在 Office 365 安全和合规性中心中运行内容搜索

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您可以使用Office 365 安全与合规中心在内容搜索电子数据展示工具Office 365组织中搜索项目,如电子邮件、 文档和即时消息对话。使用此工具以搜索这些Office 365服务中的项目:

  • Exchange Online邮箱和公用文件夹

  • SharePoint Online和OneDrive for Business网站

  • Skype for Business对话

  • Microsoft Teams

  • Office 365组

内容搜索是一个新的电子数据展示搜索工具,使用新增和改进的缩放和性能功能。使用内容搜索运行非常大的电子数据展示搜索。在单个内容搜索,您可以搜索所有邮箱、 所有Exchange公用文件夹和所有SharePoint Online网站和OneDrive for Business帐户。有无限制的内容的位置,您可以搜索的数量。也有一些可以同时运行的搜索数没有限制。之后运行内容搜索的内容的位置的数量,并且在内容搜索页面的详细信息窗格中显示估计的搜索结果数。在运行搜索之后预览结果、 关键字统计获取一个或多个搜索,批量编辑内容的搜索,并将结果导出到本地计算机。

内容   

创建搜索

导出搜索结果

预览搜索结果

更新搜索结果

编辑搜索

重试搜索

详细信息

开始之前

  • 有关信息和指导有关构建搜索查询,并使用布尔搜索运算符,请参阅关键字查询和内容搜索的搜索条件。本文还包含有关搜索的敏感信息类型和搜索与您的组织内部和外部的人员共享的内容的信息。

  • 有权访问内容搜索页后,可以执行的搜索和预览和导出搜索结果,管理员、 合规专员或电子数据展示管理器必须是安全与合规中心电子数据展示管理器角色组的成员。您不必分配其他搜索中Exchange Online, SharePoint Online,或OneDrive for Business网站的权限。有关详细信息,请参阅在 Office 365 安全和合规性中心中的电子数据展示权限分配

  • 有限制应用于内容的搜索,以维护的运行状况和Office 365组织提供的服务的质量。在大多数情况下,不能修改这些限制,,但您应注意的它们,以便您可以考虑这些限制时规划、 运行和疑难解答的搜索。有关详细信息,请参阅在 Office 365 安全和合规性中心中的搜索限制

  • 基于单个内容搜索中搜索的邮箱数的估计的搜索时间,请参阅详细信息部分。

  • 如前面所述,您可以使用内容搜索Office 365组和Microsoft Teams中搜索的内容。这意味着您可以搜索组邮箱、 共享的日历,并与Office 365组和 Microsoft 团队SharePoint网站。此外,您可以在 Microsoft 团队搜索通道对话。有关Office 365组和Microsoft Teams的信息,请参阅:

    请参阅有关Office 365组和Microsoft Teams中搜索内容的提示的详细信息部分。

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创建搜索

  1. 转到 https://protection.office.com

  2. 使用工作或学校帐户登录到 Office 365。

  3. 在安全与合规中心的左窗格中,单击搜索和调查>内容搜索

  4. 单击 添加图标

  5. 新的搜索页面上,键入内容的搜索的名称。此名称必须是您的组织中唯一。

  6. 选择您想要搜索的内容的位置。在搜索相同,则可以搜索邮箱、 网站和公共文件夹。

    选择您想要搜索的内容位置
    1. 搜索所有位置   选择此选项可在您的组织中搜索所有内容的位置。如果选择此选项,您可以选择要搜索所有邮箱 (所有Office 365组和Microsoft Teams,都包括处于非活动状态的邮箱和邮箱),所有SharePoint和OneDrive for Business网站 (其中包含所有Office 365的网站组和Microsoft Teams) 和所有公用文件夹。

      单击搜索随处选项以搜索所有内容的位置
    2. 自定义位置选择   选择此选项以选择邮箱和您想要搜索的网站。如果您选择此选项,您可以灵活地搜索特定服务 (如搜索所有Exchange邮箱) 的所有内容的位置,也可以搜索Office 365服务的特定内容的位置。

