈值, 则可以使用阈值定义测试。 如果想要从任务变体到任务, 请将阈值分配给其他自定义域, 然后在 "" 列中, 选择一个阈值。

  8. 在第二个测试 "成本 Var%"行中, 选择 "大于"。 在 "对应的" 行中, 键入-5;在 "图像" 行中, 选择绿色圆圈。

  9. "成本 Var%"行的第三个测试中, 选择 "大于或等于"。 在 "对应的" 行中, 键入-10;在 "图像" 行中, 选择黄色圆圈。 单击“确定”。

注意: 由于 Office Project 2007 按顺序处理测试, 因此第三个测试将捕获大于-10 但小于-5 的值。

设置图形指示器以比较与阈值的差异

注意:  显示计划性能的流量信号与此类似, 不同之处在于使用 "SV%" 域而不是 "CV%"

若要在 Office Project 2007 中的表格中显示图形指示器, 请执行以下操作:

  1. 从 "视图" 菜单中, 选择 "表格:", 然后选择 "其他表格"。

  2. 在 "其他表" 对话框中, 选择一个表, 然后单击 "应用"。

  3. 右键单击列标题。

  4. 从快捷菜单中, 选择 "插入列"。

  5. 在 "列定义" 对话框中的 "字段名称" 下拉列表中, 选择一个自定义字段。 如果引用前面的示例, 请选择 " (数字 1) 成本 Var%", 然后单击"确定"

注意:  你可以创建新表以显示自定义的差异度量值。 若要执行此操作, 请从 "视图" 菜单中选择 "表: ", 然后选择 "其他表"。 在 "其他表" 对话框中, 单击 "新建"。 在 "表定义" 对话框中, 指定要包含在表中的表名和字段。

"列" 显示带有绿色、黄色或红色光源的任务状态, 如图2所示。

使用图形指示器评估成本和绩效

在图2中, 你可以看到 EV 和基本差异之间的区别。 例如, 设计幻灯片任务的 CV 为正数 ($60.00), 因为实际成本大于比较基准成本。 但是, CV% 为负值 (-6%)。 两方差表示成本超过预算。

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避免进度落后和超限

可以使用 Office Project 2007 计算计划和成本差异并评估项目的性能。 图形标记使您能够轻松地查看哪些任务是跟踪的, 哪些任务需要引起注意。

遗憾的是, 项目利益干系人和团队成员通常不理解项目经理第二种性质的度量。 若要了解如何将此差异信息转换为其他受众可以理解的表单, 请参阅用于传达 project 差异的工作概要文章提示。

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关于作者     丁娜 Biafore 是一种项目管理研究院 (PMI)-已认证的项目管理专家 (PMP)。 她是顾问、培训者、演讲者和屡获殊荣的作者, 其中包含有关投资、个人财务和项目管理的若干本书, 包括按时进行!顺利完成!在目标设备上!通过 Microsoft® Project 成功管理项目 (微软出版社, 2006)。

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