在 Microsoft Office 中保存文件

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可将文件保存到硬盘驱动器上的文件夹、网络位置、云、DVD、桌面、闪存驱动器,也可另存为其他文件格式(如 RTF、CSV 或 PDF)。 如果目标位置与默认文件夹不同,则必须确定该目标位置;无论选择哪个位置,保存过程均相同。

默认情况下,Office 程序将文件保存到默认的工作文件夹。 要将副本保存到其他位置,请单击文件夹列表中的其他文件夹。

重要: 即使已启用自动恢复,也应在工作时经常保存文件,避免因意外断电或其他问题导致的数据丢失。

若要保存文件, 请执行以下操作:

  1. 按 Ctrl+S 或者单击“文件”选项卡,然后单击“保存”。

    提示: 此外,还可在“快速访问工具栏”上,单击“保存”图标 [无标题]

  2. 首次保存时须输入文件名。

注意: 从 2019 年 2 月开始,我们将在 Windows 和 Mac 上为 Office 365 用户推出一项功能,以便更轻松地将文件保存到云。 默认情况下,如果已登录,文件将保存到 OneDrive。 如果要将当前文件保存到其他位置, 请单击 "位置" 下拉列表以查看其他位置。 如果您需要的位置不在此处, 您可以通过选择 "更多保存选项" 来打开完整的 "另存为" 窗口。

Microsoft Excel for Office 365 中的保存对话框
如果尚未收到此更新,则你的 Office 应用将继续使用经典保存体验。

将副本保存为新文件(另存为)

提示: 如果要基于已有文件创建新文件,且仅希望在新文件中保存更改,建议在作出任意更改前,首先执行“保存副本”操作。 这样一来,原始文件将保持不变,所有编辑将保存在新副本中。

  1. 按 F12 或者单击“文件”>“保存副本

  2. 默认情况下,Office 会将副本保存在与原始文件相同的位置。 如果要在其他位置保存新副本,请在此时进行选择。 如果你希望使用现有位置,请转到步骤 3。

  3. 为新副本命名,然后单击“保存”。

将关闭原始文件,你现在将使用刚创建的新副本。

提示: 如果你发现自己经常基于已有文件创建新文件,那么可能需要使用模板让这一过程更轻松、更安全。 有关详细信息,请参阅创建模板

选择其他位置来保存文件

在上述“保存”或“保存副本”过程中,可选择其他位置来保存文件。

  1. 选择要保存文件的云、网站或设备位置。

    位置

    说明

    网站 - [你的公司名称]

    SharePoint 或 Office 365 组文档库

    OneDrive - [你的公司名称]

    OneDrive for Business

    OneDrive - 个人

    使用 Microsoft 帐户登录的消费者版 OneDrive

    这台电脑

    本地设备,包括所有连接的硬盘或闪存驱动器

    浏览

    打开文件资源管理器,以便可导航到计算机上的任意位置。

  2. 从“最近使用的文件夹”列表选择文件夹;如果未显示希望列出的位置,可单击“浏览”。

  3. 确认要使用的文件名,然后单击“保存”。

另存为其他或旧版格式

你可能想将文件保存为其他格式,以便自己或他人可在其他程序或早期版本中打开文件。 例如,你可能想将 Word 2016 文档另存为格式文本​​文件 (RTF),或者将 Excel 工作簿另存为逗号分隔值 (CSV) 文件。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“另存为”。

  3. 选择文件位置(例如 OneDrive 或“这台电脑”)以存储文件。

  4. 在“文件名”框中,输入文件的新名称。

  5. 在“保存类型”列表中,单击要在保存文件时使用的文件格式。 例如,单击“RTF 格式(.rtf)”、“Word 97-2003 (.doc)”、“网页(.htm 或 .html)”或“逗号分隔(.csv)”。

    单击文件类型下拉列表,为文档选择不同的文件格式

    注意: 有关如何以 PDF (.pdf) 或 XPS (.xps) 格式保存文件的详细信息, 请参阅保存或转换为 pdf 或 xps。

  6. 单击“保存”。

可将副本保存为新文件不同格式,或者保存到 Office 2016 中的不同位置

将副本保存为新文件(另存为)

