在 Office 365 中的内容搜索

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您可以使用Office 365 安全与合规中心在内容搜索电子数据展示工具以搜索Office 365组织中的就地项目,如电子邮件、 文档和即时消息对话。使用此工具以搜索这些Office 365服务中的项目:

  • Exchange Online邮箱和公用文件夹

  • SharePoint Online网站和OneDrive for Business帐户

  • Skype for Business对话

  • Microsoft Teams

  • Office 365组

之后运行内容搜索的内容的位置的数量,并且搜索配置文件中显示搜索结果的估计的数。快速,您可以查看统计信息,如内容具有匹配搜索查询的大多数项目的位置。运行搜索后,您可以预览结果,或将其导出到本地计算机。

内容

创建新的搜索

预览搜索结果

查看信息以及有关搜索统计信息

导出搜索结果

关于内容搜索的详细信息

创建新的搜索

有权访问的内容的搜索页面运行搜索和预览和导出搜索结果,管理员、 合规专员或电子数据展示管理器必须是安全与合规中心电子数据展示管理器角色组的成员。有关详细信息,请参阅在 Office 365 安全和合规性中心中的电子数据展示权限分配

  1. 转到 https://protection.office.com

  2. 使用您的Office 365电子邮件地址和密码登录。

  3. 在安全与合规中心中,单击搜索和调查>内容搜索

  4. 搜索页面上,单击 “添加”图标 新搜索旁边的箭头。

    新的搜索下拉列表

    可选择下列选项之一:

    • 引导式搜索 此选项可启动向导,引导您完成创建搜索。选择内容的位置并构建搜索查询的用户界面是相同的新的搜索选项。

    • 新的搜索 此选项显示更新的用户界面来创建新的搜索。如果您单击新建搜索,这是默认的选项。

    • 按 ID 列表搜索此选项,可以搜索特定电子邮件和其他邮箱项目使用Exchange Id 的列表。若要创建搜索的 ID 列表 (以前称为面向搜索),您需要提交逗号分隔的值 (CSV) 文件,用于标识要搜索的特定的邮箱项目。 有关说明,请参阅准备在 Office 365 中的内容搜索 ID 列表的 CSV 文件

    此过程的步骤的其余部分将遵循默认新搜索工作流。

  5. 在下拉列表中,单击新的搜索

  6. 搜索查询,下指定以下内容。

    指定关键字、 条件和要搜索的位置
    1. 若要搜索的关键字   在关键字框中键入搜索查询。您可以指定消息属性,如发送和接收日期或文档属性,例如文件的名称或文档上次更改日期的关键字。您可以使用使用布尔运算符,例如AND, ,并且NEAR更复杂的查询。您也可以搜索文档或搜索外部共享的文档中的敏感信息 (如社会保险号码)。如果将关键字框留空,将在搜索结果中包括位于指定内容的位置中的所有内容。

      或者,您可以单击显示关键字列表复选框并键入关键字的每一行。如果执行此操作,通过在功能类似于创建搜索查询中使用OR运算符的逻辑运算符 (c:s) 连接对每行的关键字。

      为什么使用关键字列表?您可以获得显示多少个项目匹配的每个关键字的统计信息。这可以帮助您快速识别哪个关键字是最 (和至少) 有效。在一行中,您还可以使用关键字短语 (用括号括起来)。有关搜索的统计信息的详细信息,请参阅查看关键字的内容搜索结果的统计信息

    2. 条件   您可以添加搜索条件以缩小搜索范围,并返回更为精致的结果集。每个条件将子句添加到 KQL 搜索查询中创建并运行时启动搜索。条件逻辑上通过在功能类似于运算符的逻辑运算符 (c:c) 连接到关键字查询 (在关键字框中指定)。这意味着项目需要满足关键字查询和要包含在结果中的一个或多个条件。这是如何帮助条件以缩小结果。列表和说明您可以在搜索查询中使用的条件,请参阅在关键字查询和内容搜索的搜索条件中的"搜索条件"部分。