    添加要搜索的内容的位置时,请牢记以下内容:

    邮箱

    • 单击添加 “添加”图标 以指定要搜索的邮箱时,邮箱选取器显示为空。这是设计使然以提高性能。要将收件人添加到此列表中,在搜索框中键入一个名称 (最小的 3 个字符),然后单击搜索 “搜索”图标

    • 若要搜索的邮箱的列表,可以添加非活动邮箱和通讯组。对于通讯组,组成员的邮箱中搜索。请注意,不支持动态通讯组。

    • 若要获取您的组织中的非活动邮箱的列表,请在Exchange Online PowerShell 运行命令Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly 。或者,您可以转到数据管理>保留在安全与合规中心,然后单击多个 导航栏省略号 >处于非活动状态的邮箱

    • 您还可以添加组或 Microsoft 团队Office 365与具有关联的邮箱。在此例中,搜索仅组或团队邮箱;不搜索组或团队成员的邮箱。若要搜索它们,您必须专门将它们添加到搜索。

    • 如果您不想包括任何邮箱与搜索,选择要搜索的选择特定邮箱,但不将邮箱添加到列表。

    网站

    • 单击添加 “添加”图标 将添加到搜索网站。键入您想要搜索的每个网站的 URL。内容搜索工具将验证该 URL,并将其添加到网站搜索的列表。

    • 您可以添加组或 Microsoft 团队与Office 365SharePoint 。请参阅有关如何查找组或团队的 URL 指导的详细信息部分。

    • 如果您不想要在搜索中包括任何网站,选择选择要搜索的特定网站,,但不添加到列表的网站。

    公用文件夹

    对于公用文件夹,您可以选择搜索Exchange Online组织中的所有公用文件夹或搜索所有公用文件夹。

  7. 单击“下一步”

  8. 新的搜索页面上,您可以添加关键字和条件,可以创建搜索查询。

    创建搜索查询与关键字和条件
    1. 下框中希望我们为查找?,在框中键入搜索查询。您可以指定消息属性,如发送和接收日期或文档属性,例如文件的名称或文档上次更改日期的关键字。您可以使用使用布尔运算符,例如ANDNEARONEAR更复杂的查询。您也可以搜索文档或搜索外部共享的文档中的敏感信息 (如社会保险号码)。如果将关键字框留空,将在搜索结果中包括位于指定内容的位置中的所有内容。

    2. 您可以单击显示关键字列表复选框并键入关键字的每一行。如果执行此操作,通过创建搜索查询中的运算符连接对每行的关键字。

      您可以在关键字列表中的行中键入关键字或关键字阶段

      为什么使用关键字列表?您可以获得显示多少个项目匹配的每个关键字的统计信息。这可以帮助您快速识别哪个关键字是最 (和至少) 有效。在一行中,您还可以使用关键字短语 (用括号括起来)。有关搜索的统计信息的详细信息,请参阅查看关键字的内容搜索结果的统计信息

      有关使用关键字列表,请参阅的详细信息部分中的指导。

    3. 单击检查拼写错误的查询以检查您的不受支持的字符以及可能不大写的布尔运算符的查询。不受支持的字符通常隐藏通常会导致搜索错误或返回意外的结果。有关签入不支持的字符的详细信息,请参阅检查您的内容搜索查询的错误

    4. 条件下添加到搜索查询以缩小搜索范围,并返回结果集更为精致的条件。每个条件将子句添加到 KQL 搜索查询中创建并运行时启动搜索。条件逻辑运算符连接到关键字查询 (在关键字框中指定)。这意味着项目需要满足关键字查询和要包含在结果的条件。这是如何帮助条件以缩小结果。