提示: 如果要基于已有文件创建新文件,且仅希望在新文件中保存更改,建议在作出任意更改前,首先执行“保存副本”操作。 这样一来,原始文件将保持不变,所有编辑将保存在新副本中。

  1. 按 F12 或者单击“文件”>“保存副本

  2. 默认情况下,Office 会将副本保存在与原始文件相同的位置。 如果要在其他位置保存新副本,请在此时进行选择。 如果你希望使用现有位置,请转到步骤 3。

  3. 为新副本命名,然后单击“保存”。

将关闭原始文件,你现在将使用刚创建的新副本。

提示: 如果你发现自己经常基于已有文件创建新文件,那么可能需要使用模板让这一过程更轻松、更安全。 有关详细信息,请参阅创建模板

选择其他位置来保存文件

在上述“保存”或“保存副本”过程中,可选择其他位置来保存文件。

  1. 选择要保存文件的云、网站或设备位置。

    位置

    说明

    网站 - [你的公司名称]

    SharePoint 或 Office 365 组文档库

    OneDrive - [你的公司名称]

    OneDrive for Business

    OneDrive - 个人

    使用 Microsoft 帐户登录的消费者版 OneDrive

    这台电脑

    本地设备,包括所有连接的硬盘或闪存驱动器

    浏览

    打开文件资源管理器,以便可导航到计算机上的任意位置。

  2. 从“最近使用的文件夹”列表选择文件夹;如果未显示希望列出的位置,可单击“浏览”。

  3. 确认要使用的文件名,然后单击“保存”。

另存为其他或旧版格式

你可能想将文件保存为其他格式,以便自己或他人可在其他程序或早期版本中打开文件。 例如,你可能想将 Word 2016 文档另存为格式文本​​文件 (RTF),或者将 Excel 工作簿另存为逗号分隔值 (CSV) 文件。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“另存为”。

  3. 选择文件位置(例如 OneDrive 或“这台电脑”)以存储文件。

  4. 在“文件名”框中,输入文件的新名称。

  5. 在“保存类型”列表中,单击要在保存文件时使用的文件格式。 例如,单击“RTF 格式(.rtf)”、“Word 97-2003 (.doc)”、“网页(.htm 或 .html)”或“逗号分隔(.csv)”。

    单击文件类型下拉列表,为文档选择不同的文件格式

    注意: 有关如何以 PDF (.pdf) 或 XPS (.xps) 格式保存文件的详细信息, 请参阅保存或转换为 pdf 或 xps。

  6. 单击“保存”。

在 Office 2013 中,保存副本或者保存到其他位置。

  1. 选择要保存文件的云、网站或设备位置。

    位置

    说明

    网站 - [你的公司名称]

    SharePoint Server 2013 或更早版本的文档库

    OneDrive - [你的公司名称]

    OneDrive for Business

    OneDrive - 个人

    使用 Microsoft 帐户登录的消费者版 OneDrive

    其他 Web 位置

    你具有文件存储访问权限的任何其他网站。

    计算机

    你的本地设备

  2. 从“最近使用的文件夹”列表选择文件夹;如果未显示希望列出的位置,可单击“浏览”。

  3. 确认要使用的文件名,然后单击“保存”。

使用“另存为”对话框时,还可使用“导航窗格”将文件保存到新位置。

Windows Vista 和 Windows 7 中的“另存为”对话框

  1. 要选择文件夹或键入文件夹的路径,请使用地址栏。

  2. 要快速查找常用位置,请使用导航窗格。

  3. 要查看更多文件类型,请单击箭头。

还可使用“另存为”对话框重命名文件,或者通过单击其他文件夹更改文件的保存位置。

你可能想将文件保存为其他格式,以便自己或他人可在其他程序或早期版本中打开文件。 例如,你可能想将 Word 2016 文档另存为格式文本​​文件 (RTF),或者将 Excel 工作簿另存为逗号分隔值 (CSV) 文件。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“另存为”。