    3. 位置   选择要搜索的内容的位置。

      • 所有位置   使用此选项可以搜索您的组织中的所有内容的位置。这包括所有Exchange邮箱 (包括所有非活动状态的邮箱、 所有Office 365组邮箱、 所有Microsoft Teams的邮箱),所有Skype for Business对话 (包括所有SharePoint和OneDrive for Business网站中的电子邮件网站的所有Office 365组和Microsoft Teams),并在所有Exchange公用文件夹中的项目。

      • 特定位置   使用此选项可以搜索特定内容的位置。您可以搜索特定Office 365服务的所有内容的位置 (如搜索所有Exchange邮箱或搜索所有SharePoint网站) 也可以都搜索特定位置中的任何显示Office 365服务。

        用户界面来选择要搜索的内容的位置

        请注意,还可以向Exchange邮箱要搜索的列表添加通讯组。对于通讯组,组成员的邮箱中搜索。请注意,不支持动态通讯组。

      重要:在搜索所有邮箱位置或只需特定邮箱时,您导出内容的都搜索结果时将包含 MyAnalytics 和其他Office 365应用程序中的数据保存到用户邮箱。估计的搜索结果中将不包含此数据,它将不能预览。它仅时将包含您导出和下载搜索结果中;请参阅从 MyAnalytics 导出数据和其他 Office 365 应用程序中的"关于内容搜索的详细信息"部分。

  7. 您已设置搜索查询后,单击保存并运行

  8. 保存搜索页面中,键入搜索,并可帮助确定搜索的可选说明的名称。请注意,搜索的名称是您的组织中唯一。

  9. 单击保存以启动搜索。

    保存并运行搜索后,在结果窗格中显示搜索返回的任何结果。根据必须配置的预览设置如何,搜索结果中显示或您需要单击预览结果以查看它们。 请参阅有关详细信息下一步部分。

要再次访问此内容的搜索或访问内容搜索页面上列出的其他内容搜索,请选择搜索,然后单击打开

若要清除结果或创建新的搜索,请单击 “添加”图标 新的搜索

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预览搜索结果

有关预先检查搜索结果中有两个配置设置。运行一个新的新的搜索或打开现有搜索之后,请单击单个结果,以查看下面的预览设置:

搜索结果的预览设置
  1. 自动预览结果   此设置显示搜索结果之后运行搜索结果。

  2. 手动预览结果   此设置的搜索结果窗格中,将显示占位符,并显示您必须单击以显示搜索结果中的预览结果按钮。这是默认设置;它有助于提高搜索性能打开现有搜索时不会自动显示搜索结果。

有多少个项目可供预览与相关的限制。有关详细信息,请参阅在 Office 365 安全和合规性中心中的搜索限制

可以预览的受支持的文件类型的列表,请参阅"关于内容搜索的详细信息"部分中的Previewing 搜索结果。如果预览或下载文档的副本,不受支持的文件类型,您可以单击下载原始文件以将它下载到本地计算机。为.aspx 网页,页面的 URL 是包含,尽管您不可能有权访问页。

另请注意未索引的项不可用的预览。

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查看信息以及有关搜索统计信息

创建和运行内容搜索后,您可以查看有关估计的搜索结果的统计信息。这其中包括搜索结果中,如的内容与搜索查询中,匹配项的位置的数量和内容具有最匹配项的位置的名称查询统计信息的摘要。您可以显示一个或多个内容搜索统计的信息。这样,您可以快速将多个搜索结果进行比较,并做出决策的有效性的搜索查询。

您也可以下载到 CSV 文件搜索统计信息和关键字统计信息。这允许您在 Excel 中使用的筛选和排序功能进行比较的结果,并准备您的搜索结果的报表。

若要查看搜索统计信息:

