在 Access 中创建邮件标签

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Microsoft Access 提供了创建包含您的 Access 表中存储的数据标签的多个不同的选项。简单的方法是在 Access 中使用标签向导创建和打印报表的格式以适合您的标签。标签可以包含在 Access 表中存储的数据或数据导入或链接从其他源,如 Microsoft Excel 工作簿或 Microsoft Outlook 联系人列表。您可以为在 Access 中,报表创建标签或可以"合并"Microsoft Word 文档中的数据,然后从 Word 中打印标签。本文介绍了所涉及的步骤。

你要做什么?

使用 Access 创建和打印标签

在 Microsoft Word 中使用邮件合并向导将 Access 数据打印

使用 Access 创建和打印标签

在 Access 中,为报表的格式设置为较小的页面大小以适合所需的标签创建标签。最常用的标签邮件,但可以在各种用途的标签格式打印任何 Access 数据。对于邮件标签,报表中的表或查询中包含地址获取地址数据。打印报表使您单个标签为每个地址从基础记录源。

有关链接或将数据导入从其他源 (如 Microsoft Excel 或 Microsoft Outlook) 在标签上使用的详细信息,请参阅文章简介到导入和导出数据

标签向导询问有关您的标签和您想要在其上显示的数据系列的问题。如果需要向导将创建报表,您可以进行自定义。

在 Access 中使用标签向导创建标签

  1. 在导航窗格中,选择包含要在标签上显示的数据的对象。这通常是表格、 链接的表格或查询,但您也可以选择窗体或报表。

  2. 在“创建”选项卡上的“报表”组中,单击“标签”。

    Access 将启动标签向导。

    标签向导的第一页

    1. 如果您知道标签的制造商和产品数:

      • 按厂商筛选框中选择制造商。

      • 选择您的标签中哪些标签大小?框。

        否则,尝试查找的产品维度列数列中的值与标签匹配。

        如果找不到类似的标签:   

      • 单击自定义,然后单击新建

        将显示新建标签对话框。

        标签向导的“新建标签”页

      • 测量标签,并在新建标签对话框中相应的框中输入的度量值。

      • 标签名称文本框中输入的自定义标签的名称,选择标签类型和方向,然后再单击确定

        如果您已创建自定义标签,并且您想要选择它:   

      • 显示自定义标签尺寸,请单击,然后单击所需的自定义标签。

    2. 选择工作表的源或在标签类型下的连续,然后单击下一步

    3. 选择字体名称、 大小、 您的标签的所需的粗细和文本颜色,然后单击下一步

    4. 在向导的您希望在您的邮件标签页面上,选择您要从可用字段列表中,在标签上,双击以将添加到原型标签框中的字段。

      在标签向导中向标签添加字段

      • 若要添加原型标签框中的字段之间的间距,请按空格键。

      • 若要创建一个新行,请按 ENTER。

      • 若要移动字段和行之间,使用箭头键。

      • 若要从框中删除字段,请按 BACKSPACE。

      • 若要添加其他文本或标点符号 (例如,城市名称之后逗号),请单击以将光标置于希望显示,然后开始键入文本的位置。此文本将显示在每个标签相同。

        注意: 您只能使用标签向导添加以下数据类型的字段: 短文本 (文本)、 长文本 (备注)、 数字、 日期/时间、 货币、 是/否,或附件的形式。若要添加其他数据类型的字段之后您已完成标签向导中,, 在设计视图中打开标签报表,然后使用字段列表窗格添加字段。若要在设计视图中打开报表时,请打开字段列表窗格,请按 ALT + F8。

        您有字段按照所需方式排列在标签上,单击下一步

    5. 在下一页上,您可以选择您的标签排序依据的字段。例如,您可能想要按邮政编码的较大的邮件进行排序。选择您想要从可用字段列表中,排序依据的字段,然后双击以将添加到排序依据框中。完成后,单击下一步

      在标签向导中设置排序顺序

    6. 在最后一页上,输入您的标签的名称,然后单击完成

      标签向导的最后一页

      如果在标签向导的最后一页上选择查看标签的打印预览,Access 将显示在打印预览中的标签。您可以单击标签进行放大和缩小,或使用状态栏上的缩放控件。

      缩放控件

      如果您在标签向导的最后一页上选择修改标签设计,则 Access 将在设计视图中显示标签。

      注意: 打印预览是唯一在其中您可以看到的列,为您有分布它们的视图。如果您在报表视图或布局视图中查看报表,Access 将显示在单个列的所有数据。

自定义标签的外观

如果生成的标签不需要的方式,您可以通过在设计视图中打开报表并进行所需的更改自定义布局。使用标签,时,通常更易于使用设计视图有更精确地控制布局的位置。若要查看在设计视图中所做的更改的结果,请切换到打印预览。