    有关创建搜索查询和使用条件的详细信息,请参阅关键字查询和内容搜索的搜索条件

  9. 单击搜索以保存的搜索设置并开始搜索。

    启动搜索。完成搜索后,以下信息的详细信息窗格中显示。

    在所选内容搜索的详细信息窗格中显示搜索统计信息
    1. 日期和时间的上次运行搜索。

    2. 数字 (和总大小) 的项目所发现的匹配搜索查询。项目类型的示例包括电子邮件、 日历项和文档。如果某个项目中包含的关键字搜索的多个实例,它是仅计算一次在项目中的总行数。例如,如果您要搜索的字词"股票"或"提示"和电子邮件中包含字词"股票"的三个实例,它是仅计算一次项目字段中。

    3. 数量和未索引项搜索的内容位置的总大小。将在详细信息窗格中显示的搜索统计信息包括的索引状态不符合搜索条件的项目数。如果未创建索引的项匹配的搜索查询 (因为其他邮件或文档属性符合搜索条件),它不会包括在估计的索引状态的项目数。但是,如果未创建索引的项的搜索条件排除,它不会包括在未索引项的估计值。

    4. 每种类型的内容中搜索的位置数。邮箱,请注意,搜索的邮箱的总数中包括存档邮箱。在上一示例中,搜索四个用户邮箱,并启用存档邮箱中的每个这些用户。这正是搜索统计信息中引用了八个邮箱。

    5. 链接以预览搜索结果或运行搜索再次以更新搜索统计信息。

    如有必要,单击刷新 “刷新”图标 来更新所选搜索的详细信息窗格中的信息。

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导出搜索结果

成功运行搜索后,您可以将搜索结果导出到本地计算机。导出电子邮件结果时,他们正在下载到您的计算机作为 PST 文件。从SharePoint和OneDrive for Business网站导出内容时,将被导出本机 Office 文档的副本。还有其他文档和导出的搜索结果中包含的报表。有关详细信息,请参阅导出从 Office 365 安全和合规性中心搜索的结果

预览搜索结果

已成功完成搜索后,您可以预览搜索结果。有的数目限制相关内容的搜索结果预览。有关详细信息,请参阅在 Office 365 安全和合规性中心中的搜索限制。注意非索引的项不可用的预览。

  1. 内容搜索页面上,选择搜索。

  2. 在详细信息窗格中,结果,下方单击预览搜索结果预览搜索结果页面随即打开,并包含的搜索结果项的列表。

    您可以单击列标题以基于主题、 类型、 发件人或在源邮箱中接收项目的日期对结果进行排序。

  3. 单击要预览的项目。

    在预览窗格中打开项目。

  4. 如果预览或下载文档的副本,不受支持的文件类型,您可以单击下载原始文件以将它下载到本地计算机。为.aspx 网页,页面的 URL 是包含,尽管您不可能有权访问页。

注意: 如果预览上次运行 7 天以上的搜索的搜索结果,请将提示您要更新的搜索结果。重新运行搜索以获取最新满足搜索查询的结果。

可以预览的文件类型

您可以预览预览窗格中的受支持的文件类型。如果不受支持的文件类型,您将需要的文件副本下载到本地计算机以查看它。下列文件类型受支持,并且可以预览预览搜索结果页上。

  • .txt、.html、.mhtml

  • .eml

  • .doc、.docx、.docm

  • .pptm、.pptx

  • .pdf

此外,也支持下列文件容器类型。在预览窗格中的容器中,您可以查看文件的列表。

  • .zip

  • .gzip

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更新搜索结果

更新现有内容搜索结果,请重新在指定的所有内容位置上运行搜索查询。更新搜索结果的明显原因是以获取最新的数据。

  1. 内容搜索页面上,选择您想要更新的结果的搜索。

  2. 在详细信息窗格中,结果,下方单击更新搜索结果

    将显示状态消息,说正在检索结果。完成搜索后,已更新的信息显示在结果下的详细信息窗格中。请注意,详细信息窗格中的搜索字段中的日期将更新为当前日期和时间。若要刷新列表中的内容搜索的信息,请单击刷新 “刷新”图标

