在 Access 中自定义数据格式

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数量 (包括较大的数字) 和货币数据类型具有各种各样的格式, 可帮助您实现独特的环境。 使用数字和货币格式有三种选择: 保留默认格式、应用预定义格式或创建自定义格式。  当你将格式应用于表字段时, 相同的格式将自动应用于你随后绑定到该表字段的任何窗体或报表控件。  格式只会更改数据的显示方式, 不会影响数据的存储方式或用户输入数据的方式。

本文内容

数字和货币格式概述

应用预定义格式

预定义格式示例

应用自定义格式

自定义格式示例

自定义格式字符

显示公元或 B.C。

数字和货币格式概述

若要创建自定义格式, 您将在表字段的 "格式" 属性中输入各种字符。 这些字符可以是占位符 (如0和 #)、分隔符 (如句点和逗号)、文字字符和根据你所需的格式设置的颜色。 只需记住, Access 会自动将您在表字段中使用的任何自定义格式应用于窗体或报表中的控件 (如果已绑定) (链接)。

可以为四种类型的数值 (正数、负数、零 (0) 和 null (未定义) 指定格式。 如果你选择为每种类型的值创建格式, 则必须首先为正值设置格式, 为负值设置格式, 第三个值的格式为 "第三个", 最后输入 null 值的格式。 此外, 你必须用分号分隔每个格式。

自定义格式的示例: #, # # #. # #;(#, # # #. # #) [红色]; 0, 000.00; "明确

显示为: 1, 234.568-1.234.568 = 0

格式的含义如下所示

  • 井号 (#) 是数字的占位符。 如果没有值, Access 将显示空白空间。 显示零, 而不是空白空格。
    例如: 若要将1234显示为 1234.00, 请使用数字0作为此 # # # # 00 的占位符。

  • 具有两个小数位的正值。

  • 带有两个小数位的负值, 采用圆括号和红色类型。

  • 零值作为数字 0, 始终带有两个小数位数。

  • 空值, 即单词 "未定义"。

对于一个字符串, 最多可以有四个部分, 每个部分由分号 (;) 分隔。 如果表字段接受空值, 则可以省略第四部分。

部分

格式说明

示例

如果第一部分包含#, # # #. # #

显示正数值。

1234.5678 显示为1234.568

此格式使用逗号作为千位分隔符, 将句点用作小数点分隔符。 如果记录中的十进制值超过了自定义格式中的占位符字符数, Access 将对这些值进行舍入, 并仅显示该格式指定的值数。 例如, 如果字段包含 3456.789, 但其格式指定两位小数, Access 会将十进制值舍入到0.79。

提示: 对于具有较大值或更多小数位数的格式, 请为十进制值添加更多占位符, 如 #, # # #. # # #。

如果第二部分包含(#, # # #. # #) [红色]

仅显示负值。
如果你的数据不包含负值, Access 会将此字段留空。

负值括在原义字符或括号中。 在此示例中, 任何负值都将以红色颜色显示。

如果第三部分包含0000.00

定义所有零 (0) 值的格式。

当字段包含值0时, 将显示0000.00。 若要显示文本而不是数字, 请使用 "Zero" (用双引号引起来)。

如果第四部分包含"未定义"

定义当记录包含空值时用户看到的内容。 在这种情况下, 用户会看到 "未定义" 一词。

你还可以使用其他文本, 如 "Null" 或 "* * * *"。 带有双引号的环绕字符被视为文本, 并且完全按输入的方式显示。

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应用预定义格式

Access 提供几种预定义的数字和货币数据格式。 默认格式为按输入显示数字。

提示    你可以使用 "小数位数" 属性来替代为format属性指定的预定义格式的小数位数默认数量。

在表中

  1. 在 "设计"视图中打开表。

  2. 在设计网格的上半部分中, 选择要设置格式的 "日期/时间" 字段。

  3. 在 "字段属性" 部分中, 单击 "格式" 属性框中的箭头, 然后从下拉列表中选择一种格式。

  4. 选择一种格式后, 将显示 "属性更新选项" 按钮, 并允许你将新格式应用于将逻辑上继承它的任何其他表字段和窗体控件。 若要在整个数据库中应用所做的更改, 请单击该智能标记, 然后单击使用 <Field Name> 的任何位置的 "更新格式"。 在这种情况下, "字段名称" 是您的 "数字" 或 "货币" 字段的名称。