  1. 内容搜索页面上的安全与合规中心中,单击打开,然后单击搜索您要查看的统计值为。

  2. 在飞出页面中,单击打开查询

  3. 单个结果下拉列表中,单击搜索配置文件

  4. 在列表中向下类型下拉列表中,单击具体取决于您想要查看的搜索统计信息下列选项之一。

    • 摘要   搜索的每种类型的内容的位置显示统计信息。此内容的内容包含匹配搜索查询的项目的位置的数量的总数量和大小的搜索结果项。这是默认设置。

    • 查询   显示有关搜索查询的统计信息。这其中包括的内容的位置查询统计信息均适用于类型、 搜索查询统计数据的一部分是适用要 (请注意,主要指示整个搜索查询),包含内容的位置数的项目匹配搜索查询的总数和大小和发现 (在指定内容的位置) 的项目的匹配搜索查询。注意非索引项 (也称为部分索引的项) 的统计信息也会显示。但是,在统计中包括来自邮箱仅部分索引的项。从SharePoint和OneDrive部分索引的项不包括在统计信息。

    • 顶部的位置   显示有关每个搜索的内容的位置中搜索查询相匹配的项目数的统计信息。显示前 1000 位的位置。

有关搜索的统计信息的更多详细信息,请参阅查看关键字的内容搜索结果的统计信息

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导出搜索结果

成功运行搜索后,您可以将搜索结果导出到本地计算机。导出电子邮件结果时,他们可以作为 PST 文件或单个邮件 (.msg 文件) 下载到您的计算机。从SharePoint和OneDrive网站导出内容时,将被导出本机 Office 文档的副本。还有其他文档和导出的搜索结果中包含的报表。还可以导出搜索结果报表和而不是实际项。

要导出的搜索结果:

  1. 内容搜索页面上的安全与合规中心中,单击打开,然后单击搜索您要导出的搜索结果。

  2. 在飞出页面中,单击 “导出搜索结果”图标 更多,,然后单击将结果导出。请注意,您还可以导出搜索结果报告。

  3. 完成“导出结果”飞出页面上的各个部分。请务必使用滚动条查看所有导出选项。

有关详细的说明和疑难解答提示,请参阅:

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关于内容搜索的详细信息

请参阅以下部分内容搜索有关详细信息。

内容搜索限制

构建搜索查询

搜索 OneDrive 帐户

搜索 Microsoft 团队和 Office 365 组

搜索非活动状态的邮箱

搜索结果预览

部分索引的项

从 MyAnalytics 和其他 Office 365 应用程序中导出数据

内容搜索限制

  • 有关限制应用于内容搜索功能的说明,请参阅在 Office 365 安全和合规性中心中的搜索限制

  • Microsoft 收集内容搜索运行所有Office 365组织的绩效信息。搜索查询的复杂程度越高可能会影响搜索时间,而搜索影响多长时间的邮箱数搜索收回的最大因素。虽然 Microsoft 没有搜索时间提供服务级别协议下, 表中搜索平均时间内容基于进行搜索的搜索中包括的邮箱数。

    邮箱数

    平均搜索时间

    100

    30 秒

    1,000

    45 秒

    10,000

    4 分钟

    25000

    此参数指定在关闭连接之前,已打开的、与目标邮件传递服务器的 SMTP 连接可以保持空闲的最长时间。

    50,000

    20 分钟

    100,000

    25 分钟

返回到的详细信息

构建搜索查询

有关创建搜索查询,使用布尔搜索运算符和搜索条件和搜索敏感信息类型和与组织外部的用户共享的内容的详细信息,请参阅关键字查询和搜索条件内容搜索

使用关键字列表创建搜索查询时,请保留以下几点。

  • 您必须选中显示关键字列表复选框,然后键入在单独的行创建一个搜索查询的每个关键字每行中的关键字 (或关键字短语) 连接使用OR运算符。如果您只需在关键字框中粘贴关键字的列表或键入关键字后按Enter键,他们将不会通过OR运算符连接。以下是添加关键字的列表的正确和错误的示例。