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编辑搜索

您可以更改现有内容搜索的源邮箱和搜索查询。

  1. 内容搜索页面上,选择搜索。

  2. 详细信息窗格中,在查询下单击编辑搜索

  3. 位置页中,您可以更改哪些邮箱、 组、 SharePoint网站或OneDrive for Business网站搜索。您还可以选择 (或取消选择) 在Exchange中搜索所有公用文件夹。

  4. 查询页面中,您可以编辑搜索查询。

  5. 要开始修改后的搜索,请单击位置页上的搜索

    开始修改后的搜索。完成搜索后,估计修改后的搜索结果的详细信息窗格中显示。

重试搜索

如果搜索返回的任何错误,您不必重新搜索所有内容的位置。可以重新运行搜索,以便再次是搜索仅失败的内容的位置。若要重新搜索所有内容的位置,您可以更新搜索结果。

  1. 内容搜索页面上,选择搜索,其中包含您要重新搜索的内容的位置。

  2. 详细信息窗格中,在错误,下单击重试搜索

    将显示状态消息,说正在检索结果。完成搜索后,已更新的信息显示在结果下的详细信息窗格中。请注意,详细信息窗格中的搜索字段中的日期将更新为当前日期和时间。若要刷新的搜索列表中的信息,请单击刷新 “刷新”图标

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更多信息

下面是关于内容搜索的详细信息。

限制和性能

未索引的项

Microsoft 团队和 Office 365 组

OneDrive for Business

搜索查询

搜索非活动状态的邮箱

杂项

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限制和性能

  • 有关限制应用于内容搜索功能的说明,请参阅在 Office 365 安全和合规性中心中的搜索限制

  • Microsoft 收集内容搜索运行所有Office 365组织的绩效信息。搜索查询的复杂程度越高可能会影响搜索时间,而搜索影响多长时间的邮箱数搜索收回的最大因素。虽然 Microsoft 没有搜索时间提供服务级别协议下, 表中搜索平均时间内容基于进行搜索的搜索中包括的邮箱数。

    邮箱数

    平均搜索时间

    100

    30 秒

    1,000

    45 秒

    10,000

    4 分钟

    25000

    10 分钟时间

    50,000

    20 分钟的时间

    100,000

    25 分钟

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未索引的项

  • 为要搜索的内容的位置的前面所述,未索引项中包含的估计的搜索结果。如果未创建索引的项匹配的搜索查询 (因为其他邮件或文档属性符合搜索条件),它不会包括在估计的索引状态的项目数。如果未创建索引的项的搜索条件排除,它也不会包括在估计的索引状态的项目数。有关详细信息,请参阅未索引的项内容搜索

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Microsoft Teams和Office 365组

  • Microsoft Teams基于Office 365组。因此,搜索它们是非常相似。搜索Microsoft Teams和Office 365组中的内容时,请注意下列事项。

    • 若要搜索的内容位于Microsoft Teams和Office 365组中,您需要指定与工作组或组相关联的邮箱和SharePoint网站。

    • 运行Get-UnifiedGroup cmdlet 中Exchange Online以查看 Microsoft 工作组或Office 365组的属性。这是很好的方法,以获取与工作组或一组相关联的网站的 URL。例如,以下命令显示所选Office 365名为高级领导团队组属性:

      Get-UnifiedGroup "Senior Leadership Team" | FL DisplayName,Alias,PrimarySmtpAddress,SharePointSiteUrl
      
      DisplayName            : Senior Leadership Team
      Alias                  : seniorleadershipteam
      PrimarySmtpAddress     : seniorleadershipteam@contoso.onmicrosoft.com
      SharePointSiteUrl      : https://contoso.sharepoint.com/sites/seniorleadershipteam
      

      注意: 若要运行Get-UnifiedGroup cmdlet,您需要为其分配Exchange Online中的 (仅查看) 收件人角色或是角色组的成员,已分配的 (仅查看) 收件人角色。