  5. 若要将所做的更改应用到整个数据库, 请在出现 "更新属性" 对话框时, 显示将继承新格式的窗体和其他对象。 单击“”。

    有关详细信息, 请参阅传播字段属性

  6. 保存所做的更改, 然后切换到 "数据表" 视图以查看格式是否满足您的需要。

注意    基于此表创建的新窗体、报表或视图将获得表格的格式, 但您可以在窗体、报表或视图上覆盖此设置, 而无需更改表格的格式。

在窗体或报表中

在窗体或报表中, 日期通常显示在文本框中。 只需将文本框的 "格式" 属性设置为所需的日期格式。

  1. 打开窗体或报表的 "布局" 视图或 "设计" 视图

  2. 将指针放在包含数字或货币的文本框中。

  3. 按 F4 以显示属性表。

  4. 将 "格式" 属性设置为预定义的日期格式之一。

在查询中

  1. 在 "设计"视图中打开查询。

  2. 右键单击日期域, 然后单击 "属性"。

  3. 在属性表中, 从 "格式" 属性列表中选择所需的格式。

在表达式中

  • 使用FormatDateTime 函数将日期值的格式设置为几种预定义格式之一。

    如果您正在使用需要表达式 (如宏或查询) 的区域, 则可能会发现这很有用。

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预定义格式示例

下表显示数字和货币的预定义格式属性设置。

设置

说明

常规数字

值按输入显示数字。

货币

使用一千分隔符;按照在 Windows 区域设置中指定的 "负金额"、"小数" 和 "货币符号" 以及 "小数位数" 设置。

欧元

使用欧元符号 ( ), 而不考虑在 Windows 区域设置中指定的货币符号。

已修复

至少显示一位数字;按照在 Windows 区域设置中指定的 "负金额"、"小数" 和 "货币符号" 以及 "小数位数" 设置。

标准

使用千位分隔符;按照在 Windows 区域设置中指定的用于负金额、小数符号和小数位数的设置。

百分比

将值乘以100并追加百分号 (%); 遵循在 Windows 区域设置中指定的负数、小数符号和小数位数的设置。

科学记数

使用标准的科学记数法。

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应用自定义格式

  1. 在 "设计"视图中打开表。

  2. 在设计网格的上半部分中, 选择要设置格式的 "日期/时间" 字段。

  3. 在 "字段属性" 部分中, 选择 "常规" 选项卡, 单击 "格式" 框旁边的单元格, 然后根据格式的需求输入特定的字符。

  4. 选择一种格式后, 将显示 "属性更新选项" 智能标记 (仅限 Access 2010), 并允许你将新格式应用于将逻辑上继承它的任何其他表字段和窗体控件。 若要对整个数据库应用所做的更改, 请单击该智能标记, 然后单击 "更新使用字段名的所有位置" 的 "格式"。 在这种情况下, "字段名称" 是 "日期/时间" 字段的名称。

  5. 若要将所做的更改应用到整个数据库, 请在出现 "更新属性" 对话框时, 显示将继承新格式的窗体和其他对象。 单击“”。

    有关详细信息, 请参阅传播字段属性

  6. 保存所做的更改, 然后切换到 "数据表" 视图以查看格式是否满足您的需要。

  7. 通过执行以下操作测试格式:

    • 输入不带千位分隔符或小数分隔符的值, 并查看格式如何处理数据。 格式是否将分隔符放在正确的位置?

    • 输入比预期更长或更短的值 (带有和不带分隔符), 并查看格式的行为。 "格式" 是添加不需要的空格还是前导零或尾部零?