如果 Access 显示一条有关没有足够的水平空间以显示数据

此消息,它出现时,是某些标签的度量单位的负面影响。通常它时发生标签即将标签工作表的左右边缘。这会导致向导来指定一些有外部普通的打印区域,并且反过来原因的测量值要预览或打印标签时显示的消息。

如果您感到满意,标签上的文本的对齐方式,您听不到空白页任何其他每个页面,然后可能要离开报表的设计,因为它是,只需单击确定消息显示每个时间。否则,您可以尝试调整一些页面设置选项下, 一节中所述。

如果数据不排列带标签正确

在许多情况下,您可以通过在设计视图中进行调整解决标签版式与次要问题。您可以移动控件,您可以通过更改宽度或高度的详细信息部分调整标签大小。

若要切换到设计视图中,右键单击导航窗格中的报表,然后单击快捷菜单上的设计视图

如果您需要更改页边距或标签之间的间距,您可以使用在设计视图中页面设置对话框中:

  • 页面设置选项卡上的页面布局组中,单击

    页面设置对话框中显示的选项。

“页面设置”对话框的“列”选项卡

您可以更改页面设置对话框中的三个部分中的以下设置:

部分

选项

说明

网格设置

列数

这应跨页等于标签的数目。

行间距

输入新值以增加或减小垂直间距的行标签。

列间距

输入新值以增大或减小标签列之间的水平间距。

列尺寸

宽度

请记住边距设置和列间距设置此值时。

您可以检查和调整页边距,通过单击页面设置对话框中的打印选项

高度

根据需要调整每个标签的高度。

与主体相同

当选中,设置栏的宽度和高度等于的宽度和高度主体节的设计视图中。

列布局

向下再横向

当选中,则标签数据打印的第一列,然后向下第二列中,依此类推。

先行后列

当选中,则标签数据打印第一行,然后在第二行中,依此类推。

注意: 您也可以通过单击打印预览选项卡上的中打开页面设置对话框中打印预览中。单击确定以关闭该对话框时,所做的更改会立即反映在打印预览。

打印标签

  1. 在任何视图中打开报表 (或在导航窗格中选择的报告)。

  2. 文件选项卡上,单击打印,然后单击打印

    Access 随即显示“打印”对话框。

  3. 在打印机、打印范围和打印份数等选项中输入自己的选择。

  4. 单击“确定”。

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在 Microsoft Word 中使用邮件合并向导将 Access 数据打印

如果地址存储在 Access 中,但您想要将其导出到 word 文档,以便您可以使用其邮件合并功能来设置格式和打印标签,您可以在 Word 中使用邮件合并向导。

  1. 在导航窗格中,选择表或查询,其中包含要打印的数据。

  2. 外部数据选项卡的导出组中,单击Word 合并.

  3. Microsoft Word 邮件合并向导对话框中,如果您已创建的文档,并且您想要将数据链接到它,请单击链接数据到现有的 Microsoft Word 文档。否则,单击创建新文档,然后将链接到该数据

  4. 单击“确定”。

    如果您选择链接数据到现有的 Microsoft Word 文档,将打开选择 Microsoft Word 文档对话框。选择所需的文档,然后单击打开。将在 Word 中打开该文档。

    如果您选择创建新文档,Word 会打开一个空白文档。

  5. 在 Word 中,按照在邮件合并任务窗格中的说明进行操作。当您到达 (选择收件人) Word 邮件合并过程的步骤 3 中时,选择将已在此过程的步骤 1 中选择数据源。

    有关 Word 邮件合并向导的详细信息,请参阅 Word 帮助。

注意: 您可以使用 Word 来打印地址,而不考虑地址的存储位置。从 Word 中,您可以连接到地址列表中的各种程序,例如 Excel、 Outlook 和 Access 存储。或者,如果您没有地址列表,您可以在 Word 中创建一个,然后打印标签。有关详细信息,请参阅 Word 帮助。

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