    • 当搜索用户的邮箱时,不会搜索任何 Microsoft 工作组或Office 365组的成员的用户。同样,当您搜索 Microsoft 工作组或Office 365组中,仅组邮箱和小组网站指定搜索的;邮箱和组成员的OneDrive for Business帐户不搜索除非显式将它们添加到搜索。

    • 以获取 Microsoft 工作组或Office 365组的成员的列表,您可以查看其属性开始 > 组Office 365 管理中心中的页面。或者,您可以在Exchange Online PowerShell 中运行以下命令:

      Get-UnifiedGroupLinks <group or team name> -LinkType Members | FL DisplayName,PrimarySmtpAddress 

      注意: 若要运行Get-UnifiedGroupLinks cmdlet,您需要为其分配Exchange Online中的 (仅查看) 收件人角色或是角色组的成员,已分配的 (仅查看) 收件人角色。

    • 属于Microsoft Teams通道的对话存储在与 Microsoft 团队具有关联的邮箱。同样,工作组SharePoint网站上存储在通道中的工作组成员共享的文件。因此,您需要将 Microsoft 团队邮箱和SharePoint网站添加内容的位置在通道中搜索文件和对话。

    • 或者,也可以是Microsoft Teams的聊天室列表的一部分的对话存储在Exchange Online邮箱的用户参与聊天。和在聊天对话的用户共享的文件存储在OneDrive for Business帐户的用户的共享该文件。因此,必须将单个用户邮箱和OneDrive for Business帐户添加为内容的位置,在聊天列表中搜索对话和文件。

      注意: 参与对话属于Microsoft Teams中的聊天列表中的用户必须具有您要搜索聊天Exchange Online (基于云的) 邮箱。这是因为属于聊天列表中的对话存储在聊天参与者的基于云的邮箱。如果聊天参与者没有Exchange Online邮箱,您将无法搜索聊天。例如,在Exchange混合部署中,本地邮箱的用户可能能够参与对话中Microsoft Teams的聊天室列表的一部分。但是在此例中,从这些对话的内容不搜索因为用户没有基于云的邮箱。

    • 每个 Microsoft 团队或工作组的通道包含 Wiki 笔记和协作。Wiki 内容将自动保存到.mht 格式的文件时。此文件存储在工作组SharePoint网站上的团队 Wiki 数据文档库。您可以使用内容搜索工具搜索 Wiki 通过指定要搜索的内容的位置为工作组SharePoint网站。

      注意: 发布 2017 年 6 月 22,搜索功能 Wiki Microsoft 工作组或通道 (当您搜索的工作组SharePoint网站)。Wiki 网页已保存或更新的日期或之后,可搜索。Wiki 网页上次保存或更新在该日期之前不可用的搜索。

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OneDrive for Business

  • 若要收集您的组织中的OneDrive for Business网站 Url 的列表,请在步骤 2 中分配电子数据展示权限到 OneDrive for Business 网站中使用脚本。该脚本创建一个文本文件,其中包含所有OneDrive for Business网站的列表。若要运行此脚本,您必须安装和使用SharePoint Online命令行管理程序 (请参阅上一主题中的步骤 1)。请务必将您的组织我的网站的域的 URL 追加到您想要搜索的每个OneDrive for Business网站。这是包含所有您OneDrive for Business; 的域例如, https://contoso-my.sharepoint.com。下面是用户的OneDrive for Business网站的 URL 的示例: https://contoso-my.sharepoint.com/personal/sarad_contoso_onmicrosoft.com

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搜索查询

  • 使用关键字列表创建搜索查询时,请保留以下几点。

    • 您必须选中显示关键字列表复选框,然后键入在单独的行创建一个搜索查询的每个关键字每行中的关键字 (或关键字短语) 连接使用OR运算符。如果您只需在关键字框中粘贴关键字的列表或键入关键字后按Enter键,他们将不会通过OR运算符连接。以下是添加关键字的列表的正确和错误的示例。