    • 以表示正值或负值的格式输入零或 null 值, 并查看是否赞结果。

注意    当你将格式应用于表字段时, Access 将在你绑定 (链接) 到该字段的任何窗体或报表控件中使用相同的格式。

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自定义格式示例

以下是自定义数字格式的示例。

设置

说明

0;(0);; "Null

正常显示正数值;在括号中显示负值;如果值为Null, 则显示单词 "Null"。

+ 0.0; – 0.0; 0。0

显示加号 (+) 或减号 (-) (-), 其值为正数或负数。如果值为零, 则显示0.0。

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自定义格式字符

若要创建自定义格式, 请使用以下字符作为占位符和分隔符。

字符

说明

#

用于显示数字。 该字符的每个实例都表示一个数字的一个位置。 如果某个位置中不存在任何值, Access 将显示空白空间。 此外, 还可用作占位符。

例如, 如果应用格式#, ## #并在字段中输入一个45值, 则会显示45。 如果在字段中输入 12145, Access 将显示 12145, 即使在千位分隔符的左侧只定义了一个占位符。

1

用于显示数字。 该字符的每个实例都表示一个数字的一个位置。 如果某个位置中不存在任何值, Access 将显示零 (0)。

小数分隔符

. (句点)

指示希望 Access 在数字或货币字段的整数部分与小数部分之间放置分隔符的位置。

小数分隔符在 Windows 区域设置中进行了不同的设置。

千位分隔符

,(逗号)

指示你希望 Access 在数字或货币字段的千部分之间放置分隔符的位置。

千位分隔符在 Windows 的区域设置中进行了不同的设置。

空白空格、+-$ ()

用于在格式字符串中的任意位置插入空格、数学字符 (+-) 和财务符号 (¥-$), 并根据需要进行输入。 如果要使用其他常见数学符号 (如斜杠 (\ 或/) 和星号 (*)), 请用双引号将它们括起来。 请注意, 你可以将其放在任意位置。

 \

用于强制 Access 显示紧跟在后面的字符。 这与用双引号括起的字符相同。

 !

用于强制所有值的左对齐。 当你强制左对齐时, 你不能使用 # 和0位占位符, 但可以将占位符用于文本字符。

 *

用于强制紧随星号之后的字符成为填充字符 (用于填充空白区域的字符)。 Access 通常将数字数据显示为右对齐, 并使用空格填充值左侧的任何区域。 你可以在格式字符串中的任意位置添加填充字符, 当你执行此操作时, Access 将使用指定的字符填充任何空格。

例如, 格式为. # # * ~ 00 显示货币金额, 如英镑 45 ~ ~ ~ ~ ~ 15。 字段中显示的波形符字符数 (~) 取决于表字段中的空白空间数。

 %

用作格式字符串中的最后一个字符。 将值乘以 100, 并使用尾随百分号符号显示结果。

E +、E-

- 或 -

e +、e-

用于以科学 (指数) 表示法显示值。

当预定义的科学格式不能为值提供足够的空间时, 请使用此选项。 使用 e + 或 e + 将值显示为正指数, 而 e-或 e-用于显示负指数。 你必须将这些占位符与其他字符一起使用。

例如, 假设你将 0.000 e + 00 的格式应用于数字字段, 然后输入612345。 Access 将显示 6.123 e + 05。 Access 首先将小数位数向下舍入到三个值 (小数分隔符右边或左边的零的个数)。 接下来, Access 将根据原始值中小数点分隔符右侧 (或左侧的语言设置) 计算指数值的位数。 在这种情况下, 原始值会将 "612345" (五位数) 放在小数点的右侧。 出于此原因, Access 将显示 6.123 e + 05, 结果值等于 6.123 x 105。

"文本"

使用双引号括起希望用户看到的任何文本。

颜色

用于将颜色应用于您的格式部分中的所有值。 必须将颜色名称括在括号中, 并使用以下其中一个名称: 黑色、蓝色、青色、绿色、洋红、红色、黄色或白色。

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显示公元或 B.C。

可以使用自定义格式在年份前显示“A.D.”或在年份后显示“B.C.”,具体取决于输入的是正数还是负数。 正数将年份显示为年份前接“A.D.”。 负数将年份显示为年份后跟“B.C.”。

  1. 在 "设计"视图中打开表。

  2. 在设计网格的上半部分中, 选择要设置格式的数字字段。

  3. 在下半部分中, 单击 "格式" 属性框, 然后输入此自定义格式:

    "A.D. " #;# " B.C."

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