    不正确

    不正确的方式来设置其格式的关键字列表 (在关键字框中粘贴列表)

    更正

    正确的方式来设置其格式的关键字列表 (选中复选框,然后粘贴列表)
  • 您可以也准备关键字或 Excel 文件或纯文本文件中的关键字短语的列表,然后复制并粘贴到关键字列表中的列表。若要执行此操作,您必须选择显示关键字列表复选框。然后,单击关键字列表中的第一行,然后粘贴您的列表。将粘贴的 Excel 或文本文件中的每一行分隔关键字列表中的行。

  • 创建使用关键字列表的查询之后,最好以验证您的预期搜索查询语法,以使搜索查询。在搜索查询的详细信息窗格中显示在查询下,关键字分隔文本(c:s)。 这表示通过逻辑运算符OR运算符功能类似相连关键字。同样,如果您的搜索查询中包括条件,关键字和条件分隔文本(c:c)。 这表示关键字的已连接到与类似的功能逻辑运算符的条件运算符。下面是 (详细信息窗格中显示) 的搜索查询的结果时使用关键字列表和条件示例。

    使用关键字列表和条件时创建的查询的示例
  • 内容搜索运行时, Office 365自动检查您的搜索查询的不受支持的字符以及可能不大写的布尔运算符。不受支持的字符通常隐藏通常会导致搜索错误或返回意外的结果。有关签入不支持的字符的详细信息,请参阅检查您的内容搜索查询的错误

  • 如果您有包含非英语字符 (如中文字符) 的关键字搜索查询时,您可以单击查询语言-国家/地区 在内容搜索查询语言国家/地区图标 ,然后选择搜索的国家/地区语言的区域性代码值。请注意,默认语言/地区中性。如何知道您是否需要更改内容的搜索的语言设置?如果某些内容的位置中包含要搜索的非英语字符但搜索未返回任何结果,则可能原因的语言设置。

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搜索 OneDrive 帐户

  • 若要收集您的组织中的OneDrive网站 Url 的列表,请参阅创建您的组织中的所有 OneDrive 位置的列表。本文中的此脚本创建一个文本文件,其中包含所有OneDrive网站的列表。若要运行此脚本,您将需要安装和使用SharePoint Online命令行管理程序。请务必将您的组织我的网站的域的 URL 追加到您想要搜索的每个OneDrive网站。这是包含所有您OneDrive; 的域例如, https://contoso-my.sharepoint.com。下面是用户的OneDrive网站的 URL 的示例: https://contoso-my.sharepoint.com/personal/sarad_contoso_onmicrosoft.com

    出现次数较少的情况下,将更改某个人的用户主体名称 (UPN),其OneDrive位置的 URL 也将更改合并新的 UPN。如果发生这种情况,您将需要通过将用户的新OneDrive URL 添加和删除旧修改内容的搜索。

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搜索 Microsoft 团队和 Office 365 组

您可以搜索组或 Microsoft 团队Office 365与具有关联的邮箱。 由于Microsoft Teams内置Office 365组中,搜索它们是非常相似。 在这两种情况下,搜索仅组或团队邮箱;不搜索组或团队成员的邮箱。若要搜索它们,您必须专门将它们添加到搜索。

搜索Microsoft Teams和Office 365组中的内容时,请注意下列事项。

  • 若要搜索的内容位于Microsoft Teams和Office 365组中,您需要指定与工作组或组相关联的邮箱和SharePoint网站。

  • 运行Get-UnifiedGroup cmdlet 中Exchange Online以查看 Microsoft 工作组或Office 365组的属性。这是很好的方法,以获取与工作组或一组相关联的网站的 URL。例如,以下命令显示所选Office 365名为高级领导团队组属性:

    Get-UnifiedGroup "Senior Leadership Team" | FL DisplayName,Alias,PrimarySmtpAddress,SharePointSiteUrl
    