      不正确

      不正确的方式来设置其格式的关键字列表 (在关键字框中粘贴列表)

      更正

      正确的方式来设置其格式的关键字列表 (选中复选框,然后粘贴列表)
    • 您可以也准备关键字或 Excel 文件或纯文本文件中的关键字短语的列表,然后复制并粘贴到关键字列表中的列表。若要执行此操作,您必须选择显示关键字列表复选框。然后,单击关键字列表中的第一行,然后粘贴您的列表。将粘贴的 Excel 或文本文件中的每一行分隔关键字列表中的行。

    • 创建使用关键字列表的查询之后,最好以验证搜索查询语法 (在搜索所选的详细信息窗格中) 在搜索查询是您的预期。在搜索查询的详细信息窗格中显示在查询下,关键字分隔文本(c:s)。 这表示关键字相连使用OR运算符。同样,如果您的搜索查询中包括条件,关键字和条件分隔文本(c:c)。 此表示关键字已连接到条件运算符。下面是 (详细信息窗格中显示) 的搜索查询的结果时使用关键字列表和条件示例。

      使用关键字列表和条件时创建的查询的示例
    • 如果您有包含非英语字符 (如中文字符) 的关键字搜索查询时,您可能需要使用Set-ComplianceSearch cmdlet 来配置内容搜索的语言属性。当您创建的内容搜索在安全和合规性中心中使用图形用户界面时,默认语言是中性。

      如何知道您是否需要更改内容的搜索的语言设置?如果某些内容的位置中包含要搜索的非英语字符但搜索未返回任何结果,则可能原因的语言设置。

      若要更改现有内容搜索的语言设置,请在安全和合规性中心 PowerShell 中运行以下命令:

      Set-ComplianceSearch <name of content search> -Language <culture code value>

      例如,要更改为中文的语言设置,您将用于zh-CN区域性代码值。更改语言设置后,您将需要重新运行搜索。可能区域性代码值的列表,请参阅CultureInfo 类。内容的搜索,我们建议使用的语言设置; 的值两部分区域性代码例如, ja-JP而不是ja

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搜索非活动状态的邮箱

如前面所述,您可以在内容搜索搜索处于非活动状态的邮箱。下面是需要搜索非活动邮箱时,请牢记的一些事项。

  • 如果内容搜索包括用户邮箱,且该邮箱随后变成非活动状态,那么在该邮箱转变为非活动状态后重新运行搜索时,内容搜索将继续搜索非活动邮箱。

  • 在某些情况下,用户可能具有 SMTP 地址相同的活动邮箱和非活动邮箱。在这种情况下,将仅搜索你选为内容搜索位置的特定邮箱。换言之,如果将用户邮箱添加到搜索,则不能假定活动和非活动邮箱都被搜索,将仅搜索你明确添加到搜索的邮箱。

  • 我们强烈建议您避免遇到活动邮箱和非活动状态的邮箱,具有相同的 SMTP 地址。如果您需要重复使用当前分配给非活动状态的邮箱的 SMTP 地址,我们建议您恢复处于非活动状态的邮箱或还原到活动的邮箱 (或活动的邮箱的存档) 的非活动状态的邮箱的内容,然后删除非活动状态的邮箱。有关详细信息,请参阅下列主题之一:

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其他

  • 在安全与合规中心中的内容搜索页面上创建的内容搜索不会显示在Exchange 管理中心中的就地电子数据展示和保持页面。这是因为内容搜索体系结构和安全与合规中心中创建的搜索对象完全不同于Exchange Online中的就地电子数据展示功能。

    同样,在内容搜索页面上创建搜索未显示安全与合规中心在电子数据展示事例的搜索页上。

  • 重新启动和重试搜索之间的区别是什么?重新启动搜索时,在搜索中指定的所有内容的位置中新的预览搜索再次搜索。但是,重试搜索时,仅在搜索上次运行时失败的内容的位置会搜索再次。

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