  3. 选择文件位置(例如 OneDrive 或“这台电脑”)以存储文件。

  4. 在“文件名”框中,输入文件的新名称。

  5. 在“保存类型”列表中,单击要在保存文件时使用的文件格式。 例如,单击“RTF 格式(.rtf)”、“网页(.htm 或 .html)”或“逗号分隔(.csv)”。

    单击文件类型下拉列表,为文档选择不同的文件格式

    注意: 有关如何以 PDF (.pdf) 或 XPS (.xps) 格式保存文件的详细信息, 请参阅保存或转换为 pdf 或 xps。

  6. 单击“保存”。

如果使用 Office 2010,可通过在“另存为”对话框的“保存类型”列表中选择版本,将文件保存为早期版本的 Office。 例如,可将 Word 2010 文档 (.docx) 保存为 97-2003 文档 (.doc)。

注意: 

  • Office 2010 将继续使用基于 XML 的文件格式(例如 .docx、.xlsx 和 .pptx),该格式在 2007 Office 版本中引入。 因此,在 Microsoft Word 2010、Microsoft Excel 2010 和 Microsoft PowerPoint 2010 中创建的文件可在 2007 Office 版本程序中打开,且无需使用特殊加载项并保证功能完备。 有关详细信息,请参阅打开 XML​​ 格式和文件扩展名

  • 要深入了解不同版本中文件的兼容性,请参阅使用兼容性检查器

要了解如何将 Microsoft Access 2010 .ACCDB 文件保存为早期的 .MDB 格式,请参阅将 .accdb 数据库转换为早期文件格式

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“另存为”。

  3. 在“文件名”框中,输入文件的新名称。

  4. 单击“保存”。

使用“另存为”对话框时,还可使用“导航窗格”将文件保存到新位置。

Windows Vista 和 Windows 7 中的“另存为”对话框

  1. 要选择文件夹或键入文件夹的路径,请使用地址栏。

  2. 要快速查找常用位置,请使用导航窗格。

  3. 要查看更多文件类型,请单击箭头。

还可使用“另存为”对话框重命名文件,或者通过单击其他文件夹更改文件的保存位置。

你可能想将文件保存为其他格式,以便自己或他人可在其他程序或早期版本中打开文件。 例如,你可能想将 Word 2016 文档另存为格式文本​​文件 (RTF),或者将 Excel 工作簿另存为逗号分隔值 (CSV) 文件。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“另存为”。

  3. 选择文件位置(例如 OneDrive 或“这台电脑”)以存储文件。

  4. 在“文件名”框中,输入文件的新名称。

  5. 在“保存类型”列表中,单击要在保存文件时使用的文件格式。 例如,单击“RTF 格式(.rtf)”、“网页(.htm 或 .html)”或“逗号分隔(.csv)”。

    单击文件类型下拉列表,为文档选择不同的文件格式

    注意: 有关如何以 PDF (.pdf) 或 XPS (.xps) 格式保存文件的详细信息, 请参阅保存或转换为 pdf 或 xps。

  6. 单击“保存”。

如果使用 Office 2010,可通过在“另存为”对话框的“保存类型”列表中选择版本,将文件保存为早期版本的 Office。 例如,可将 Word 2010 文档 (.docx) 保存为 97-2003 文档 (.doc)。

注意: 

  • Office 2010 将继续使用基于 XML 的文件格式(例如 .docx、.xlsx 和 .pptx),该格式在 2007 Office 版本中引入。 因此,在 Microsoft Word 2010、Microsoft Excel 2010 和 Microsoft PowerPoint 2010 中创建的文件可在 2007 Office 版本程序中打开,且无需使用特殊加载项并保证功能完备。 有关详细信息,请参阅打开 XML​​ 格式和文件扩展名

  • 要深入了解不同版本中文件的兼容性,请参阅使用兼容性检查器

要了解如何将 Microsoft Access 2010 .ACCDB 文件保存为早期的 .MDB 格式,请参阅将 .accdb 数据库转换为早期文件格式

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本文通过于5 月8日 (即 2019的结果) 进行更新。 如果觉得本文有用,或者觉得本文没有用(特别是这种情况),请使用下方的反馈控件让我们了解可以如何做得更好。

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