    DisplayName            : Senior Leadership Team
    Alias                  : seniorleadershipteam
    PrimarySmtpAddress     : seniorleadershipteam@contoso.onmicrosoft.com
    SharePointSiteUrl      : https://contoso.sharepoint.com/sites/seniorleadershipteam
    

    注意: 若要运行Get-UnifiedGroup cmdlet,您需要为其分配Exchange Online中的 (仅查看) 收件人角色或是角色组的成员,已分配的 (仅查看) 收件人角色。

  • 当搜索用户的邮箱时,不会搜索任何 Microsoft 工作组或Office 365组的成员的用户。同样,当您搜索 Microsoft 工作组或Office 365组中,仅组邮箱和小组网站指定搜索的;邮箱和组成员的OneDrive for Business帐户不搜索除非显式将它们添加到搜索。

  • 以获取 Microsoft 工作组或Office 365组的成员的列表,您可以查看其属性开始 > 组Office 365 管理中心中的页面。或者,您可以在Exchange Online PowerShell 中运行以下命令:

    Get-UnifiedGroupLinks <group or team name> -LinkType Members | FL DisplayName,PrimarySmtpAddress 

    注意: 若要运行Get-UnifiedGroupLinks cmdlet,您需要为其分配Exchange Online中的 (仅查看) 收件人角色或是角色组的成员,已分配的 (仅查看) 收件人角色。

  • 属于Microsoft Teams通道的对话存储在与 Microsoft 团队具有关联的邮箱。同样,工作组SharePoint网站上存储在通道中的工作组成员共享的文件。因此,您需要将 Microsoft 团队邮箱和SharePoint网站添加内容的位置在通道中搜索文件和对话。

  • 或者,也可以是Microsoft Teams (称为1xN 聊天) 中的聊天列表的一部分的对话存储在Exchange Online邮箱的用户参与聊天。和在聊天对话的用户共享的文件存储在OneDrive for Business帐户的用户的共享该文件。因此,必须将单个用户邮箱和OneDrive for Business帐户添加为内容的位置,在聊天列表中搜索对话和文件。

    注意: 参与对话属于Microsoft Teams中的聊天列表中的用户必须具有您要搜索聊天Exchange Online (基于云的) 邮箱。这是因为属于聊天列表中的对话存储在聊天参与者的基于云的邮箱。如果聊天参与者没有Exchange Online邮箱,您将无法搜索聊天。例如,在Exchange混合部署中,本地邮箱的用户可能能够参与对话中Microsoft Teams的聊天室列表的一部分。但是在此例中,从这些对话的内容不搜索因为用户没有基于云的邮箱。

  • 每个 Microsoft 团队或工作组的通道包含 Wiki 笔记和协作。Wiki 内容将自动保存到.mht 格式的文件时。此文件存储在工作组SharePoint网站上的团队 Wiki 数据文档库。您可以使用内容搜索工具搜索 Wiki 通过指定要搜索的内容的位置为工作组SharePoint网站。

    注意: 发布 2017 年 6 月 22,搜索功能 Wiki Microsoft 工作组或通道 (当您搜索的工作组SharePoint网站)。Wiki 网页已保存或更新的日期或之后,可搜索。Wiki 网页上次保存或更新在该日期之前不可用的搜索。

  • 会议和Microsoft Teams通道中的呼叫的摘要信息也存储在邮箱的用户的拨入会议或呼叫。这意味着您可以使用内容搜索搜索这些摘要记录。摘要信息包括:

    • 日期、 开始时间和结束时间和持续时间的会议或呼叫

    • 日期和时间,每个参与者加入或离开会议或呼叫时

    • 呼叫发送到语音邮件

    • 丢失或未应答的呼叫

    • 呼叫转移,表示为两个单独的呼叫

    注意它可能需要多达 8 小时,会议和呼叫可用要搜索的摘要记录。

    搜索结果中,在会议摘要标识为类型字段; 中的会议呼叫摘要被标识为呼叫。此外,对话属于团队通道和 1xN 聊天被标识为类型域中的即时消息

    类型域中的搜索结果中标识 Microsoft 小组内容的类型
  • 您可以使用类型电子邮件属性或消息类型搜索条件中Microsoft Teams搜索专门的内容。

    • 若要使用类型属性作为搜索查询时,关键字框中的关键字搜索查询的一部分键入kind:microsoftteams

      类型: microsoftteams 关键字用于搜索团队内容
    • 若要使用的搜索条件,添加的邮件类型条件,并使用值microsoftteams

      使用邮件便于条件 microsoftteams 的值

      注意条件逻辑上连接到关键字查询运算符。这意味着项目必须匹配的关键字查询并在搜索结果中返回的搜索条件。有关详细信息,请参阅关键字查询和内容搜索的搜索条件中的"使用条件的准则"部分。

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搜索非活动状态的邮箱

您可以在内容搜索搜索处于非活动状态的邮箱。若要获取您的组织中的非活动邮箱的列表,请在Exchange Online PowerShell 运行命令Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly 。或者,您可以转到数据管理>保留在安全与合规中心,然后单击多个 导航栏省略号 >处于非活动状态的邮箱

以下是在搜索非活动邮箱时应记住的一些事项:

  • 如果内容搜索包括用户邮箱,且该邮箱随后变成非活动状态,那么在该邮箱转变为非活动状态后重新运行搜索时,内容搜索将继续搜索非活动邮箱。

  • 在某些情况下,用户可能具有 SMTP 地址相同的活动邮箱和非活动邮箱。在这种情况下,将仅搜索你选为内容搜索位置的特定邮箱。换言之,如果将用户邮箱添加到搜索,则不能假定活动和非活动邮箱都被搜索,将仅搜索你明确添加到搜索的邮箱。

  • 我们强烈建议您避免遇到活动邮箱和非活动状态的邮箱,具有相同的 SMTP 地址。如果您需要重复使用当前分配给非活动状态的邮箱的 SMTP 地址,我们建议您恢复处于非活动状态的邮箱或还原到活动的邮箱 (或活动的邮箱的存档) 的非活动状态的邮箱的内容,然后删除非活动状态的邮箱。有关详细信息,请参阅下列主题之一:

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搜索结果预览

您可以预览预览窗格中的受支持的文件类型。如果不受支持的文件类型,您将需要的文件副本下载到本地计算机以查看它。下列文件类型受支持,并且可以在搜索结果窗格中预览。

  • .txt、.html、.mhtml

  • .eml

  • .doc、.docx、.docm

  • .pptm、.pptx

  • .pdf

此外,也支持下列文件容器类型。在预览窗格中的容器中,您可以查看文件的列表。

  • .zip

  • .gzip

部分索引的项

  • 为估计的搜索结果中; 中包含在邮箱的前面所述,部分索引项估计的搜索结果中不包含从SharePoint和OneDrive部分索引的项。

  • 如果部分项目匹配搜索查询 (因为其他邮件或文档属性符合搜索条件),它不会包括在估计的索引状态的项目数。如果部分项目排除的搜索条件,它也不会包括在部分索引项的估计数。有关详细信息,请参阅未索引的项内容搜索

从 MyAnalytics 和其他 Office 365 应用程序中导出数据

  • 从 MyAnalytics (如用户如何花费时间基于其邮箱中的邮件和日历数据的见解) 的数据和其他Office 365应用程序中的数据是保存在用户的基于云的邮箱 (非 IPM 子树) 中隐藏的位置。运行内容搜索之后,这些数据不在估计的搜索结果中,查询统计信息,包括,并不适用于预览。但是您导出的搜索结果时,此数据将被导出。

  • MyAnalytics 数据和其他Office 365应用程序中的数据导出到一个名为"其他 Office 365 data"文件夹。此文件夹中包括每个用户的子的文件夹。

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